Karena ruang kerja menjadi hibrid, semua profesional harus terbiasa dengan platform seperti Microsoft Teams. Microsoft Teams adalah aplikasi kolaborasi yang banyak digunakan oleh institusi dan organisasi pendidikan. Dengan beragam fitur yang ditawarkannya, MS Teams dapat menjadi sangat membingungkan bagi pengguna baru.
MS Teams menawarkan akun pribadi dan profesional. Meskipun akun Teams pribadi mudah dinavigasi, Teams untuk sekolah atau kantor memiliki banyak fitur yang mungkin asing bagi pengguna.
Bagaimana Cara Menggunakan Microsoft Teams?
Ada beberapa tiga versi MS Teams: seluler, desktop, dan web. Anda dapat menginstal versi desktop dari Situs resmi Microsoft. Untuk versi seluler, instal aplikasi dari Play Store untuk Android dan App Store untuk iOS/iPadOS.
Setelah Anda membuka aplikasi Microsoft Teams, aplikasi akan meminta Anda untuk masuk. Gunakan nama pengguna yang dikirimkan organisasi Anda untuk masuk ke akun Teams Anda. Setelah Anda masuk ke aplikasi, Anda dapat melihat panel navigasi di sisi kiri jendela program. Panel navigasi menghosting berbagai fungsi yang tersedia untuk Anda gunakan.
Tab Aktivitas
Tab aktivitas di MS Teams menampilkan pemberitahuan umum dari aplikasi MS Teams. Anda akan menerima peringatan jika anggota bergabung atau keluar dari organisasi Teams, rekan kerja menyebut Anda di saluran, dan mengingatkan Anda tentang rapat terjadwal.
Jika Anda melihat nomor di lingkaran merah di atas ikon tab aktivitas, Anda telah menerima pemberitahuan baru.
Tab Obrolan
Anda dapat terlibat dalam percakapan pribadi atau bahkan membuat grup pribadi dengan kolega Anda di tab obrolan. Jika mau, Anda juga dapat memulai panggilan audio atau video pribadi dari bagian ini. Anda dapat menggunakan bagian ini untuk membuat percakapan yang menurut Anda tidak relevan untuk ditambahkan ke saluran Tim Anda.
Jika Anda tidak lagi ingin melihat atau berpartisipasi dalam percakapan, MS Teams menawarkan opsi untuk menyembunyikan, membisukan, atau menghapus percakapan. Saat Anda menyembunyikan percakapan, kontennya tetap utuh, tetapi percakapan tersebut dipindahkan dari bagian chat ke arsip.
Membisukan percakapan berarti Anda tidak akan lagi menerima pemberitahuan pembaruan pesan untuk percakapan tersebut. Anda dapat menggunakan fitur ini jika menemukan percakapan yang mengganggu atau kurang penting.
Menghapus percakapan akan menghapus salinan seluruh percakapan Anda dengan seorang pengguna. Namun, salinan mereka tetap utuh sampai mereka menghapusnya sendiri. MS Teams tidak mendorong pemberitahuan yang mengingatkan penerima untuk salah satu dari tindakan ini.
Tab Tim
Tab Teams adalah bagian yang paling sering digunakan di aplikasi Teams. Bergantung pada apakah Anda memiliki izin, Anda dapat membuat Tim yang berbeda dan menambahkan karyawan ke Tim yang dibuat.
Setiap Tim dapat memiliki saluran diskusi yang berbeda. Misalnya, Anda bisa menjadi bagian dari Tim SDM dan Tim Keuangan. Di bawah setiap Tim, Anda mungkin memiliki saluran Umum untuk diskusi atau saluran untuk mendiskusikan peta jalan Tim Anda. Untuk aksesibilitas Anda, Teams juga menawarkan fitur Jadwalkan rapat dari tampilan saluran di bagian Teams.
Tab Teams memiliki beberapa tab tersendiri. Saat membuka saluran, Anda dapat melihat tab Poskan, File,, dan Wiki. Anda dapat melihat lebih banyak tab jika administrator telah mengintegrasikan aplikasi dengan saluran.
