Nëse jeni larg punës, vendosja e zyrës në ekipe sigurohet që kolegët të shohin statusin tuaj dhe të marrin një përgjigje automatike. Shumica e çështjeve vijnë nga përdorimi i vetëm një shënimi të statusit në vend të përgjigjeve automatike ose jo caktimi i kohës së fillimit/mbarimit në mënyrë korrekte. Fiksimi është i thjeshtë: Ndizni përgjigjet automatike, vendosni një interval kohor dhe përfshini një mesazh të qartë me një kontakt alternative. Llogaritë personale/falas mund të mos tregojnë të gjitha opsionet. Ndryshimet mund të zgjasin disa minuta për të sinkronizuar midis ekipeve dhe Outlook. Vendosni nëse doni përgjigje vetëm brenda org tuaj ose gjithashtu për dërguesit e jashtëm. Përgatitni një mesazh të shkurtër: Data e kthimit, me kë të kontaktoni, dhe çdo udhëzim të kujdesit urgjent.
Vendosni zyrën në ekipe në desktop ose në internet
ekipe të hapura dhe zgjidhni foton tuaj të profilit (sipër djathtas). Zgjidhni mesazhin e statusit të vendosur, pastaj zgjidhni Programin jashtë zyrës. Ndizni përgjigjet automatike. Shtypni mesazhin tuaj për njerëzit brenda organizatës suaj. (Opsionale) Zgjidhni Dërgoni përgjigje jashtë organizatës sime dhe shkruani një mesazh të veçantë për kontakte të jashtme. Vendosni një datë fillimi/kohë dhe datën/kohën e mbarimit në mënyrë që statusi juaj të ndizet dhe fiket automatikisht. Zgjidhni Ruaj.
Shënim: caktimi i një kohe fillimi dhe fundi parandalon statusin tuaj të ngecet jashtë zyrës. Redaktoni tekstin ose intervalin kohor, ose ndryshoni përgjigjet automatike. Zgjidhni Ruaj.
Pro Këshillë: Nëse ktheheni herët, duke fikur përgjigjet automatike menjëherë pastron praninë e zyrës nëpër ekipe dhe Outlook. Në aplikacionin e ekipeve celular (iPhone/Android)
hapni ekipe dhe trokitni lehtë mbi foton tuaj të profilit. Trokitni lehtë mbi mesazhin e statusit të vendosur → jashtë zyrës (ose përgjigje automatike). Ndërroni përgjigjet automatike. Vendosni mesazhin tuaj të brendshëm dhe, nëse ofrohet, mesazhi juaj i jashtëm. Vendosni rangun kohor dhe trokitni lehtë mbi të bërë/kurseni.
Pse ta përdorni: caktimi i celularit është i dobishëm kur planet ndryshojnë ndërsa jeni larg nga tavolina juaj. Nëse preferoni ndërfaqen e Outlook, vendosni atje dhe ekipet do ta pasqyrojnë atë. çfarë ndodh në ekipe: prania juaj tregon jashtë zyrës me shënimin tuaj në biseda, dhe kolegët do të shohin datën tuaj të kthimit nëse e përfshini atë.
SHENIM: Sjellja e kalendarit (si ftesat e reja të takimit të ri) kontrollohen në Outlook, jo ekipe. Rishikoni cilësimet tuaja të Outlook nëse doni të fton automatikisht të dekretuar ndërsa jeni larg. Ajo nuk jo Dërgoni përgjigje me email. Vendosni një shënim të shkurtër si”Deri në 18 nëntor-kontaktoni Alex për artikujt urgjentë”. Kontrolloni shfaqjen kur njerëzit më dërgojnë mesazhe. Zgjidhni qartë pas dhe zgjidhni një kohëzgjatje → të bërë.
Pro Këshillë: Përdorni përgjigje automatike për OOO formale dhe një mesazh statusi për kontekstin shtesë të bisedës. Ata mund të vrapojnë së bashku. Kontakti alternative: “Për sendet urgjente, kontaktoni Alex Smith.” Fushëveprimi: rregulloni tonin për audiencën e jashtme vs të jashtëm. kufijtë: fjali opsionale në lidhje me qasje të kufizuar në email ose ekipe.
shabllon (i brendshëm):
“Faleminderit për mesazhin tuaj. Unë jam jashtë detyrës nga 12-18 nëntor dhe do të kthehem në 19 nëntor në 9 të mëngjesit. Për çështje urgjente, kontaktoni Alex Smith. Unë do të përgjigjem kur jam kthyer.” [Email i mbrojtur] .”
zgjidhja e problemeve
Statusi nuk ka ndryshuar në kohën e fillimit: Jepni disa minuta për t’u sinkronizuar. Nëse vazhdon, ndërroni përgjigjet automatike. Kolegët nuk e shohin flamurin në bisedë: Kërkojuni atyre që të rihapin bisedën ose të rifillojnë ekipet. Prania mund të cache. Outlook tregon OOO por skuadrat nuk kanë: nënshkruajnë/në ekipe. Sigurohuni që e njëjta llogari të jetë nënshkruar në të dy aplikacionet. Përgjigjet e jashtme nuk janë dërguar: Konfirmoni që Dërgoni përgjigje jashtë organizatës sime është e aktivizuar dhe që keni hyrë në një mesazh të jashtëm. Fto auto-decline NUK funksionon: Vendosni këtë në Takimin Outlook/Opsionet e Kalendarit; Ekipet nuk e kontrollojnë atë.
FAQS
A dërgon vendosja e zyrës në ekipe përgjigje me email? Përdorni opsionin e jashtëm dhe shkruani një mesazh të veçantë. Prania e ekipeve vetëm nuk është automatik DECLINE.
a mund ta vendos pa një gamë kohore? Mesazhet e statusit nuk i dërgojnë përgjigje të postës elektronike dhe nuk duhet të përdoren si OOO-ja juaj e vetme. Ndizni përgjigjet automatike. Shkruani mesazhe të jashtme të brendshme dhe opsionale. Vendosni kohën e fillimit/mbarimit. Ruani, dhe opsionalisht shtoni një mesazh të statusit të shkurtër.
Përfundim
Përdorni përgjigje automatike për të vendosur një ofiç të duhur, pastaj shtoni një mesazh të shkurtër të statusit për shikueshmërinë e bisedës. Caktimi i një game kohore parandalon transferimet e humbura dhe pastron statusin tuaj në kohë. Nëse sinkronizimi i mbetet, rinisni ekipet, shikoni përgjigjet automatike të Outlook dhe ri-shpëtoni cilësimet tuaja.