Jak wyruszyć z urzędu w zespołach

Jeśli jesteś poza pracą, wycofanie się z biura w zespołach upewnia się, że współpracownicy widzą twój status i otrzymują automatyczną odpowiedź. Większość problemów wynika z używania tylko notatki statusu zamiast automatycznych odpowiedzi lub nie prawidłowego planowania czasów rozpoczęcia/zakończenia. Poprawka jest prosta: włącz automatyczne odpowiedzi, ustaw zakres czasu i dołącz wyraźną wiadomość z alternatywnym kontaktem.

Przed rozpoczęciem

będziesz potrzebować konta pracy lub szkolnego. Konta osobiste/bezpłatne mogą nie wyświetlać wszystkich opcji. Zmiany mogą zająć kilka minut, aby zsynchronizować się między zespołami i perspektywami. Zdecyduj, czy chcesz odpowiedzi tylko w org, czy także zewnętrznym nadawcom. Przygotuj krótką wiadomość: Data powrotu, kogo się skontaktować, i wszelkie instrukcje pilnej opieki.

Wyruszone z biura w zespołach na komputerze lub Web

Otwórz zespoły i wybierz swoje zdjęcie profilowe (po prawej górnej części). Wybierz Ustaw wiadomość statusu, a następnie wybierz Harmonogram Out Of Office. Włącz automatyczne odpowiedzi. Wpisz swoją wiadomość dla osób w Twojej organizacji. (Opcjonalnie) Wybierz Odpowiedź Wyślij poza moją organizacją i wprowadź osobną wiadomość dla kontaktów zewnętrznych. Ustaw datę/godzinę rozpoczęcia daty/godziny zakończenia, aby automatycznie włącza się i wyłączać status. Wybierz Zapisz.

Uwaga: Planowanie czasu rozpoczęcia i końcowego uniemożliwia utknięcie twojego statusu na biurze.

Zmień lub wyłącz poza biurem (komputer/internet)

Otwórz zdjęcie profilowe → Ustaw wiadomość statusu → Zamówić się na biuro. Edytuj tekst lub zakres czasu lub wyłącz automatyczne odpowiedzi. Wybierz Zapisz.

Pro Tip: Jeśli wrócisz wcześnie, wyłączenie automatycznych odpowiedzi natychmiast usuwa obecność w biurze we wszystkich zespołach i perspektywy.

Aplikacja mobilna zespołów (iPhone/Android)

otwiera zespoły i dotknij swojego zdjęcia profilowego. Stuknij SET STATUS Komunikat → Out Of Office (lub automatyczne odpowiedzi). Włącz automatyczne odpowiedzi. Wprowadź swoją wewnętrzną wiadomość i, jeśli jest oferowana, przesłanie zewnętrzne. Ustaw zasięg czasu i dotknij wykonanego/zapisu.

Dlaczego warto go używać: Planowanie mobilne jest przydatne, gdy zmieniają się plany, gdy jesteś z dala od biurka.

Użyj programu Outlook, aby zarządzać automatycznymi odpowiedziami, które synchronizują się z zespołami

Zespołów OBSERWACJI OBSERWACJI Automatyczne odpowiedzi. Jeśli wolisz interfejs Outlooka, ustaw go tam, a zespoły go odzwierciedlą.

Outlook Desktop/Web: Automatyczne odpowiedzi → Włącz automatyczne odpowiedzi → Zakres czasu → Zastosuj komunikaty wewnętrzne/zewnętrzne → Zapisz. Co dzieje się w zespołach: Twoja obecność pokazuje się poza urzędem z notatką na czatach, a koledzy zobaczą datę powrotu, jeśli ją dołączyłeś.

Uwaga: Zachowanie kalendarzowe (takie jak nowe zaproszenia na spotkanie z automatycznym zdaniem) jest kontrolowane w programie Outlook, a nie zespoły. Przejrzyj ustawienia programu Outlook, jeśli chcesz zapraszać automatycznie zdeklinowane, gdy jesteś poza nim.

Dodaj komunikat o szybkim kontekście (opcjonalnie)

Wiadomość o stanie jest lekką notatką, aby zobaczyć, kiedy @mention lub porozmawiają z tobą. Robi nie wysyłaj odpowiedzi e-mail.

