Zendesk: Jak utworzyć makro
Zendesk ma wiele funkcji, które przyspieszają i usprawniają obsługę klienta. Jedna z tych funkcji nazywa się makrami. Te gotowe odpowiedzi można dodać do zgłoszeń, aby pomóc personelowi w szybszym rozwiązywaniu problemów. Jednak jak dokładnie skonfigurować makro?
W tym wpisie przedstawimy obszerny przewodnik dotyczący tworzenia makr w Zendesk.
Jak utworzyć makro w Zendesk
Jedną z najbardziej imponujących cech Zendesk jest jego wszechstronność. W przeciwieństwie do innych aplikacji tworzenie makr nie musi być ograniczone do administratorów. Inni użytkownicy (agenci) Twojej organizacji mogą sami wymyślać zgłoszenia, zmniejszając Twoje zaangażowanie.
Najlepsze jest tworzenie tych osobistych zgłoszeń zajmuje tylko kilka kliknięć.
Otwórz Zendesk i przejdź do „Centrum administracyjnego”.
Przejdź do paska bocznego i wybierz „ Obszary robocze”.
Przejdź do „Narzędzi agenta”, a następnie „Makra”.
Dotknij monitu umożliwiającego wybranie wszystkich udostępnionych makr. Wybierz „Makra osobiste”. Kliknij „Dodaj makro”.
Wpisz nazwę swojego makra i określ akcję, którą wykona.
Wybierz „Utwórz” i gotowe.
Możliwość tworzenia osobistych makr jest uniwersalna. Innymi słowy, każdy agent w Twoim zespole może tworzyć makra w celu szybszej obsługi klienta. To powiedziawszy, niektóre funkcje są dostępne tylko dla administratorów. Jedną z tych funkcji jest możliwość tworzenia wspólnych makr.
Nazwa jest dość oczywista – wspólne makra to makra, z których może korzystać wielu członków. Ponadto ułatwiają obsługę klienta, eliminując potrzebę konfigurowania przez poszczególnych agentów tego samego lub podobnego szablonu i marnowania czasu. Mogą po prostu uzyskać dostęp do gotowego makra podczas obsługi zgłoszenia i szybciej obsługiwać zapytania klientów.
Podobnie jak makra osobiste, skonfigurowanie makr udostępnionych wymaga minimalnych umiejętności.
Uruchom aplikację i uzyskaj dostęp do „Centrum administracyjne.”
Naciśnij przycisk „Obszary robocze” i wybierz „Narzędzia agenta”.
Przejdź do „Makra”, a następnie „Dodaj makro”.
Znajdź najlepsze nazwa i opis makra. Nie musisz opisywać makra, ale ułatwia to agentom pobranie go i określenie jego przeznaczenia.
Określ, kto może uzyskać dostęp do Twojego makra. Niektóre z Twoich opcji obejmują agentów w określonej grupie, wszystkich agentów i tylko Ciebie (twórcę).
Kliknij monit „Dodaj akcję” i wybierz swoje działanie.
Wypełnij następne pole. Jeśli chcesz użyć komentarza lub akcji opisu dla swojego makra w różnych formatach, kilka funkcje mogą ulepszać Twoje makra. Na przykład możesz dodawać obrazy, załączniki i inne treści, aby makra były bardziej trafne i łatwiejsze do zrozumienia.
W razie potrzeby ponownie naciśnij „Dodaj akcję”, jeśli chcesz dodać inną akcję do swojego makra.
Zakończ, klikając przycisk „ Utwórz”, a udostępnione makro zostanie uruchomione.
Jak dodać makro do zgłoszenia
Mimo że makro jest gotowe, nie odkładaj jeszcze pracy. W końcu nie stworzyłeś swojego makra tylko ze względu na to, prawda? Chcesz je faktycznie wykorzystać, a sposobem na to jest zastosowanie makr do swoich zgłoszeń. Proces jest prosty.
Otwórz zgłoszenie, do którego chcesz zastosować makro.
Przejdź do dolnej części ekranu.Dotknij przycisku „Zastosuj makro”.
Wybierz makro, które chcesz dodać do zgłoszenia. Ogólnie rzecz biorąc, zobaczysz najwięcej często używane makra z ostatnich siedmiu dni. Jeśli potrzebujesz innego makra, przejrzyj listę lub skorzystaj z wygodnej opcji wyszukiwania, aby znaleźć element w ciągu kilku sekund.
W razie potrzeby ponownie kliknij przycisk „Zastosuj makro”, aby wybrać inne makro. Zwykle potrzebujesz wielu makr w jednym zgłoszeniu, jeśli zgłoszenie zawiera wiele pytań. Co najmniej dwa makra mogą dostarczyć konkretnych odpowiedzi, ułatwiając rozwiązywanie problemów.
Integracja makra w zgłoszeniu jest prosta, ale czy jest na to szybszy sposób? Jest-wszystko, co musisz zrobić, to użyć skrótów klawiaturowych. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to włączyć obszar roboczy agenta.
Przejdź do zawsze pomocnego „Centrum administracyjnego” i naciśnij „Obszary robocze”.
Wybierz „Narzędzia agenta” i dotknij „Obszar roboczy agenta”.