Posting
Tampilan Pos adalah tempat Anda dapat berdiskusi dengan kolega Anda. Anda dapat menggunakan beberapa fitur yang ditawarkan oleh MS Teams saat menulis pesan atau berinteraksi dengan pesan dalam tampilan Posting. Opsi ini juga tersedia untuk pesan pribadi.
Tulis Pesan
Untuk menulis pesan dalam tampilan Pos, klik tombol Percakapan Baru. Di bagian”Mulai percakapan baru”, Anda dapat mulai mengetik pesan.
Saat menulis pesan, Anda dapat menggunakan fitur pemformatan, melampirkan file, emoji, GIF, atau bahkan membuat jajak pendapat. Untuk menyebutkan pengguna , Anda dapat menggunakan simbol’@’sebelum mengetik nama pengguna mereka. MS Teams juga menawarkan fitur pengiriman pujian.
Berinteraksi dengan Pesan
Ada beberapa cara untuk berinteraksi dengan Anda pesan dalam tampilan Pos. Jika Anda harus menanggapi pesan tertentu dari percakapan, Anda dapat mengeklik opsi”Balas”di bawah pesan.
Selain itu, jika Anda ingin terlibat dengan pesan dengan cara lain, arahkan kursor ke atas pesan. Anda dapat menanggapi pesan atau memilih tiga titik untuk melakukan tindakan seperti menyimpan, menerjemahkan, dan menyematkan.
File
Tab File di bagian Teams menampung semua file termasuk gambar dan dokumen di tab ini. Selain itu, Anda juga dapat mengunggah, membagikan, menyinkronkan, dan menghapus file Anda di ruang ini. Anda dapat berkolaborasi pada file dari program seperti Excel, Word, dan Powerpoint dengan kolega Anda dalam tampilan ini.
Wiki/Notes
Bagian selanjutnya akan tampak berbeda bergantung pada apakah Anda memiliki Teams untuk sekolah atau bekerja. Namun, bagian ini bertindak serupa. Untuk sekolah, Anda dapat melihat catatan tentang topik yang telah ditambahkan oleh administrator Tim Anda. Tim untuk pengguna kerja dapat melihat bagian ini sebagai’Wiki’.
Bagian ini digunakan untuk menyimpan catatan bersama. Anda dapat melihat atau membuat catatan baru Anda sendiri di bagian Wiki.
Mengintegrasikan Aplikasi Lain
Anda dapat menambahkan tab baru yang menjalankan aplikasi eksternal di Bagian tim. Klik tanda + pada tab dan tunggu jendela baru dimuat. Teams akan menampilkan aplikasi yang diintegrasikan oleh administrator Anda yang dapat ditambahkan ke tab Anda.
Tab Kalender
Bagian kalender menyertakan kisi yang menampilkan jadwal Anda. Jika Anda telah menerima undangan rapat apa pun, undangan tersebut akan muncul di kisi kalender. Anda juga dapat membuat, bergabung, atau menjadwalkan rapat dari bagian ini.
Buat Rapat
Jika Anda harus segera mengadakan rapat, pilih Bertemu Sekarang di bagian atas tampilan.
Di tampilan Kalender, pilih Bertemu Sekarang. Beri nama rapat Anda. Pilih Bertemu Sekarang atau Dapatkan Tautan untuk Dibagikan. Anda juga akan mendapatkan kesempatan untuk menambahkan pengguna dari rapat.
Jadwalkan Rapat
Teams memungkinkan Anda merencanakan rapat terlebih dahulu dari tampilan kalender.
Pilih Rapat Baru. Di jendela, masukkan detail tentang rapat Anda.
Klik Simpan/Kirim.
Bergabung dengan Rapat
Jika Anda telah diundang ke rapat dengan ID rapat, Anda dapat memasuki rapat dari bagian Kalender di Teams.
Klik Bergabung dengan tanda pengenal. Di pop-up, masukkan Meeting ID dan Meeting Passcode.
Pilih Gabung Rapat.
