Dacă sunteți departe de muncă, vă aflați la birou în echipe se asigură că colegii vă văd statutul și să obțină un răspuns automat. Majoritatea problemelor provin din utilizarea unei note de stare în loc de răspunsuri automate sau nu programând corect orele de pornire/sfârșit. Fixul este simplu: porniți răspunsurile automate, setați un interval de timp și includeți un mesaj clar cu un contact alternativ.
înainte de a începe
, veți avea nevoie de un cont de lucru sau de școală. Este posibil ca conturile personale/gratuite să nu arate toate opțiunile. Modificările pot dura câteva minute pentru a se sincroniza între echipe și perspective. Decideți dacă doriți răspunsuri doar în interiorul orgului dvs. sau, de asemenea, la expeditori externi. Pregătiți un mesaj scurt: data de returnare, cine să contactați și orice instrucțiuni de îngrijire urgentă.
S-a prezentat din birou în echipe de pe desktop sau Web
Deschideți echipe și selectați-vă poza de profil (dreapta sus). Alegeți Mesaj Status Status, apoi selectați Programarea din Office. Porniți răspunsurile automate. Introduceți mesajul pentru persoanele din organizația dvs. (Opțional) Selectați trimiteți răspunsuri în afara organizației mele și introduceți un mesaj separat pentru contacte externe. Setați o dată/ora de început și data/ora de încheiere, astfel încât starea dvs. să pornească și să se oprească automat. Selectați Salvați.
Notă: Programarea unui timp de început și de sfârșit împiedică starea dvs. să se blocheze în afara biroului.
Schimbați sau opriți din birou (desktop/Web)
Deschideți poza de profil → Mesaj de stare setat → Programați din birou. Editați textul sau intervalul de timp sau comutați răspunsurile automate. Selectați Salvați.
pro Sfat: Dacă vă întoarceți din timp, opriți răspunsurile automate elimină imediat prezența în afara biroului în echipe și perspective.
Aplicația mobilă a echipelor (iPhone/Android)
Deschideți echipe și atingeți imaginea de profil. Atingeți Mesaj de stare Set → Out of Office (sau răspunsuri automate). Comutați răspunsurile automate. Introduceți mesajul dvs. intern și, dacă este oferit, mesajul dvs. extern. Setați intervalul de timp și atingeți Done/Salvați.
De ce îl folosiți: Programarea mobilă este utilă atunci când planurile se schimbă în timp ce sunteți departe de birou.
Utilizați Outlook pentru a gestiona răspunsurile automate care se sincronizează la echipe
Echipele prezenței Oglindelor Outlook REFTIES AUTOMATICE. Dacă preferați interfața Outlook, setați-o acolo și echipele o vor reflecta.
Outlook Desktop/Web: Răspunsuri automate → Porniți răspunsuri automate → Setare interval de timp → Compuneți mesaje interne/externe → Salvare. Ce se întâmplă în echipe: Prezența dvs. arată în afara biroului cu nota dvs. în chat-uri, iar colegii vor vedea data de întoarcere dacă ați inclus-o.
Notă: comportamentul calendaristic (cum ar fi declinarea automată a invitațiilor de întâlnire) este controlat în Outlook, nu în echipe. Examinați setările dvs. Outlook dacă doriți invitați auto-declinate în timp ce sunteți plecat.
Adăugați un mesaj de stare pentru context rapid (opțional)
Un mesaj de stare este o notă ușoară pe care oamenii o văd când @mention sau discută cu dvs. Nu trimiteți răspunsuri la e-mail. Introduceți o notă scurtă de genul „Out până la 18 noiembrie-contactați Alex pentru articole urgente”. Verificați când oamenii îmi trimiteți un mesaj. Alegeți clar după și alegeți o durată → terminată.
pro Sfat: Utilizați răspunsuri automate pentru ooo formal și un mesaj de stare pentru contextul de chat suplimentar. Ei pot rula împreună.
Ce să scrii în mesajul tău din afara office
Data returului/ora: „M-am întors luni, 18 noiembrie, 9 AM ET.” Contact alternativ: „Pentru articole urgente, contactați Alex Smith”. Domeniu de aplicare: Reglați tonul pentru publicul intern vs extern. limite: propoziție opțională despre acces limitat la e-mail sau echipe.
template (intern):
„Mulțumesc pentru mesajul dvs. [e-mail protejat] .”
Depanare
Starea nu s-a schimbat la ora de început: Dă-i câteva minute pentru sincronizare. Dacă persistă, comutați răspunsurile automate în afara/ON. Colegii nu văd bannerul în chat: cere-i să redeschidă echipele de chat sau repornire. Prezența poate cache. Outlook arată ooo, dar echipele nu: se conectează/în echipe. Asigurați-vă că același cont este semnat în ambele aplicații. Răspunsuri externe care nu sunt trimise: confirmați răspunsurile de trimitere în afara organizației mele sunt activate și că ați introdus un mesaj extern. Invitați auto-declin nu funcționează: Setați acest lucru în opțiunile de întâlnire/calendar perspective; Echipele nu o controlează.
Întrebări frecvente
Depunerea de la birou în echipe trimite răspunsuri prin e-mail?
Da, atunci când porniți răspunsurile automate în echipe, utilizează sistemul Outlook pentru a trimite e-mailuri autorepante.
pot programa mesaje diferite pentru contacte externe interne vs externe?
Da. Utilizați opțiunea externă și scrieți un mesaj separat.
va fi declinate automat în timp ce sunt plecat?
Numai dacă configurați comportamentul în Outlook. Prezența echipelor singure nu se declanșează automat.
Pot să o setez fără un interval de timp?
Da, dar programarea orelor de pornire/sfârșit este mai sigură, astfel încât să nu uitați să o dezactivați.
face mesaje de stare Înlocuiți răspunsurile automate?
Nu. Mesajele de stare nu trimit răspunsuri prin e-mail și nu ar trebui să fie utilizate ca singurul dvs. OOO.
rezumat
Imagine de profil → Mesaj de stare set → Programați-vă din birou. Porniți răspunsurile automate. Scrieți mesaje externe interne și opționale. Setați ora de pornire/sfârșit. Salvați și, opțional, adăugați un mesaj de stare scurt.
Concluzie
Utilizați răspunsuri automate pentru a seta o office adecvată, apoi adăugați un mesaj scurt de stare pentru vizibilitatea chatului. Planificarea unui interval de timp împiedică transferul ratat și vă șterge starea la timp. Dacă sincronizarea întârzie, reporniți echipele, verificați răspunsurile automate ale Outlook și re-economisiți setările dvs.
