Jika anda tidak bekerja, keluar dari pejabat dalam pasukan memastikan rakan sekerja melihat status anda dan mendapatkan balasan automatik. Kebanyakan isu datang dari hanya menggunakan nota status dan bukan balasan automatik atau tidak menjadualkan permulaan/akhir kali dengan betul. Pembetulan adalah mudah: Hidupkan balasan automatik, tetapkan julat masa, dan sertakan mesej yang jelas dengan kenalan alternatif.
Sebelum anda memulakan
anda memerlukan akaun kerja atau sekolah. Akaun peribadi/percuma mungkin tidak menunjukkan semua pilihan. Perubahan boleh mengambil masa beberapa minit untuk disegerakkan antara pasukan dan pandangan. Tentukan sama ada anda mahu balasan hanya di dalam org anda atau juga kepada penghantar luaran. Sediakan mesej ringkas: Tarikh balik, yang hendak dihubungi, dan sebarang arahan penjagaan segera.
Tetapkan pejabat dalam pasukan di desktop atau web
buka pasukan dan pilih gambar profil anda (kanan atas). Pilih Tetapkan Mesej Status, kemudian pilih Jadual Keluar Office. Hidupkan balasan automatik. Taipkan mesej anda untuk orang di dalam organisasi anda. (Pilihan) Pilih Hantar balasan di luar organisasi saya dan masukkan mesej berasingan untuk kenalan luaran. Tetapkan tarikh mula/masa dan tarikh/masa tamat supaya status anda beralih dan dimatikan secara automatik. Pilih Simpan.
NOTA: Penjadualan masa permulaan dan akhir menghalang status anda daripada terjebak di luar pejabat.
Tukar atau matikan Off Office (Desktop/Web) Edit teks atau julat masa, atau togol balasan automatik. Pilih Simpan.
tip pro: Jika anda kembali lebih awal, bertukar balasan automatik segera membersihkan kehadiran pejabat di seluruh pasukan dan pandangan. Pejabat dalam aplikasi mudah alih pasukan (iPhone/Android)
Buka pasukan dan ketik gambar profil anda. Ketik Tetapkan Mesej Status → Keluar dari Pejabat (atau balasan automatik). Togol balasan automatik. Masukkan mesej dalaman anda dan, jika ditawarkan, mesej luaran anda. Tetapkan julat masa dan ketik Selesai/Simpan.
Mengapa menggunakannya: Penjadualan mudah alih berguna apabila rancangan berubah semasa anda berada jauh dari meja anda.
Gunakan Outlook untuk menguruskan balasan automatik yang disegerakkan ke pasukan
Jika anda lebih suka antara muka Outlook, tetapkannya di sana dan pasukan akan mencerminkannya.
Outlook Desktop/Web: Jawapan Automatik → Hidupkan balasan automatik → Tetapkan Range Masa → Tulis Mesej Dalaman/Luaran → Simpan. Apa yang berlaku dalam pasukan: Kehadiran anda menunjukkan keluar pejabat dengan nota anda dalam sembang, dan rakan sekerja akan melihat tarikh pulangan anda jika anda memasukkannya.
Nota: tingkah laku kalendar (seperti jemputan mesyuarat baru auto) dikawal dalam Outlook, bukan pasukan. Semak tetapan Outlook anda jika anda mahu menjemput auto-declin semasa anda pergi.
Tambah mesej status untuk konteks cepat (pilihan)
Mesej status adalah nota ringan orang melihat apabila mereka @mention atau berbual dengan anda. Ia tidak tidak Hantar balasan e-mel.
Gambar profil → Tetapkan mesej status. Masukkan nota ringkas seperti”Keluar hingga 18 Nov-Hubungi Alex untuk item segera.” Semak pertunjukan apabila orang menghantar mesej kepada saya. Pilih yang jelas selepas dan pilih tempoh → Selesai.
Petua Pro: Gunakan balasan automatik untuk ooo rasmi dan mesej status untuk konteks sembang tambahan. Mereka boleh berlari bersama-sama. Hubungi alternatif: “Untuk item segera, hubungi Alex Smith.” Skop: Laraskan nada untuk penonton luaran vs dalaman. Batas: Kalimat pilihan mengenai akses terhad kepada e-mel atau pasukan.
template (dalaman):
“Terima kasih atas mesej anda, saya keluar dari pejabat dari 12-18 Nov dan akan kembali pada 19 November pukul 9 pagi. [dilindungi e-mel] .”
Penyelesaian masalah
Status tidak berubah pada waktu mula: berikan beberapa minit untuk disegerakkan. Sekiranya ia berterusan, togol balasan automatik/aktif. rakan sekerja tidak melihat spanduk dalam sembang: minta mereka membuka semula sembang atau memulakan semula pasukan. Kehadiran boleh cache. Outlook menunjukkan OOO tetapi pasukan tidak: masuk/dalam pasukan. Pastikan akaun yang sama ditandatangani ke dalam kedua-dua aplikasi. Jawapan luaran tidak dihantar: Sahkan Hantar balasan di luar organisasi saya diaktifkan dan anda memasuki mesej luaran. Jemput auto-decline tidak berfungsi: Tetapkan ini dalam mesyuarat Outlook/pilihan kalendar; Pasukan tidak mengawalnya.
Soalan Lazim
Adakah penetapan pejabat dalam pasukan menghantar balasan e-mel?
Ya, apabila anda menghidupkan balasan automatik dalam pasukan, ia menggunakan sistem Outlook untuk menghantar e-mel auto Gunakan pilihan luaran dan tulis mesej yang berasingan.
Adakah mesyuarat akan ditapis secara automatik semasa saya pergi?
Hanya jika anda mengkonfigurasi tingkah laku itu dalam Outlook. Kehadiran pasukan sahaja tidak auto-decline.
Ringkasan
Gambar profil → Tetapkan Mesej Status → Jadual keluar pejabat. Hidupkan balasan automatik. Tulis mesej luaran dalaman dan pilihan. Tetapkan masa permulaan/akhir. Simpan, dan secara pilihan menambah mesej status pendek.
Kesimpulan
Gunakan balasan automatik untuk menetapkan pejabat luar yang betul kemudian tambahkan mesej status ringkas untuk penglihatan sembang. Penjadualan julat masa menghalang handoff yang terlepas dan membersihkan status anda tepat pada waktunya. Jika menyegerakkan ketinggalan, mulakan semula pasukan, semak balasan automatik Outlook, dan menyelamatkan semula tetapan anda.