Tab Tugas (Tim untuk Sekolah)
Tab ini tersedia jika Anda menggunakan Teams untuk sekolah. Bergantung pada apakah Anda seorang pengajar atau siswa, Anda dapat membuat atau melihat tugas Anda. Klik tombol Buat untuk membuat Tugas atau Kuis baru. Anda juga dapat mengizinkan tugas yang sudah ada dari kelas.
Bagian Tugas memiliki tiga tab: Ditugaskan, Dikembalikan, dan Draf.
Ditugaskan
Seperti namanya, Anda dapat melihat tugas yang ditugaskan di bagian ini. Di samping tugas, Anda dapat melihat jumlah siswa yang telah menyerahkan tugasnya.
Dikembalikan
Setelah siswa mengirimkan tugasnya, Anda dapat mengaksesnya dari Dikembalikan bagian.
Draf
Semua tugas yang belum ditetapkan disimpan di bagian Draf. Bagian ini berguna jika organisasi mengharuskan Anda mendapatkan persetujuan sebelum menetapkan tugas.
Tab Panggilan
Bagian panggilan memiliki tab Telepon dan Kontak .
Telepon
Anda dapat melakukan panggilan, melihat, atau menambahkan panggilan cepat dan riwayat panggilan dari bagian ini. Riwayat panggilan menyimpan bagian yang mencakup Semua, Tidak terjawab, dan Panggilan masuk. Jika penerima telah meninggalkan Pesan suara, Anda juga dapat mengaksesnya di bagian Riwayat.
Kontak
Anda dapat melihat kontak yang telah Anda tambahkan bagian ini. Jika Anda ingin menambahkan kontak, klik tombol Tambahkan Kontak dan masukkan nama atau nomor kontak. Anda dapat menambahkan kontak di dalam atau di luar organisasi Tim Anda.
File
Tab File membantu Anda melihat semua file yang Anda terima di obrolan pribadi atau di saluran Teams. Anda juga dapat melihat file yang Anda buat atau yang telah dibagikan seseorang dengan Anda yang disimpan di OneDrive Anda.
Untuk membuka, mengunduh, atau menyalin tautan dokumen di bagian File, buka lokasi di mana file disimpan dan pilih menu tiga titik. Klik salah satu opsi untuk menyelesaikan tindakan Anda.
Bagaimana Cara Mengonfigurasi Pengaturan Microsoft Teams?
Microsoft Teams memiliki pengaturan tambahan yang membantu Anda mempersonalisasi pengalaman Teams Anda. Dari pengaturan, Anda dapat melakukan tindakan seperti mengubah tampilan, pengaturan privasi, dan mengelola perangkat yang digunakan oleh aplikasi Teams.
Anda dapat mengunjungi pengaturan dengan mengeklik menu tiga titik di samping ikon profil Anda di pojok kanan atas.
Umum
Bagian umum membantu Anda menyiapkan Tema, Tata Letak, Bahasa,
Akun
Jika Anda memiliki beberapa akun dengan kredensial Teams yang sama, Anda dapat mengelolanya dari bagian Akun.
Privasi
Bagian privasi membantu Anda mengelola kontak, notifikasi, dan pengaturan interaksi lainnya. Anda dapat mengelola Jangan Ganggu, Kontak yang diblokir, Pintasan keyboard, Tanda baca, Survei, dan Pengalaman terhubung lainnya.
Pemberitahuan
Anda dapat melacak aktivitas email, serta mengubah tampilan dan suara notifikasi. Anda juga dapat mengelola pemberitahuan yang Anda terima dari obrolan Tim, dan rapat, serta melihat status aktivitas pengguna lain.
Perangkat
Anda dapat mengelola perangkat audio dan video Anda dari bagian ini. Jika Anda memiliki beberapa perangkat input yang terhubung, Anda dapat memilih perangkat mana yang ingin Anda gunakan di aplikasi Teams. Anda juga dapat mengonfigurasi perangkat Anda dengan mengaktifkan Peredam bising.
Setelan lainnya meliputi Izin aplikasi, Aksesibilitas, Teks dan transkrip, File, dan Panggilan. Microsoft Teams telah menyertakan deskripsi di bawah setiap opsi untuk membantu Anda mengonfigurasi pengaturan Anda.