Jika Anda menerima ratusan email setiap hari di akun Gmail Anda, kemungkinan besar Anda melewatkan banyak email penting. Saat menghapus email yang tidak penting bukanlah pilihan bagi Anda, Anda mengarsipkannya.
Arsip email adalah folder tempat Anda menyimpan email lama yang tidak penting, seperti faktur dan promosi.
Sayangnya, Gmail tidak memiliki fitur pengarsipan otomatis yang secara otomatis memindahkan email tertentu ke arsip. Namun, Anda dapat membuat folder arsip sendiri sehingga tidak akan melewatkan folder yang lebih penting.
Dalam artikel ini, kami menunjukkan kepada Anda berbagai cara untuk secara otomatis memindahkan email tertentu ke folder arsip. Dengan cara ini, Anda tidak perlu menghapusnya dan dapat melihatnya jika dan saat diperlukan.
Daftar isi
Cara Mengarsipkan Email di Gmail
Menggunakan Gmail, Anda dapat mengarsipkan email menggunakan label. Label adalah folder yang Anda buat secara manual untuk memisahkan email tertentu menggunakan filter.
Metode yang diberikan di bawah ini akan secara otomatis memindahkan email ke label yang Anda tentukan tanpa membuka folder”Kotak Masuk”utama. Ini email yang tidak penting bahkan tidak dapat dibaca jika perlu.
Membuat Label untuk Pengarsipan Otomatis
Metode ini memandu Anda tentang cara membuat label dan kemudian secara otomatis memindahkan semua email berikutnya ( berdasarkan pilihan Anda) ke label tersebut. Perhatikan bahwa email khusus tersebut tidak akan muncul lagi di folder kotak masuk utama Anda.
Buka Gmail menggunakan browser web apa saja.
Buka setelan Gmail.
Buka setelan Gmail
Klik roda gigi ikon di pojok kanan atas, lalu klik “Lihat semua setelan.”
Beralih ke tab “Label”.
Buka tab Label Gmail
Klik “Buat label baru.”
Buat label baru
Gulir ke bawah ke bagian Label dan klik Buat label baru.
Tugaskan beri nama pada label dan klik Buat.
Beri nama label
Label Gmail sekarang akan dibuat. Sekarang saatnya menggunakannya untuk mengarsipkan email.
Kembali ke folder”Kotak Masuk”utama dan buka email yang ingin Anda arsipkan.
Perhatikan bahwa semua email mendatang dari pengirim ini akan diarsipkan.
Buka menu email dan klik “Filter pesan seperti ini.”
Filter email
Dari munculan, klik Buat Filter.
Buat filter
Dari munculan berikutnya, pilih label arsip yang dibuat dari menu tarik-turun di depan “Terapkan label:”
Terapkan label
Anda juga dapat membuat penyesuaian lainnya, seperti menandai email sebagai telah dibaca, tidak pernah menandainya sebagai penting, dll. Selain itu, Anda juga dapat mencentang kotak di samping”Terapkan juga filter ke percakapan yang cocok dengan X“untuk memindahkan email serupa ke label arsip juga.
Saat konfigurasi untuk filter selesai, klik Buat Filter.
Buat filter
Sekarang Anda telah berhasil membuat mekanisme pengarsipan otomatis di Gmail. Semua email mendatang yang memenuhi kriteria filter sekarang akan dipindahkan ke label arsip.
Jika Anda ingin melihat email yang diarsipkan ini, yang perlu Anda lakukan hanyalah membuka label/folder dari bilah kiri di Gmail.
Namun, di masa mendatang, jika Anda ingin memulihkan semua email ke folder”Kotak Masuk”utama, Anda hanya perlu menghapus label. Menghapus label tidak akan menghapus email apa pun, dan email di dalam label tersebut akan dikembalikan ke folder utama secara otomatis.
Buat Filter untuk Mengarsipkan Email Lama
Metode lain untuk mengarsipkan email adalah menggunakan fitur penelusuran lanjutan Gmail untuk memindahkan email lama ke arsip. Metode ini dapat digunakan saat Anda memiliki banyak email di folder Kotak Masuk dan ingin menghapusnya tanpa menghapus satu pun.
Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat filter untuk pengarsipan otomatis email lama di Gmail:
Buka akun Gmail Anda menggunakan browser web apa pun.
Cl centang pada ikon Penelusuran Lanjutan.
Lakukan penelusuran lanjutan
Di kolom “Memiliki kata”bidang teks, terapkan salah satu dari filter berikut pilihan Anda:
older_than:Xd – Filter email yang lebih lama dari X hariolder_than:Xm – Filter email yang lebih lama dari X bulanolder_than:Xy – Filter email yang lebih lama dari X tahun
Di mana X adalah jumlah hari, bulan, atau tahun.
Masukkan detail untuk filter
Klik Buat Filter.
Saat dimintai konfirmasi, klik Oke.
Konfirmasi detail filter
Centang kotak di samping”Lewati Kotak Masuk (Arsipkan)”dan”Terapkan juga filter ke percakapan yang cocok”, sebagai serta setelan filter lainnya yang ingin Anda terapkan.
Terapkan setelan filter
Klik Buat Filter.
Filter sekarang akan dibuat dan semua email lama dari waktu yang ditentukan sekarang akan dipindahkan ke folder “Semua Surat“.
Namun, di masa mendatang, jika Anda ingin memulihkan email yang diarsipkan atau membuat perubahan pada filter, ini dapat dilakukan dengan menghapus filter atau mengeditnya dari Pengaturan Gmail >> Filter dan Alamat yang Diblokir.
Buat File PST dengan Outlook
Metode lain untuk mengarsipkan email Anda di Gmail adalah dengan membuat file.PST offline. Ini akan menyimpan email Anda secara offline, setelah itu Anda dapat menghapus email dari akun Gmail Anda dan mengosongkan ruang.
Proses untuk membuat file PST adalah Anda menggunakan Microsoft Outlook untuk Gmail. Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini untuk masuk ke akun Gmail dengan Outlook dan kemudian menggunakannya untuk membuat file.PST offline.
Masuk ke Gmail menggunakan browser web dan aktifkan IMAP.
Buka Outlook dan masuk menggunakan kredensial Anda.
Masuk ke Outlook
Setelah semua folder disinkronkan, buka menu”Ekspor/Impor”dari menu File.
Buka File >> Ekspor/Impor.
Klik “Ekspor ke file”.
Pilih “PST”, lalu klik Berikutnya.
Simpan file.PST ke lokasi mana pun.
Wizard akan lalu ekspor semua email Anda ke file PST yang akan disimpan secara lokal di hard drive Anda. Sekarang Anda dapat melanjutkan untuk menghapus email dari akun Gmail online Anda.
Seringkali Pertanyaan yang Diajukan (FAQ)
Apakah mengarsipkan sama dengan menghapus?
Jawaban singkatnya adalah tidak. Mengarsipkan tidak sama dengan menghapus. Pengarsipan hanya mengacu pada memindahkan objek ke lokasi lain di mana item tersebut disimpan. Dalam beberapa kasus, dikompresi, untuk menghemat ruang. Saat menghapus item berarti menghapus objek seluruhnya, baik sementara atau permanen.
Bagaimana cara melihat email yang diarsipkan di Gmail?
Saat Anda melakukan penelusuran di Gmail, email dari semua folder dan label ditampilkan di hasil pencarian, termasuk folder yang diarsipkan dan dikirim. Cara lain untuk melihat email yang diarsipkan adalah dengan melompat langsung ke label arsip dari bilah kiri.
Apakah email yang dihapus di Gmail dapat dipulihkan?
Saat Anda menghapus email di Gmail, terlepas dari apakah itu diarsipkan atau tidak, itu dipindahkan ke folder”Sampah”, dan disimpan selama 30 hari lagi. Setelah 30 hari berlalu, email dihapus secara permanen.
Lihat juga:
Subhan Zafar Subhan Zafar adalah profesional TI mapan dengan minat dalam pengujian dan penelitian infrastruktur Windows dan Server, dan saat ini bekerja dengan Itechtics sebagai konsultan penelitian. Dia telah mempelajari Teknik Listrik dan juga disertifikasi oleh Huawei (Perutean HCNA & HCNP dan Beralih).