Naciśnij przycisk, który pozwala aktywować agenta Workspace.Kliknij „Zapisz”. Wszyscy agenci korzystający w tej chwili z konta powinni teraz zobaczyć powiadomienie zachęcające do wypróbowania nowego obszaru roboczego agenta. To mówi im, aby ukończyli wszystkie oczekujące połączenia lub zgłoszenia przed wybraniem przycisku „Przełącz obszar roboczy”.
Po zakończeniu wszystkich przygotowań przejdź do stosowania makr za pomocą skrótu.
Wyświetl zgłoszenie, w którym makro zostanie włączone.Przejdź do jednego z komentarzy i wprowadź ukośnik.Zobaczysz teraz menu zawierające funkcje makr i skrótów. Wybierz makro, wybierając je z listy lub wpisując w oknie wiadomości. Spowoduje to wykonanie wszystkich działań opisanych w twoim makrze. Wpisz kolejny ukośnik w swoim komentarzu, jeśli chcesz dołączyć dodatkowe makro.
Jak utworzyć makro z istniejącego zgłoszenia w Zendesk
Powyższe kroki wyjaśnij, jak tworzyć makra od podstaw. Takie makra nie muszą być częścią Twoich istniejących zgłoszeń, co oznacza, że możesz przenieść je do dowolnego innego zgłoszenia i odpowiedzieć na wymagania klientów.
Ale co, jeśli chcesz skonfigurować makro z zgłoszenia, które już masz? Na szczęście Zendesk obsługuje tę opcję. Oto jak z niego korzystać.
Uruchom Zendesk i przejdź do swojego zgłoszenia.Przejdź do prawego górnego rogu ekranu, i kliknij 3 poziome kropki.
Wybierz menu „Bilet” i naciśnij monit, który pozwala utworzyć bilet jako makro. Powinien to być przycisk „Utwórz jako makro”, ale treść może się różnić w zależności od wersji.
Wymyśl nazwę i, jeśli to konieczne, zmień niektóre podpowiedzi na swoim bilecie. Na przykład możesz chcieć usunąć oryginalny opis i napisać nowy. Można to zrobić w kilku celach, takich jak doprecyzowanie i usunięcie nieistotnych treści.
Po zmodyfikowaniu biletu wybierz przycisk „Utwórz makro”, aby zakończyć proces.
Podobnie jak w przypadku standardowych makr, możesz określić, kto ma dostęp do Twoich makr z istniejących zgłoszeń. Może to obejmować Ciebie, agentów z różnych grup i wszystkich członków zespołu. Jeśli jednak nie chcesz, aby inni edytowali Twoje makra, rozważ utworzenie tylko własnych.
Jak wyświetlić podgląd swoich makr Przed zastosowaniem ich do biletów
Funkcja podglądu jest jedną z najbardziej przydatnych funkcji w każdym oprogramowaniu do obsługi klienta, nie tylko w Zendesk. W szczególności w tym programie jest szczególnie wygodna, ponieważ umożliwia podgląd makr przed włączeniem je do swojego biletu. W ten sposób możesz wprowadzić wszelkie niezbędne poprawki, aby upewnić się, że makro działa dobrze.
Podgląd makr w Zendesk nie powinien być trudny.
Uzyskaj dostęp do zgłoszenia, w którym dodasz swoje makro.Przejdź do dolnej części interfejsu i wybierz przycisk „Zastosuj makro”.
Wybierz makro.Dotknij ikony, która umożliwia podgląd makra. Powinno wyglądać jak kwadrat z okiem w środku. Innym sposobem na to jest najechanie kursorem na makro, co powinno wyświetlić pasek opisu. Stamtąd przejdź do menu podglądu, naciskając kombinację klawiszy Shift + Enter.
Oprócz opisu recenzja powinna również zawierać wszelkie elementy, które możesz zmienić przed złożeniem wniosku. Lista zawiera załączniki, pola, symbole zastępcze i odpowiedzi. Jeśli wszystko wygląda dobrze, możesz śmiało kliknąć funkcję „Zastosuj makro”. W przeciwnym razie naciśnij przycisk „Anuluj”, aby wrócić do menu zgłoszenia, lub „Otwórz w ustawieniach”, aby przejść do ustawień makra.
Jak edytować makro w Zendesku
Utworzenie idealnego makra za pierwszym razem może być trudne. Podobnie, problemy klientów mogą się zmienić, co wymaga dostosowania makra. Tak czy inaczej, edycja makra menu będzie przydatne.
Przejdź do strony „Makra”.
Przejrzyj listę i wybierz makro.
Najedź kursorem na swoje makro i dotknij trzech pionowych kropek.
Wybierz „Edytuj” i zmodyfikuj poszczególne części.
Dotknij „Zapisz”.
Bądź na bieżąco z zapytaniami klientów
Gdyby istniało wszechstronne narzędzie Zendesk, byłyby to makra. Ich zastosowania są nieograniczone, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów klientów i są łatwe w konfiguracji. W rezultacie nie musisz być obeznany z technologią, aby w pełni z nich korzystać.
Czy znasz inny sposób tworzenia makr w Zendesk? Czy makra mają dla Ciebie znaczenie w zakresie obsługi klienta? Podziel się swoimi doświadczeniami w sekcji komentarzy poniżej.
Zastrzeżenie: Niektóre strony w tej witrynie mogą zawierać link partnerski. Nie wpływa to w żaden sposób na nasz artykuł redakcyjny.
