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O Excel é uma ferramenta incrível para processamento de dados, mas seu formato de arquivo não é tão universal quanto o humilde PDF. O PDF é mais difícil de editar, compatível com uma ampla variedade de dispositivos e requer pouco ou nenhum software adicional. Isto, combinado com a sua natureza estática, torna-o um formato ideal para relatórios publicados. Neste guia, mostramos como converter arquivos Excel em PDF para que você possa fazer exatamente isso.
Como converter Excel em PDF sem perder a formatação
Antes de começarmos com os vários métodos para salvar arquivos Excel como PDFs, é importante discutir como você pode minimizar as chances de obter uma conversão incorreta. A conversão de.xls ou.xlsx para PDF pode causar problemas com páginas cortadas ou desalinhadas.
Como resultado, antes de salvar em PDF, recomendamos suas margens, orientações e tamanho, bem como quaisquer cabeçalhos ou rodapés que você desejar. Você também pode definir sua área de impressão na guia de layout de página e usar quebras de página para separar tabelas diferentes. Enquanto estiver na guia de layout de página, você também deve alterar a largura, a altura e a escala do seu documento para torná-lo adequado para impressão.
Como salvar arquivos do Excel como PDF
Converter arquivos Excel em PDF diretamente do Excel é um método simples que preserva o layout e a formatação de seus documentos. Esta seção orienta você passo a passo pelo processo.
Acesse o menu Arquivo
Clique em “Arquivo“localizado no canto superior esquerdo canto da planilha do Excel para abrir a visualização dos bastidores.
Salvar uma cópia como PDF
Selecione “Salvar uma cópia “na barra lateral e escolha “Este PC“. Altere o formato de salvamento para PDF clicando na seta suspensa ao lado de “Pasta de trabalho do Excel“e selecionando “PDF“. Clicando no botão “Salvar“solicitará que você salve o arquivo Excel como PDF.
Opcional: ajuste as configurações do PDF
Para ter mais controle sobre a saída do PDF, clique em “Mais opções“na lista suspensa de formatos. Isso permite que você modifique as configurações do PDF antes de salvá-lo.
Especifique as opções de salvamento
No Explorador de Arquivos “Salvar como“, pressione “Opções…“para acessar e ajustar as opções da sua página, garantindo que o layout do seu documento seja preservado no formato PDF.
Concluir o processo de salvamento
Depois de ajustar suas configurações, clique em “OK“e depois em “Salvar“para converter seu arquivo Excel em PDF. Seu documento agora será salvo no local escolhido como um arquivo PDF.
Como usar o Excel para exportar como PDF
Exportar seu documento Excel como um PDF é um método ligeiramente diferente que alguns usuários podem achar mais intuitivo. Siga estas etapas para exportar seus arquivos Excel como PDFs.
Abrir menu Arquivo
Comece abrindo seu documento Excel e clicando em “Arquivo“no canto superior esquerdo para acessar a visualização dos bastidores.
Exportar para PDF/XPS
Navegue até “Exportar“na barra lateral e selecione “Criar documento PDF/XPS“. Esta opção foi projetada especificamente para converter documentos em PDF.
Opcional: personalize as configurações de exportação de PDF
Clique no botão “Opções…“na Pop-up do Explorador de Arquivos para acessar configurações adicionais. Esta etapa permite ajustar como seu documento Excel é exportado para PDF.
Finalizar configurações de exportação
Ajustar seu documento conforme necessário e pressione”OK“. Agora você pode salvar seu arquivo Excel como PDF no local de sua preferência.
Como adicionar um botão Exportar para PDF para a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Aumentar a produtividade adicionando um botão “Publicar em PDF“à sua Barra de Ferramentas de Acesso Rápido permite exportações rápidas de PDF. Veja como configurá-lo.
Personalizar a faixa de opções
Clique com o botão direito na faixa do Excel e selecione “Personalizar a faixa de opções…“para abrir na caixa de diálogo Opções do Excel.
Adicionar comando Publicar como PDF
Na seção “Barra de ferramentas de acesso rápido“, adicione a opção “Publicar como PDF“, selecionando-o na lista”Todos os comandos“e clicando em”Adicionar >>“.
Usar o PDF ou botão XPS
Agora, você pode simplesmente clicar no botão “PDF ou XPS“na barra de ferramentas de acesso rápido sempre que quiser exportar um documento Excel como PDF.
Publique seu documento
Escolha o local para salvar e clique em “Publicar“no Explorador de Arquivos para concluir o processo de exportação do PDF.
Como adicionar o botão de e-mail como anexo de PDF à barra de ferramentas de acesso rápido
Se você costuma enviar seus PDFs por e-mail imediatamente, pode eliminar o trabalho ainda mais trabalhoso enviando adicionando o comando “Enviar por e-mail como anexo em PDF”à barra de ferramentas de acesso rápido.
Clique com o botão direito na faixa de opções e escolha “Personalizar a faixa de opções…”
Clique em “Barra de ferramentas de acesso rápido”na barra lateral e adicione o comando”Enviar por e-mail como anexo em PDF”
Você pode fazer isso rolando a lista até encontrar o comando, clicando nele e pressionando”Adicionar“entre as duas colunas. Quando terminar, pressione “OK“para aplicar as alterações.
