Microsoft đang cung cấp cho các nhà quản lý các công cụ mới để theo dõi công việc của nhân viên, làm dấy lên những lo ngại mới về quyền riêng tư. Trong tháng này, công ty đã bổ sung các báo cáo sử dụng AI vào nền tảng Viva Insights, cho phép các ông chủ xem tần suất các nhóm sử dụng Copilot. Tính năng này phản ánh “Điểm năng suất” không được ưa chuộng của Microsoft từ năm 2020.
Ngoài ra, một tính năng mới của Microsoft Teams là đặt cho Tháng 12. Nó sẽ thay đổi địa điểm làm việc của người dùng thành văn phòng khi họ kết nối Wi-Fi của công ty.
Những bước phát triển song song này báo hiệu nỗ lực rộng lớn hơn của Microsoft nhằm cung cấp những hiểu biết sâu sắc dựa trên dữ liệu về nơi làm việc hiện đại, một động thái mang lại cả lợi ích tiềm năng và rủi ro đáng kể.
Đo lường việc áp dụng AI và vị trí của nhân viên
Microsoft đang mở rộng nơi làm việc của mình khả năng phân tích với hai tính năng mới được thiết kế để cung cấp cho các tổ chức cái nhìn sâu hơn về cách nhân viên của họ đang làm việc.
Bộ tiêu chuẩn đầu tiên về việc áp dụng Copilot trong nền tảng Viva Insights sẽ ra mắt trong tháng này. Nó cho phép người quản lý giám sát tần suất và mức độ sử dụng AI trong nhóm của họ, theo dõi các số liệu như người dùng đang hoạt động và tỷ lệ chấp nhận trong các ứng dụng Microsoft 365 cụ thể.
Việc thúc đẩy những phân tích này chủ yếu là về mặt tài chính. Với giấy phép Copilot đại diện cho một khoản đầu tư đáng kể đang diễn ra, các giám đốc điều hành phải chịu áp lực phải chứng minh giá trị của nó.
Trang tổng quan hiển thị các số liệu chính như phần trăm người dùng đang hoạt động và quan trọng nhất là tỷ lệ người dùng quay lại. Tỷ lệ hoàn vốn thấp có thể báo hiệu rằng nhân viên đang thử nghiệm AI nhưng không tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày của họ—một thông tin chi tiết quan trọng đối với bất kỳ CIO nào.
Microsoft tuyên bố rằng “những thông tin chi tiết này giúp xác định xu hướng áp dụng và cung cấp bối cảnh rộng hơn cũng như các cơ hội mới để cải thiện mức độ tương tác của Copilot”.
Tính năng thứ hai, dự kiến phát hành vào tháng 12 2025 sẽ mang tính năng theo dõi vị trí tự động đến Microsoft Teams.
Theo lộ trình chính thức, “khi người dùng kết nối với Wi-Fi của tổ chức, Teams sẽ tự động đặt vị trí làm việc của họ để phản ánh tòa nhà nơi họ đang làm việc.”
Nó nhằm mục đích cung cấp bức tranh chính xác hơn về các mô hình làm việc kết hợp, cho biết ai đang ở trong văn phòng và ai đang làm việc từ xa mà không yêu cầu cập nhật trạng thái thủ công. Đối với các nhóm kết hợp, điều này có thể đơn giản hóa việc phối hợp nhưng cũng đưa ra một lớp giám sát vị trí thụ động mới.
Mặc dù cả hai công cụ đều được coi là công cụ nâng cao năng suất, nhưng chúng cũng thể hiện sự gia tăng đáng kể về mức độ chi tiết của dữ liệu nhân viên có sẵn cho quản lý.
Khả năng theo dõi không chỉ liệu nhân viên có đang làm việc hay không mà còn cả vị trí của họ và cách họ sử dụng các công cụ cụ thể đang đặt ra những câu hỏi mới về ranh giới của nơi làm việc giám sát.
Déjà Vu? Dư âm của cuộc tranh cãi về’Điểm năng suất’
Những phát triển mới này ngay lập tức được so sánh với”Điểm năng suất”gây tranh cãi của Microsoft, một tính năng được giới thiệu vào năm 2020 đã vấp phải phản ứng dữ dội nhanh chóng và nghiêm trọng.
Công cụ đó ban đầu cho phép quản trị viên đi sâu vào dữ liệu từng nhân viên, hiển thị chính xác số lượng email mà một người đã gửi, tần suất họ sử dụng trò chuyện và mức độ tham gia của họ các tài liệu được chia sẻ.
