Bij digitaal kantoorwerk spelen papieren documenten nog steeds een belangrijke rol. Maar tegelijkertijd moeten we ze steeds vaker omzetten in elektronische versies voor archivering, delen of bewerken. Of u nu een flatbedscanner, een alles-in-één printer of een professionele documentscanner gebruikt, Windows 11 biedt efficiënte opties voor scannen en bestandsbeheer.
Dit artikel begint bij de basis en begeleidt u stap voor stap hoe u documenten in Windows 11 kunt scannen, uw bestanden kunt ordenen, PDF’s kunt samenvoegen, OCR-hulpmiddelen (Optical Character Recognition) kunt gebruiken om tekst te extraheren en verschillende tips kunt verkennen. om uw productiviteit te verhogen.
1. De ingebouwde Windows Scan-app gebruiken
1.1 Controleer de verbinding van uw scanner of alles-in-één printer
Controleer voordat u een scan start of uw apparaat correct is aangesloten op uw computer.
USB-verbinding:
Zodra u de datakabel aansluit, herkent het systeem het apparaat meestal automatisch. Als dit niet verschijnt, controleer dan of het stuurprogramma volledig is geïnstalleerd.
Draadloze verbinding:
Zorg ervoor dat uw scanner of printer is ingeschakeld en verbonden is met hetzelfde Wi-Fi-netwerk als uw computer. Deze stap is vooral belangrijk voor draadloze apparaten.
Windows 11 biedt sterke compatibiliteit met een breed scala aan scannermerken. Of het nu Canon, HP, Epson of Brother is, de meeste modellen kunnen rechtstreeks binnen het systeem worden gedetecteerd en gebruikt.
1.2 Open de Windows Scan-app
Klik op het menu Start en typ’Scan’of’Windows Scan’.
Als de app nog niet op uw systeem is geïnstalleerd, opent u de Microsoft Store en zoekt u voor’Windows Scan’en klik op Installeren.
Eenmaal geopend ziet u een overzichtelijke, gebruiksvriendelijke interface die voornamelijk opties bevat voor het selecteren van het scanapparaat, het bestandstype, de kleurmodus, de resolutie (DPI) en de opslaglocatie.
1.3 Scaninstellingen configureren
Scanner:
De app detecteert automatisch alle aangesloten apparaten.
Als er geen scanner verschijnt, controleer dan de verbinding of update het stuurprogramma.
Bestandstype:
Kies JPEG of PNG voor het scannen van afbeeldingen.
Kies PDF voor documenten: dit is geschikter voor archiveren en delen.
Kleurmodus:
Zwart-wit: het beste voor documenten die alleen uit tekst bestaan.
Grijstinten: zorgt voor een evenwichtige bestandsgrootte en helderheid.
Kleur: ideaal voor documenten met diagrammen, afbeeldingen of handgeschreven notities.
Resolutie (DPI):
Voor gewone documenten, ingesteld tussen 200–300 DPI.
Voor gedetailleerde items zoals identiteitskaarten of contracten gebruikt u 600 DPI om fijne details te behouden.
1.4 Voer de scan en het voorbeeld uit
Klik op’Voorbeeld’om snel het scangebied te controleren en te controleren of de pagina goed is uitgelijnd en niet is bijgesneden.
Zodra alles er goed uitziet, klikt u op’Scannen’.
Nadat de scan is voltooid, wordt het bestand automatisch opgeslagen op de standaardlocatie:
Afbeeldingen → map Gescande documenten.
U kunt deze map rechtstreeks openen via Verkenner, of eenvoudigweg klikken op’Bekijken’Bestand”in de app om toegang te krijgen tot het gescande document.
2. Combineer meerdere gescande pagina’s in één PDF-bestand
Als u documenten van meerdere pagina’s moet scannen, zoals contracten, collegeaantekeningen of rapporten, kunt u eenvoudig alle pagina’s samenvoegen in één bestand.
Een automatische documentinvoer (ADF) gebruiken:
Plaats alle pagina’s in de invoerlade, selecteer’Documentinvoer’als bron en het systeem scant elke pagina automatisch in de juiste volgorde.
Een flatbedscanner gebruiken:
Als uw scanner geen ADF heeft, moet u elke pagina handmatig scannen. Na het scannen kunt u de bestanden samenvoegen tot één PDF met behulp van de ingebouwde tools van Windows:
Selecteer alle gescande afbeeldingsbestanden.
Klik met de rechtermuisknop en kies’Afdrukken’.
Selecteer in de printeropties’Microsoft Afdrukken naar PDF’.
Pas indien nodig de paginavolgorde aan en klik vervolgens op’Afdrukken’.
Sla het bestand op om een PDF-document van meerdere pagina’s te maken.
Voor deze methode is geen software van derden vereist, waardoor deze ideaal is voor het snel ordenen van documenten of tijdelijk archiveren.
3. Gebruik de officiële scansoftware van uw printermerk
Als uw printer of scanner wordt geleverd met merkspecifieke software, zoals:
HP Smart (HP)
Canon IJ Scan Utility (Canon)
Epson ScanSmart (Epson)
Deze toepassingen bevatten doorgaans OCR (Optical Character Recognition) en bieden vaak meer geavanceerde functies, zoals:
Automatisch bijsnijden en scheefstandcorrectie
Automatische bestandsnaamgeving
OCR-tekstherkenning (bewerkbare tekst extraheren)
Cloudopslag (synchroniseren met OneDrive of Dropbox)
Met HP Smart kunt u het bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit de Microsoft Store installeren en beginnen met scannen zodra uw printer is aangesloten. Hiermee kunt u bestanden rechtstreeks als PDF opslaan, schaduwen automatisch corrigeren, de scherpte aanpassen en zelfs met één klik scans via e-mail verzenden.