Zdjęcie profilowe → Ustaw wiadomość o stanie. Wprowadź krótką notatkę, taką jak „Out do 18 listopada-skontaktuj się z Alexem w celu uzyskania pilnych przedmiotów”. Sprawdź, gdy ludzie wysyła mi wiadomość. Wybierz Wyczyść i wybierz czas trwania → gotowe.

Pro Tip: Użyj automatycznych odpowiedzi na formalny OOO i komunikat o statusie dla dodatkowego kontekstu czatu. Mogą biec razem.

Co napisać w wiadomości poza zbiornikiem

Data/godzina powrotu: „Wróciłem w poniedziałek, 18 listopada, 9 rano.” alternatywny kontakt: „W przypadku pilnych przedmiotów skontaktuj się z Alexem Smithem”. Zakres: Dostosuj ton wewnętrznej odbiorców zewnętrznych. Granice: Opcjonalne zdanie dotyczące ograniczonego dostępu do e-maili lub zespołów.

szablon (wewnętrzny):
„Dzięki za twoją wiadomość. Jestem poza urzędem w dniach 12–18 listopada i powrócę 19 listopada o 9 rano. W przypadku pilnych problemów skontaktuj się z Alexem Smithem. Odpowiem, kiedy wrócę.”

szablon (zewnętrzny):
„Dzięki za dotarcie do odejścia. [e-mail chroniony] .”

Rozwiązywanie problemów

Status nie zmienił się w czasie rozpoczęcia: Daj mu kilka minut na synchronizację. Jeśli utrzymuje się, przełącz automatyczne odpowiedzi na wyłączenie/włącz. Zespół nie widzą sztandarza na czacie: poproś ich o ponowne otwarcie czatu lub ponowne uruchomienie zespołów. Obecność może buforować. Outlook pokazuje ooo, ale zespoły nie: wyloguj się/w zespołach. Upewnij się, że to samo konto jest podpisane w obu aplikacjach. Zewnętrzne odpowiedzi nie wysłane: Potwierdź, że wysyłaj odpowiedzi poza moją organizacją jest włączona i że wprowadziłeś wiadomość zewnętrzną. Zapraszaj automatyczne DECLINE, które nie działają: Ustaw to w opcjach spotkania/kalendarza Outlook; Zespoły tego nie kontrolują.

Często zadawane pytania

Czy wykluczenie z biura w zespołach wysyła odpowiedzi e-mail?
Tak, Gdy włączasz automatyczne odpowiedzi w zespołach, używa systemu programu Outlook do wysyłania automatycznych powtórzeń e-mail. Użyj opcji zewnętrznej i napisz osobną wiadomość.

Czy spotkania będą automatycznie zdeklinowane, gdy jestem nieobecny?
Tylko jeśli skonfigurujesz to zachowanie w programie Outlook. W samej obecności zespołów nie jest automatycznie-decline.

Czy mogę ją ustawić bez zakresu czasu?
Tak, ale planowanie czasów początkowego/końcowego jest bezpieczniejsze, więc nie zapomnij o tym wyłączyć.

Czy komunikaty o statusie zastępują automatyczne odpowiedzi?
nr Wiadomości statusu nie wysyłają odpowiedzi e-mail i nie należy ich używać jako jedynego OOO.

Podsumowanie

Zdjęcie profilowe → Ustaw wiadomość statusu → Harmonogram poza biurem. Włącz automatyczne odpowiedzi. Napisz wewnętrzne i opcjonalne wiadomości zewnętrzne. Ustaw czas Start/End. Zapisz i opcjonalnie dodaj krótki komunikat o stanie.

WNIOSKI

Użyj automatycznych odpowiedzi, aby ustawić właściwy poza zbiornikiem, a następnie dodaj krótką wiadomość o statusie w celu widoczności czatu. Planowanie zakresu czasowego zapobiega pominięciu przekazów i usuwa Twój status na czas. Jeśli synchronizuje opóźnienia, ponownie uruchom zespoły, sprawdź automatyczne odpowiedzi Outlooka i ponownie zapisz swoje ustawienia.