การทำความเข้าใจการจัดการโฟลเดอร์และการลบใน Outlook
การจัดการโฟลเดอร์ที่มีประสิทธิภาพใน Microsoft Outlook เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดระเบียบและบำรุงรักษากล่องจดหมายที่ปราศจากความยุ่งเหยิง Outlook ให้ตัวเลือกที่ยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้ในการจัดการอีเมลและโฟลเดอร์โดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านการลบมาตรฐานและการลบถาวร เมื่อคุณลบอีเมลหรือโฟลเดอร์มันจะย้ายไปที่ โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ช่วยให้สามารถกู้คืนได้ง่ายหากจำเป็น กระบวนการนี้เรียกว่าการลบมาตรฐานทำหน้าที่เป็นข้อควรระวังด้านความปลอดภัยจากการสูญเสียข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ
อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการลบรายการออกจากกล่องจดหมายของคุณอย่างสมบูรณ์คุณสามารถเลือกที่จะลบได้อย่างถาวร นี่เป็นการข้ามโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบและลบข้อมูลออกจากสภาพแวดล้อม Outlook ของคุณอย่างถาวร สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเมื่อลบอย่างถาวรการกู้คืนโดยทั่วไปเป็นไปไม่ได้ผ่าน Outlook แม้ว่าบัญชีที่เชื่อมโยงกับ Exchange หรือ Office 365 อาจเสนอหน้าต่างการกู้คืนที่ จำกัด ผ่านทาง .
วิธีลบโฟลเดอร์ใน Outlook: ทีละขั้นตอน
1 เปิด Outlook และค้นหารายการโฟลเดอร์ของคุณ
เริ่มต้นด้วยการเปิด Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเข้าถึงบานหน้าต่างโฟลเดอร์โดยทั่วไปจะอยู่ทางด้านซ้ายของอินเทอร์เฟซเพื่อดูลำดับชั้นของโฟลเดอร์
2 เลือกโฟลเดอร์เพื่อลบ
ค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณต้องการลบ คลิกขวาที่ชื่อโฟลเดอร์เพื่อเปิดเมนูบริบทที่มีตัวเลือกต่าง ๆ
3 เลือก ‘ลบโฟลเดอร์’
จากเมนูเลือกตัวเลือก ‘DELETE FOLDER’ การกระทำนี้ย้ายโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณ
4 ยืนยันและลบอย่างถาวรหากจำเป็น
หากคุณต้องการลบโฟลเดอร์อย่างถาวรนำทางไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของคุณค้นหาโฟลเดอร์ที่ถูกลบคลิกขวาและเลือก’ลบ’อีกครั้ง นอกจากนี้คุณยังสามารถล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบไปยังพื้นที่ว่างโดยคลิกขวาและเลือก’โฟลเดอร์เปล่า’
สำหรับการจัดการหลายโฟลเดอร์หรือตัวเลือกขั้นสูงเพิ่มเติม href=”https:>
บางครั้งผู้ใช้พบปัญหาเมื่อลบโฟลเดอร์ สาเหตุทั่วไป ได้แก่ โฟลเดอร์ที่ใช้งานขาดสิทธิ์หรือข้อผิดพลาดของระบบ ตัวอย่างเช่นไฟล์เปิดหรือกระบวนการต่อเนื่องอาจล็อคโฟลเดอร์ป้องกันการลบ ในการแก้ไขปัญหานี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีแอปพลิเคชันที่ใช้โฟลเดอร์ ปิดโปรแกรมใด ๆ ที่อาจเข้าถึงเนื้อหา
หากสิทธิ์เป็นปัญหาให้ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงของคุณ: บน windows คลิกขวาที่โฟลเดอร์เลือกคุณสมบัติจากนั้นนำทางไปยังแท็บความปลอดภัยเพื่อปรับสิทธิ์ตามต้องการ บน Mac ให้ตรวจสอบสิทธิ์ผ่านรับข้อมูล ในกรณีที่ต่อเนื่องลองลบโฟลเดอร์ในเซฟโหมดหรือใช้พรอมต์คำสั่งพร้อมสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสบางครั้งสามารถบล็อกการลบได้ ปิดการใช้งานชั่วคราวและลองลบโฟลเดอร์อีกครั้ง นอกจากนี้ไฟล์ระบบที่เสียหายหรือข้อผิดพลาดของดิสก์อาจรบกวนการลบโฟลเดอร์ กำลังใช้เครื่องมือตรวจสอบดิสก์เช่น ดิสก์ยูทิลิตี้บน Mac สามารถช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้
สำหรับเครือข่ายหรือโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ในสภาพแวดล้อมคลาวด์เช่น OneDrive หรือ Dropbox หยุดการซิงโครไนซ์ชั่วคราวเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง ปัญหาอย่างต่อเนื่องอาจต้องตรวจสอบบันทึกระบบหรือขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ เครื่องมือการกู้คืนขั้นสูงยังมีอยู่หากจำเป็น
สำหรับการแก้ไขปัญหาเพิ่มเติมโปรดดูวิธีการลบทรัพยากรคลาวด์
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโฟลเดอร์ Outlook และพื้นที่เก็บข้อมูล
การบำรุงรักษากล่องจดหมายที่จัดระเบียบสามารถปรับปรุงการผลิตได้อย่างมีนัยสำคัญ ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นประจำและลบหรือเก็บถาวรที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป ใช้โครงสร้างโฟลเดอร์แบบลำดับชั้นของ Outlook โดยการสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลประเภทต่าง ๆ-เช่นการทำงานส่วนบุคคลหรือโครงการ-ทำให้พวกเขาค้นหาได้ง่ายขึ้น
การเก็บถาวรเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปฏิเสธกล่องจดหมายที่ใช้งานของคุณ Outlook อนุญาตให้เก็บถาวรอัตโนมัติย้ายอีเมลเก่าไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรที่เก็บไว้ในเครื่องหรือบนเซิร์ฟเวอร์ซึ่งช่วยในการหลีกเลี่ยงการจัดเก็บล้น กำหนดค่าการตั้งค่าแบบอัตโนมัติโดยอัตโนมัติโดยการนำทางไปยังไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูง> Autoarchive และปรับแต่งเวลาและโฟลเดอร์เพื่อเก็บถาวร
ใช้ประโยชน์จากฟังก์ชั่นการค้นหาและกรองเพื่อระบุอีเมลขนาดใหญ่โดยเฉพาะผู้ที่มีไฟล์แนบ พิจารณาปิดใช้งานการดาวน์โหลดไฟล์แนบอีเมลโดยอัตโนมัติหากขีด จำกัด การจัดเก็บแน่นและล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบอย่างสม่ำเสมอเพื่อลบอีเมลที่ไม่จำเป็นอย่างถาวร หากกล่องจดหมายของคุณใกล้เคียงกับความจุการเพิ่มโควต้ากล่องจดหมายหรือการรวมโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์อาจเป็นประโยชน์
การใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสภาพแวดล้อมของคุณยังคงมีประสิทธิภาพจัดระเบียบและปรับให้เหมาะสมสำหรับประสิทธิภาพ สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมโปรดไปที่ microsoft
แหล่งที่มา
การลบโซลูชัน-ฉันจะลบทรัพยากรทั้งหมดใน AWS การสนับสนุนของ Apple-ดิสก์ยูทิลิตี้และการซ่อมแซมดิสก์ที่ได้รับอนุญาต