Voor gebruikers die regelmatig contracten, kwitanties of andere zakelijke documenten scannen, is deze methode veel efficiënter.
4. Geen scanner? Uw smartphone kan het werk doen
Als u geen scanner bij de hand heeft, hoeft u zich geen zorgen te maken: moderne smartphones, gecombineerd met de juiste apps, kunnen net zo goed scans van hoge kwaliteit leveren.
Twee aanbevolen gratis apps zijn:
Microsoft Lens
Adobe Scan
Nadat u de app hebt geopend, richt u eenvoudigweg uw camera op het document. De app detecteert automatisch de randen, corrigeert het perspectief en verwijdert schaduwen. U kunt vervolgens rechtstreeks op uw telefoon bijsnijden, de helderheid aanpassen en het contrast verbeteren voordat u het bestand als PDF exporteert.
Verzend het bestand vervolgens naar uzelf via e-mail of upload het naar OneDrive of Google Drive voor gemakkelijke toegang op uw computer.
Microsoft Lens ondersteunt zelfs ingebouwde OCR-functionaliteit: het kan tekst uit afbeeldingen herkennen en bewerkbare Word-documenten genereren. Dit maakt het vooral handig voor studenten, docenten en kantoorprofessionals.
5. Beveiliging en privacy bij het scannen van gevoelige documenten
Bij het scannen van gevoelige materialen zoals identiteitskaarten, contracten of financiële overzichten (zowel thuis als op de werkplek) is het essentieel om prioriteit te geven aan gegevensbeveiliging:
Controleer of uw apparaat gescande bestanden lokaal opslaat.
Sommige alles-in-één printers hebben een interne opslag, die regelmatig moet worden gewist.
Als u een gedeeld apparaat gebruikt, zorg er dan voor dat u onmiddellijk daarna alle lokale scanrecords verwijdert. gebruik.
Vermijd het uploaden van vertrouwelijke documenten naar onbetrouwbare online OCR-websites.
Kies in plaats daarvan voor offline oplossingen of gerenommeerde tools van bekende merken. Windows 11-gebruikers kunnen OneNote of Google Drive OCR gebruiken, die beide tekstherkenning ondersteunen en tegelijkertijd garanderen dat gegevens worden verwerkt in een gecodeerde omgeving.
6. Tips om uw scanefficiëntie te verbeteren
Snelkoppelingen vastmaken voor snelle toegang:
Als u regelmatig documenten scant, kunt u de Windows Scan-app vastmaken aan uw taakbalk of Start-menu. Klik met de rechtermuisknop op het app-pictogram en selecteer’Vastzetten op taakbalk’. Dit maakt het veel gemakkelijker om de app de volgende keer te openen als u deze nodig hebt.
Maak georganiseerde mappen:
Stel submappen in op datum of documenttype (zoals facturen, contracten of notities) om uw gescande bestanden overzichtelijk te houden en later gemakkelijk terug te vinden.
Gebruik OCR-hulpmiddelen om tekst te extraheren:
U kunt gescande afbeeldingen omzetten in bewerkbare tekst. met behulp van:
OneNote OCR: plaats de afbeelding in een notitie, klik er met de rechtermuisknop op en kies’Tekst kopiëren uit afbeelding’.
Google Drive OCR: Upload uw PDF, klik er met de rechtermuisknop op, selecteer’Openen met → Google Docs’, en het systeem herkent en extraheert de tekst automatisch.
Offline OCR-software: Ideaal voor gebruikers die grote hoeveelheden documenten efficiënt moeten verwerken.
Met behulp van OCR-tools kunt u gedrukt materiaal snel omzetten in doorzoekbare, bewerkbare digitale tekst — waardoor uw productiviteit bij het bewerken en archiveren aanzienlijk wordt verbeterd.
7. Een efficiënte digitale workflow opbouwen met scannen
Vanaf de eerste apparaatconfiguratie tot bestandsorganisatie en tekstherkenning biedt Windows 11 een complete en intuïtieve scanoplossing.
Voor studenten en thuisgebruikers voldoet het gemakkelijk aan de dagelijkse behoeften op het gebied van documentarchivering.
Voor bedrijven en professionals maakt de combinatie van OCR en cloudopslag een geautomatiseerde workflow voor documentbeheer mogelijk.
Door goed gebruik te maken van de ingebouwde Windows-tools en de bijbehorende software van uw scannermerk, kunt u integreren natuurlijk scannen in uw dagelijkse workflow, zonder ingewikkelde instellingen of zorgen over gegevensverlies of slechte beeldkwaliteit.
Over de auteur
Crystal Lin is een marketingspecialist bij CZUR, met diepgaande inzichten in de scanner-en projectorindustrie. Ze richt zich op het onderzoeken hoe slimme hardware de efficiëntie in zowel kantoor-als onderwijsomgevingen kan verbeteren, en schrijft inhoud die zowel praktisch als toekomstgericht is. In haar vrije tijd verkent ze graag opkomende technische producten en leest ze over trends in de interactie tussen mens en computer, waarbij ze er vast van overtuigd is dat innovatie voortkomt uit nieuwsgierigheid en voortdurend leren.