Những người ủng hộ quyền riêng tư và những người theo dõi ngành đã nhanh chóng lên án tính năng này. Mối lo ngại là dữ liệu chi tiết như vậy sẽ được sử dụng để quản lý hiệu suất một cách xâm lấn thay vì cải thiện năng suất thực sự, tạo ra văn hóa thuyết trình kỹ thuật số.
Đối mặt với áp lực ngày càng tăng của công chúng, Microsoft buộc phải thực hiện những thay đổi nhanh chóng. Chỉ vài tuần sau phản đối ban đầu, công ty đã xóa tên người dùng cá nhân khỏi Điểm năng suất, chuyển trọng tâm sang dữ liệu tổng hợp.
Vào thời điểm đó, Microsoft 365 CVP Jared Spataro đã thừa nhận sai lầm này và cho biết: “Chúng tôi đã nghe thấy phản hồi và hôm nay chúng tôi sẽ phản hồi bằng cách thực hiện các thay đổi đối với sản phẩm để tăng cường hơn nữa quyền riêng tư cho khách hàng”. về điểm chuẩn của Copilot và theo dõi vị trí của Teams.
Cân bằng Analytics với các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư
Rút ra từ những bài học rút ra trong phản ứng dữ dội năm 2020, Microsoft đã tích hợp các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư trực tiếp vào các điểm chuẩn của Copilot mới.
Để đảm bảo các so sánh bên ngoài luôn ẩn danh, công ty đã triển khai một biện pháp bảo vệ cấu trúc quan trọng: mỗi điểm chuẩn ngang hàng nhóm bao gồm ít nhất 20 công ty khác nhau, khiến việc xác định dữ liệu của bất kỳ tổ chức nào trở nên khó khăn về mặt thống kê, một biện pháp bảo vệ được nêu chi tiết trong thông báo của công ty.
So sánh nội bộ cũng được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân bằng cách tập trung vào dữ liệu cấp nhóm thay vì hành động của từng người dùng. Tuy nhiên, người ta vẫn lo ngại rằng các nhà quản lý có thể hiểu sai dữ liệu này, đánh đồng mức độ sử dụng Copilot cao với hiệu suất cao.
Điều này có thể dẫn đến “nhà hát năng suất”, nơi nhân viên thực hiện các hành động AI hời hợt chỉ để tăng số liệu của họ. Hành vi như vậy không chỉ làm suy yếu mức tăng năng suất thực sự mà còn có thể gây tổn hại đến tinh thần và thúc đẩy bầu không khí thiếu tin cậy.
Tính năng vị trí sắp ra mắt của Team cũng đã gây ra tranh luận. Một số người coi đây là một khả năng vượt quá khả năng có thể dẫn đến những cuộc trò chuyện không thoải mái nếu vị trí được báo cáo của nhân viên không phù hợp với mong đợi của người quản lý của họ.
Tính năng này cũng xuất hiện trong bối cảnh công ty đang tranh cãi về việc quay lại văn phòng. Mặc dù Microsoft coi đây là một công cụ minh bạch, nhưng các nhà phê bình lo ngại rằng nó có thể được sử dụng để thực thi các chính sách chấm công hoặc tạo ra sự phân chia không công bằng giữa nhân viên tại văn phòng và nhân viên từ xa.
Để giải quyết những lo ngại này, tài liệu chính thức của Microsoft nêu rõ rằng tính năng này được thiết kế có tính đến quyền kiểm soát của người dùng.
Tính năng này được chọn không tham gia theo mặc định và cần có sự đồng ý rõ ràng từ mỗi người dùng cá nhân, như chi tiết trong tài liệu kỹ thuật. Điều quan trọng là quản trị viên không thể thay mặt nhân viên cấp sự đồng ý này, điều này giúp nhân viên có tiếng nói cuối cùng về việc liệu vị trí của họ có được tự động chia sẻ hay không.
Tuy nhiên, người quản lý có thể “yêu cầu một cách lịch sự” rằng nhân viên của họ bật tính năng này, tạo ra áp lực ngang hàng trong nhóm.
Đối với nhân viên, ranh giới giữa phân tích hữu ích và giám sát xâm nhập ngày càng trở nên rõ ràng. Cả điểm chuẩn Viva và tính năng vị trí của Teams đều là một phần trong chiến lược rộng lớn hơn của Microsoft nhằm cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu về nơi làm việc hiện đại.
Cách triển khai những công cụ này sẽ xác định liệu chúng được coi là tài sản để tối ưu hóa công việc hay là công cụ quản lý vi mô kỹ thuật số.
