デジタルオフィスワークにおいても、紙の文書は依然として重要な役割を果たしています。しかし同時に、アーカイブ、共有、編集のために電子版に変換する必要性も高まっています。フラットベッド スキャナー、オールインワン プリンター、またはプロフェッショナル ドキュメント スキャナーのいずれを使用している場合でも、Windows 11 には効率的なスキャンとファイル管理のオプションが用意されています。
この記事では、Windows 11 でドキュメントをスキャンし、ファイルを整理し、PDF を結合し、OCR (光学文字) を使用する方法を段階的に説明し、基本的なことから説明します。認識）ツールを使用してテキストを抽出し、生産性を向上させるためのいくつかのヒントを検討します。
1.組み込みの Windows スキャン アプリの使用
1.1 スキャナーまたはオールインワン プリンターの接続を確認する
スキャンを開始する前に、デバイスがコンピューターに正しく接続されていることを確認してください。
USB 接続:
データ ケーブルを接続すると、通常、システムはデバイスを自動的に認識します。表示されない場合は、ドライバーが完全にインストールされているかどうかを確認してください。
ワイヤレス接続:
スキャナーまたはプリンターの電源が入っており、コンピューターと同じ Wi-Fi ネットワークに接続されていることを確認します。この手順は、ワイヤレス デバイスの場合に特に重要です。
Windows 11 は、Canon、HP、Epson、Brother など、幅広いスキャナ ブランドとの強力な互換性を備えており、ほとんどのモデルはシステム内で直接検出して使用できます。
1.2 Windows スキャン アプリを開きます
[スタート] メニューをクリックし、「スキャン」または「Windows スキャン」と入力します。
アプリがまだシステムにインストールされていない場合は、 Microsoft Store を開いて「Windows スキャン」を検索し、[インストール] をクリックします。
開くと、主にスキャン デバイス、ファイル タイプ、カラー モード、解像度 (DPI)、保存場所を選択するためのオプションを含む、クリーンで使いやすいインターフェイスが表示されます。
1.3 スキャン設定を構成する
スキャナ:
アプリは、接続されているデバイスを自動的に検出します。
スキャナが表示されない場合は、接続を確認するか、ドライバーを更新してください。
ファイル タイプ:
画像のスキャンには JPEG または PNG を選択します。
ドキュメントには PDF を選択します。アーカイブや共有に適しています。
カラー モード:
白黒 — テキストのみのドキュメントに最適です。
グレースケール — ファイル サイズと明瞭さのバランスをとります。
カラー — グラフ、グラフィック、または手書きのメモを含むドキュメントに最適です。
解像度(DPI):
通常のドキュメントの場合は、200 ～ 300 DPI に設定します。
ID カードや契約書などの詳細なアイテムの場合は、細部を保存するために 600 DPI を使用します。
1.4 スキャンとプレビューを実行する
[プレビュー] をクリックしてスキャン領域を簡単にチェックし、ページが適切に配置され、切り取られていないことを確認します。
すべてが正しいことを確認したら、[スキャン] をクリックします。
スキャンが完了すると、ファイルはデフォルトの場所に自動的に保存されます。
[画像] → [スキャンされたドキュメント] フォルダ。
このフォルダは、ファイル エクスプローラーで直接開くことができます。アプリ内で「ファイルを表示」をクリックするだけで、スキャンしたドキュメントにアクセスできます。
2.スキャンした複数のページを 1 つの PDF ファイルに結合する
契約書、講義ノート、レポートなどの複数ページの文書をスキャンする必要がある場合は、すべてのページを 1 つのファイルに簡単に結合できます。
自動ドキュメント フィーダー (ADF) の使用:
すべてのページをフィーダー トレイに置き、ソースとして「ドキュメント フィーダー」を選択すると、システムが各ページを順番に自動的にスキャンします。
フラットベッド スキャナの使用:
スキャナに ADF が搭載されていない場合は、各ページを手動でスキャンする必要があります。スキャン後、Windows の組み込みツールを使用してファイルを 1 つの PDF に結合できます。
スキャンした画像ファイルをすべて選択します。
右クリックして [印刷] を選択します。
プリンタ オプションで [Microsoft Print to PDF] を選択します。
必要に応じてページ順序を調整し、[印刷] をクリックします。
ファイルを保存して複数ページの PDF ドキュメントを作成します。
この方法はサードパーティ ソフトウェアを必要としないため、ドキュメントを迅速に整理するのに最適です。または一時的なアーカイブ。
3.プリンタ ブランドの公式スキャン ソフトウェアを使用する
プリンタまたはスキャナに次のようなブランド固有のソフトウェアが付属している場合:
HP Smart (HP)
Canon IJ Scan Utility (Canon)
Epson ScanSmart (Epson)
これらのアプリケーションには通常、 OCR (光学文字) が含まれています。認識） また、多くの場合、次のような高度な機能が提供されます。
自動トリミングおよびデスキュー補正