Clique no botão”Enviar por e-mail como anexo em PDF”na barra de ferramentas de acesso rápido
E-mail seu arquivo PDF para o destinatário pretendido
Como converter um arquivo Excel em PDF com o conversor de arquivos
O método final que abordaremos a apresentação hoje envolve o uso do File Converter, uma ferramenta gratuita que permite converter praticamente qualquer coisa com apenas alguns cliques. Depois de instalá-lo, veja como usá-lo para converter XLXS em PDF:
Clique com o botão direito no arquivo Excel que deseja converter e pressione “Mostrar mais opções”
Escolha”Conversor de arquivo”no menu de contexto e pressione”Para PDF”
Aguarde a conclusão da conversão
Quando a conversão for concluída, sua barra de progresso chegará ao fim e a entrada ficará verde.
Veja seu PDF de saída
Navegue até a pasta de saída especificada do seu PDF para visualizar o arquivo completo.
FAQ – Perguntas frequentes sobre a conversão de Excel para PDF
Como posso garantir que meu PDF mantenha a mesma formatação do meu arquivo Excel durante a conversão?
Para garantir que seu PDF mantenha a mesma formatação do arquivo Excel, verifique e ajuste meticulosamente as configurações de layout de página no Excel antes da conversão. Isso inclui definir a área de impressão, a orientação da página (retrato ou paisagem) e o tamanho corretos. No processo de salvar ou exportar PDF, selecionar opções como impressão de alta qualidade também pode ajudar a preservar a fidelidade visual. Essas etapas de preparação ajudam a manter o alinhamento, as fontes e a estrutura geral do documento na saída PDF.
Posso enviar por e-mail diretamente um PDF convertido do Excel?
Sim, enviar por e-mail um PDF convertido diretamente do Excel, você pode utilizar o recurso detalhado na seção IV do tutorial. Ao adicionar um comando “Enviar por e-mail como anexo em PDF“à barra de ferramentas de acesso rápido, você ativa uma funcionalidade para compartilhamento rápido. Esta opção prepara seu arquivo Excel como um PDF e o anexa a um novo e-mail em seu padrão aplicativo de e-mail, simplificando significativamente o processo de compartilhamento. Certifique-se de ter um cliente de e-mail configurado para usar esse recurso sem problemas.
Posso converter várias planilhas do Excel em um PDF?
Sim, convertendo vários planilhas em um único arquivo PDF pode ser feito selecionando a opção “Pasta de trabalho inteira“na caixa de diálogo para salvar ou exportar PDF. Antes de iniciar o processo de conversão, certifique-se de que todas as planilhas que deseja incluir no PDF estejam formatadas corretamente e tenham suas áreas de impressão configuradas adequadamente. Isso garante que cada planilha apareça conforme pretendido no documento PDF consolidado, permitindo uma apresentação perfeita de diversos dados.
É possível converter partes selecionadas de uma planilha Excel em PDF, e não a planilha inteira?
Sim, é possível converter apenas partes selecionadas de uma planilha Excel em PDF destacando a área que deseja converter e escolhendo’Seleção de impressão‘nas configurações de impressão antes de salvar ou exportando para PDF. Este método é útil para focar em dados ou seções específicas de um grande conjunto de dados. Certifique-se de que sua seleção inclua todos os dados e formatações relevantes que você deseja incluir no PDF para evitar exibições parciais ou incorretas.
Como posso ajustar o tamanho do PDF durante o processo de conversão de Excel para PDF?
Ajustar o tamanho do PDF durante o processo de conversão requer que você pré-defina o tamanho da página e as opções de escala na guia Layout de página do Excel. Essas configurações influenciam diretamente o tamanho e a aparência do PDF resultante. Selecione um tamanho de papel adequado com base no layout do seu conteúdo (A4, Carta, etc.) e utilize as configurações ‘Ajustar para caber‘ para gerenciar como o seu conteúdo preenche a página. Esses ajustes cuidadosos garantem que o PDF gerado corresponda aos seus requisitos de apresentação e compartilhamento.
Por que meu arquivo Excel perde alguma formatação quando convertido para PDF?
Normalmente ocorre perda de formatação durante a conversão de Excel para PDF devido a discrepâncias entre os recursos flexíveis de formatação do Excel e a natureza fixa dos PDFs. Para minimizar isso, certifique-se de que elementos como formatação condicional, bordas de células e fontes sejam aplicados corretamente e que as configurações de layout da página (como margens, orientação e escala) estejam configuradas adequadamente para manter a aparência pretendida. Além disso, verifique se a área selecionada para conversão inclui toda a formatação e conteúdo necessários. Usar opções de impressão de alta qualidade, quando disponíveis, também pode ajudar na preservação de elementos visuais.
Posso converter automaticamente um arquivo Excel em PDF em horários programados?
