Jika Anda jauh dari tempat kerja, keluar dari kantor di tim memastikan kolega melihat status Anda dan mendapatkan balasan otomatis. Sebagian besar masalah berasal dari hanya menggunakan catatan status alih-alih balasan otomatis atau tidak menjadwalkan waktu mulai/akhir dengan benar. Perbaikannya sederhana: Nyalakan balasan otomatis, atur rentang waktu, dan sertakan pesan yang jelas dengan kontak alternatif.
Sebelum Anda mulai
Anda akan memerlukan akun kerja atau sekolah. Akun pribadi/gratis mungkin tidak menunjukkan semua opsi. Perubahan bisa memakan waktu beberapa menit untuk disinkronkan antara tim dan Outlook. Putuskan apakah Anda hanya ingin balasan di dalam org Anda atau juga untuk pengirim eksternal. Siapkan pesan singkat: Tanggal pengembalian, siapa yang harus dihubungi, dan instruksi perawatan yang mendesak.
di luar kantor di tim di desktop atau web
Buka tim dan pilih gambar profil Anda (kanan atas). Pilih Set Status Pesan, lalu pilih Jadwal Out of Office. Nyalakan balasan otomatis. Ketik pesan Anda untuk orang-orang di dalam organisasi Anda. (Opsional) Pilih Kirim balasan di luar organisasi saya dan masukkan pesan terpisah untuk kontak eksternal. Atur tanggal/waktu mulai dan akhir waktu/waktu sehingga status Anda menghidupkan dan mematikan secara otomatis. Pilih Simpan.
Catatan: menjadwalkan waktu mulai dan akhir mencegah status Anda tidak terjebak di luar kantor.
Ubah atau matikan di luar kantor (desktop/web)
Buka gambar profil Anda → Set Status Pesan → Jadwalkan Out of Office. Edit teks atau rentang waktu, atau mematikan balasan otomatis. Pilih Simpan.
Pro Tip: Jika Anda kembali lebih awal, mematikan balasan otomatis segera membersihkan kehadiran di luar kantor di seluruh tim dan pandangan.
tip pro: Gunakan balasan otomatis untuk OOO formal dan pesan status untuk konteks obrolan tambahan. Mereka dapat berlari bersama.
Apa yang harus ditulis dalam pesan di luar kantor Anda
tanggal kembali/waktu: “Saya kembali pada hari Senin, 18 Nov, 9 pagi ET.” kontak alternatif: “Untuk item yang mendesak, hubungi Alex Smith.” SCOPE: Sesuaikan nada untuk audiens internal vs eksternal. Batas: Kalimat opsional tentang akses terbatas ke email atau tim.
template (internal):
“Terima kasih atas pesan Anda. Saya keluar dari kantor mulai 12–18 November dan akan kembali pada 19 November pukul 9 pagi. Untuk masalah mendesak, hubungi Alex Smith. Saya akan membalas ketika saya kembali.”TERIMA KASIH. [email dilindungi] .”
Pemecahan masalah
status tidak berubah pada waktu mulai: berikan beberapa menit untuk disinkronkan. Jika berlanjut, beralihnya balasan otomatis. kolega tidak melihat spanduk dalam obrolan: minta mereka untuk membuka kembali obrolan atau restart tim. Kehadiran dapat menangani. Outlook menunjukkan ooo tetapi tim tidak: Masuk/dalam tim. Pastikan akun yang sama ditandatangani ke kedua aplikasi. balasan eksternal yang tidak dikirim: Konfirmasi Kirim balasan di luar organisasi saya diaktifkan dan Anda memasukkan pesan eksternal. Undang-Besar Otomatis Tidak Berfungsi: atur ini di Outlook Meeting/Calendar Options; Tim tidak mengendalikannya.
faq
apakah pengaturan di luar kantor dalam tim mengirim balasan email?
Ya, ketika Anda mengaktifkan balasan otomatis dalam tim, ia menggunakan sistem Outlook untuk mengirim email-replies otomatis.
Dapat saya jadwalkan pesan yang berbeda untuk kontak eksternal internal?
Dapat saya jadwalkan pesan yang berbeda untuk internal vs kontak eksternal eksternal?
Akankah rapat-rapat akan dideklinasikan secara otomatis saat saya pergi? dapatkah saya mengaturnya tanpa jangkauan waktu?
Hanya jika Anda mengkonfigurasi perilaku itu di Outlook. Kehadiran tim Sendiri bukan penurunan otomatis.
Ya, tapi penjadwalan waktu mulai/akhir lebih aman sehingga Anda tidak lupa untuk mematikannya.
Tidak. Tidak. Pesan Status Jangan mengirim balasan email dan tidak boleh digunakan sebagai satu-satunya OOO Anda.
Ringkasan
Gambar profil → Setel pesan status → jadwalkan di luar kantor. Nyalakan balasan otomatis. Tulis pesan eksternal internal dan opsional. Atur waktu mulai/akhir. Simpan, dan secara opsional tambahkan pesan status pendek.
Kesimpulan
Gunakan balasan otomatis untuk mengatur di luar kantor yang tepat kemudian tambahkan pesan status singkat untuk visibilitas obrolan. Menjadwalkan rentang waktu mencegah handoff yang terlewat dan menghapus status Anda tepat waktu. Jika menyinkronkan lag, restart tim, periksa balasan otomatis Outlook, dan simpan kembali pengaturan Anda.