自動ファイル命名
OCR テキスト認識 (編集可能なテキストの抽出)
クラウド ストレージ (OneDrive または Dropbox との同期)
たとえば、HP Smart の場合、Microsoft Store から直接インストールし、プリンターが接続されたらスキャンを開始できます。ファイルを PDF として直接保存したり、影を自動的に修正したり、シャープネスを調整したり、ワンクリックでスキャンを電子メールで送信したりすることができます。
契約書、領収書、その他のビジネス文書を頻繁にスキャンするユーザーにとって、この方法ははるかに効率的です。
4.スキャナーがありませんか?スマートフォンで仕事ができます
手元にスキャナーがない場合でも、ご心配なく。適切なアプリと組み合わせれば、最新のスマートフォンでも高品質のスキャンを実行できます。
推奨される無料アプリは次の 2 つです。
Microsoft レンズ
Adobe Scan
アプリを開いたら、カメラをドキュメントに向けるだけです。アプリは自動的にエッジを検出し、遠近感を修正し、影を削除します。その後、ファイルを PDF としてエクスポートする前に、携帯電話上でトリミング、明るさの調整、コントラストの強化を直接行うことができます。
次に、ファイルを電子メールで自分に送信するか、OneDrive または Google ドライブにアップロードして、コンピュータで簡単にアクセスできます。
Microsoft Lens は組み込みの OCR 機能もサポートしており、画像からテキストを認識し、編集可能な Word ドキュメントを生成できます。これにより、学生、教師、オフィスの専門家にとって特に便利になります。
5.機密文書のスキャン時のセキュリティとプライバシー
自宅でも職場でも、ID カード、契約書、財務諸表などの機密資料をスキャンする場合は、データ セキュリティを優先することが不可欠です。
デバイスがスキャンしたファイルをローカルに保存しているかどうかを確認します。
一部のオールインワン プリンタには内部ストレージがあり、定期的に空にする必要があります。
共有デバイスを使用している場合は、使用後すぐにローカルのスキャン記録をすべて削除してください。
信頼できないオンライン OCR ウェブサイトに機密文書をアップロードすることは避けてください。
代わりに、オフライン ソリューションまたは有名ブランドの信頼できるツールを選択してください。 Windows 11 ユーザーは OneNote または Google Drive OCR を使用できます。どちらもテキスト認識をサポートし、データが暗号化された環境で処理されることを保証します。
6.スキャン効率を向上させるためのヒント
クイック アクセスのためのショートカットを固定する:
ドキュメントを頻繁にスキャンする場合は、Windows スキャン アプリをタスクバーまたはスタート メニューに固定できます。アプリのアイコンを右クリックして [タスクバーにピン留めする] を選択するだけです。これにより、次回必要になったときに開くのが非常に簡単になります。
整理したフォルダーを作成します:
日付またはドキュメントの種類 (請求書、契約書、メモなど) ごとにサブフォルダーを設定して、スキャンしたファイルを整理し、後で見つけやすくします。
OCR ツールを使用してテキストを抽出します:
スキャンした画像を編集可能な画像に変換できます。使用するテキスト:
OneNote OCR: 画像をメモに挿入し、右クリックして [画像からテキストをコピー] を選択します。
Google ドライブ OCR: PDF をアップロードし、右クリックして [プログラムから開く → Google ドキュメント] を選択すると、システムが自動的にテキストを認識して抽出します。
オフライン OCR ソフトウェア: 大量のドキュメントを効率的に処理する必要があるユーザーに最適です。
OCR ツールを使用すると、印刷物を検索可能にすばやく変換できます。編集可能なデジタル テキスト — 編集とアーカイブの生産性が大幅に向上します。
7.スキャンによる効率的なデジタル ワークフローの構築
デバイスの初期セットアップからファイル整理、テキスト認識に至るまで、Windows 11 は完全で直感的なスキャン ソリューションを提供します。
学生やホーム ユーザーにとって、日常のドキュメント アーカイブのニーズに簡単に対応できます。
ビジネスやプロフェッショナルにとって、OCR とクラウド ストレージを組み合わせることで、自動化されたドキュメント管理ワークフローが可能になります。
組み込みの Windows ツールとスキャナ ブランドのコンパニオン ソフトウェアをうまく活用することで、次のことが可能になります。複雑な設定をしたり、データ損失や画質の低下を心配したりすることなく、スキャンを日常のワークフローに自然に組み込むことができます。
著者について
Crystal Lin は、CZUR のマーケティング スペシャリストであり、スキャナーとプロジェクター業界について深い洞察力を持っています。彼女は、スマート ハードウェアがオフィス環境と教育環境の両方でどのように効率を向上させることができるかを探ることに焦点を当てており、実用的で将来を見据えたコンテンツを執筆しています。余暇には、新しいテクノロジー製品を探索したり、人間とコンピューターの相互作用のトレンドについて読んだりすることを楽しんでいます。イノベーションは好奇心と継続的な学習によってもたらされると強く信じています。