Automatizar conversões de Excel para PDF em horários programados requer um script ou software de automação capaz de realizar processamento em lote. Isso pode ser conseguido usando macros do Excel combinadas com o Agendador de Tarefas do Windows para necessidades básicas, ou através de um software de conversão de arquivos de terceiros mais sofisticado que oferece recursos de conversão agendada. É importante testar exaustivamente seu processo automatizado com diferentes arquivos para garantir confiabilidade e precisão nas conversões.
Como posso proteger o arquivo PDF gerado no Excel?
Para proteger um arquivo PDF gerado a partir do Excel, você precisará usar software adicional como o Adobe Acrobat ou uma ferramenta on-line de edição de PDF assim que a conversão for concluída. Essas ferramentas permitem adicionar proteção por senha, criptografar o PDF e definir permissões que controlam se o PDF pode ser impresso, editado ou copiado. Certifique-se de escolher uma senha forte e corrigir as configurações de segurança de acordo com a confidencialidade do conteúdo do seu documento.
Qual é a diferença entre salvar e exportar um arquivo Excel para PDF?
A distinção entre salvar e exportar um arquivo Excel para PDF geralmente depende das opções específicas e do controle sobre a saída PDF que você recebe. O salvamento tende a ser simples e integrado à função de salvamento padrão, permitindo uma conversão rápida com configurações básicas. A exportação, por outro lado, geralmente oferece opções mais detalhadas de personalização, como ajuste de qualidade, inclusão de propriedades do documento ou garantia de transferência de marcadores e hiperlinks. Cada método atende a necessidades diferentes, e a exportação oferece um nível potencialmente mais alto de controle sobre a aparência e estrutura do PDF final.
Os objetos incorporados do Excel (como gráficos ou imagens) podem ser convertidos em PDF?
Os objetos incorporados no Excel, incluindo gráficos, imagens e formas, são preservados e aparecem no PDF como no arquivo Excel original. Para obter melhores resultados, certifique-se de que os objetos estejam posicionados corretamente e dentro dos limites da área de impressão no Excel. Como os PDFs mantêm a aparência visual do seu documento, os detalhes complexos nos gráficos ou a clareza nas imagens devem permanecer intactos após a conversão.
Como mantenho os hiperlinks do meu arquivo Excel ativos no PDF?
Para manter os hiperlinks ativos ao converter um arquivo Excel em PDF, certifique-se de que a opção para gerar “Tags de estrutura de documento para acessibilidade“esteja selecionada, se fornecida em suas configurações de conversão. Isso garante que os hiperlinks estejam operacionais no PDF , facilitando a navegação. No entanto, esteja ciente de que nem todos os métodos ou configurações de conversão podem oferecer suporte a esse recurso, portanto, pode ser benéfico testar ou consultar a documentação do seu software para recursos específicos.
Como posso fazer meu Excel folhas cabem em uma página do PDF?
Fazer com que uma planilha do Excel caiba em uma página do PDF envolve ajustar as configurações de”Escala“em Layout de página no Excel. Você pode escolher para dimensionar sua planilha por porcentagem ou selecione a opção de ajustar a planilha em uma página. Esta última opção ajusta a escala automaticamente para garantir que seu conteúdo caiba no tamanho de página desejado, preservando todo o seu documento em um PDF de página única. Esses ajustes são cruciais para manter a legibilidade e garantir uma apresentação profissional dos seus dados.
E se eu precisar compartilhar uma planilha do Excel como PDF, mas mantê-la editável para colaboração?
Compartilhamento uma planilha do Excel como PDF, mantendo a capacidade de edição, sugere a necessidade de uma abordagem de compartilhamento dinâmico. Combine o compartilhamento de PDF para ampla acessibilidade com serviços de planilhas baseados em nuvem, como o Planilhas Google ou o Microsoft OneDrive, onde você pode carregar e compartilhar o arquivo Excel original para edição e colaboração em tempo real. Use o PDF para apresentações ou compartilhamento estático e direcione os colaboradores para a versão on-line para edição interativa.
Como posso garantir que as configurações da área de impressão do meu Excel sejam preservadas no PDF?
Preservar as configurações da área de impressão do Excel na conversão de PDF requer primeiro a configuração adequada da área de impressão no Excel. Selecione o intervalo de células que deseja incluir, vá para a guia Layout de página e defina a’Área de impressão‘. Certifique-se de que sua seleção cubra todos os dados necessários e que os atributos de layout de página, como orientação e escala, complementem sua área escolhida. Essas configurações são cruciais, pois influenciam diretamente quais partes da sua planilha serão incluídas e como elas serão formatadas no PDF produzido.
Posso converter pastas de trabalho do Excel com macros para PDF?
Você pode converter pastas de trabalho do Excel com macros em PDF, e o processo de conversão em si não é afetado pela presença de macros. No entanto, é importante observar que a funcionalidade das macros não será transferida para o PDF, pois os PDFs não suportam o conteúdo dinâmico ou interativo normalmente associado às macros do Excel. Portanto, o PDF resultante serve como uma representação estática dos dados e da formatação presentes em sua pasta de trabalho do Excel no momento da conversão.
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