Hvordan sette ut av kontoret i team

Hvis du er borte fra jobb, kan du sette deg ut av kontoret i team for at kolleger ser statusen din og får et automatisk svar. De fleste problemer kommer fra å bruke bare en statusnotat i stedet for automatiske svar eller ikke planlegge start/sluttider riktig. Fixen er enkel: slå på automatiske svar, angi et tidsrom og ta med en klar melding med en alternativ kontakt.

før du begynner

trenger du en arbeids-eller skolekonto. Personlige/gratis kontoer viser kanskje ikke alle alternativer. Det kan ta noen minutter å synkronisere endringer mellom lag og utsikter. Bestem om du bare vil ha svar i org eller også til eksterne avsendere. Utarbeide en kort melding: Returdato, hvem du skal kontakte, og eventuelle instruksjoner om akuttomsorg.

satt ut av kontoret i team på stasjonær eller nett

åpne team og velg profilbildet ditt (øverst til høyre). Velg Angi statusmelding, og velg deretter Planlegg ut av kontoret. Slå på automatiske svar. Skriv inn meldingen din for folk i organisasjonen din. (Valgfritt) Velg Send svar utenfor organisasjonen min og skriv inn en egen melding for eksterne kontakter. Angi en startdato/tid og sluttdato/tid slik at statusen din slår av og på automatisk. Velg Lagre.

Merk: Å planlegge en start og sluttid forhindrer at statusen din blir sittende fast på kontoret.

Endre eller slå av på kontoret (Desktop/Web)

Åpne profilbildet → Angi statusmelding → Planlegg ut av kontoret. Rediger tekst-eller tidsområdet, eller veksle automatiske svar av. Velg Lagre.

Pro-tips: Hvis du kommer tilbake tidlig, slår du automatiske svar av umiddelbart, renser umiddelbart ut av kontoret tilstedeværelse på tvers av team og Outlook.

Åpne team og trykker på profilbildet ditt. Trykk på SET STATUS-melding → Ut av kontoret (eller automatiske svar). Veksle automatiske svar på. Skriv inn din interne melding og, hvis du tilbys, din eksterne melding. Still inn tidsområdet og trykk gjort/lagre.

Hvorfor bruke det: Mobilplanlegging er nyttig når planene endres mens du er borte fra skrivebordet.

Bruk Outlook for å administrere automatiske svar som synkroniseres til lag

Teams tilstedeværelse speil Outlook automatiske svar. Hvis du foretrekker Outlooks grensesnitt, angir du det der, og team vil gjenspeile det.

Outlook Desktop/Web: Automatiske svar → Slå på automatiske svar → Sett tidsområde → Komponer interne/eksterne meldinger → Lagre. Hva som skjer i team: Din tilstedeværelse viser ut av kontoret med notatet ditt i chatter, og kolleger vil se returdatoen din hvis du inkluderte det.

Merk: Kalenderatferd (som auto-declining New Meeting Invites) er kontrollert i Outlook, ikke lag. Gå gjennom Outlook-innstillingene hvis du vil invitere automatisk declined mens du er borte.

Legg til en statusmelding for rask kontekst (valgfritt)

En statusmelding er en lett merknad folk ser når de @mention eller chatter med deg. Det gjør ikke Send e-post svar.

Profilbilde → Angi statusmelding. Skriv inn en kort merknad som”Out til 18. november-kontakt Alex for presserende gjenstander.” Sjekk vis når folk melder meg. Velg klart etter og velg en varighet → Ferdig.

Pro-tips: Bruk automatiske svar for formell ooo og en statusmelding for ekstra chat-kontekst. De kan løpe sammen.

Hva du skal skrive i Out-of-Office-meldingen

Returdato/tid: “Jeg er tilbake mandag 18. november, 9 am ET.” Alternativ kontakt: “For presserende gjenstander, kontakt Alex Smith.” Omfang: Juster tone for interne vs eksterne målgrupper. grenser: Valgfri setning om begrenset tilgang til e-post eller team.

mal (intern):
“Takk for meldingen din. Jeg er ute av kontoret fra 12.-18. november og kommer tilbake 19. november klokka 9. [E-postbeskyttet] .”

Feilsøking

Status endret seg ikke ved starttid: Gi det noen minutter å synkronisere. Hvis det vedvarer, kan du veksle automatiske svar av/på. kolleger ser ikke banneret i chat: be dem om å åpne chatten eller starte teamene på nytt. Tilstedeværelse kan cache. Outlook viser OOO, men lag ikke: Logg ut/inn i lag. Forsikre deg om at den samme kontoen er signert i begge appene. Eksterne svar som ikke er sendt: Bekreft Send svar utenfor organisasjonen min er aktivert og at du skrev inn en ekstern melding. Inviter auto-decline ikke fungerer: Sett dette i Outlook-møte/kalenderalternativer; Lag kontrollerer ikke det.

Vanlige spørsmål

Sender det å sette ut av kontoret i team som sender e-post svar?
Ja, når du slår på automatiske svar i team, bruker det Outlooks system for å sende e-post for auto-replies.

Bruk det eksterne alternativet og skriv en egen melding.

vil møter bli automatisk declined mens jeg er borte?
bare hvis du konfigurerer den oppførselen i Outlook. Teams tilstedeværelse alene ikke automatisk decline.

Kan jeg angi det uten tidsområde?
Ja, men planlegging av start/sluttid Statusmeldinger sender ikke e-post svar og bør ikke brukes som din eneste ooo.

Sammendrag

Profilbilde → Angi statusmelding → Planlegg ut av kontoret. Slå på automatiske svar. Skriv interne og valgfrie eksterne meldinger. Sett start/slutttid. Lagre, og eventuelt legge til en kort statusmelding.

Konklusjon

Bruk automatiske svar for å angi en riktig off-office, og legg deretter til en kort statusmelding for chat-synlighet. Å planlegge et tidsrom forhindrer tapte overleveringer og fjerner statusen din i tide. Hvis du synkroniseres, kan du starte teamene på nytt, sjekk Outlooks automatiske svar og lagre innstillingene på nytt.