Excel est un outil incroyablement pratique pour organiser une liste de diffusion, mais il n’est pas si génial lorsqu’il s’agit d’imprimer les étiquettes. Taper toutes les informations que vous avez déjà saisies prendrait beaucoup de temps – mais heureusement, vous pouvez aussi avoir le gâteau et le manger. Aujourd’hui, nous allons vous montrer comment créer et imprimer des étiquettes d’adresse à partir d’Excel avec un peu d’aide de Microsoft Word et de la fonctionnalité de publipostage.
Imprimer des étiquettes à partir d’Excel est facile
Bien que la fonctionnalité intégrée d’Excel ne soit pas idéale pour la création d’étiquettes, la beauté de la suite Microsoft Office réside dans sa compatibilité croisée. Si les deux applications sont installées, vous pouvez importer rapidement et automatiquement les données de votre feuille de calcul Excel dans Word et les afficher de manière organisée pour l’impression.
Il convient de noter deux choses avant de commencer. Premièrement, bien que le didacticiel se concentre sur les étiquettes d’adresse, il peut être modifié pour fonctionner avec n’importe quelle étiquette. Deuxièmement, vous devrez configurer correctement vos colonnes dans Excel pour que cela soit aussi transparent que possible. Nous en discuterons dans la première étape :
Comment préparer votre liste de diffusion dans Excel pour imprimer une étiquette s Avec le publipostage
Avant de vous lancer dans le processus de publipostage, votre feuille de calcul Excel doit être correctement préparé. Cela implique d’organiser vos données avec des en-têtes de colonnes clairs et concis et de vous assurer que chaque ligne contient des données précises pour chaque étiquette.
Configurer les en-têtes de colonnes
Assurez-vous que votre feuille Excel comporte des en-têtes de colonnes clairs et descriptifs correspondant aux champs d’étiquette (par exemple, prénom, nom, adresse). Cela facilite le mappage précis des données dans Word.
Par exemple, dans notre exemple, nous utiliserons les champs nom de la propriété, nom de l’opérateur, adresse, ville, état, code postal et pays. Si vous utilisez vos libellés pour une liste de diffusion, vous souhaiterez peut-être inclure des libellés de titre tels que le prénom, le nom et le titre.
Conseil : Utilisez des conventions de dénomination cohérentes et évitez caractères spéciaux dans les en-têtes pour éviter les erreurs de fusion.
Organisez vos données
Chaque ligne doit représenter les informations d’une étiquette, en veillant à ce qu’il n’y ait aucun espace vide. les lignes ou les colonnes perturbent l’ensemble de données.
Meilleure pratique : vérifiez et nettoyez régulièrement vos données pour détecter les doublons, les entrées incomplètes ou les erreurs afin de maintenir l’exactitude.
Formater correctement les données
Portez une attention particulière aux types de données, en particulier pour les champs tels que le code postal ou le numéro de téléphone. Assurez-vous qu’ils sont correctement formatés (par exemple, format « Texte » pour les codes postaux afin de conserver les zéros non significatifs).
Conseil : Utilisez la fonctionnalité de validation des données d’Excel pour maintenir l’intégrité des données.
Enregistrez votre fichier Excel Une fois vos données organisées et vérifiées, enregistrez le fichier Excel. Il est recommandé de conserver ce fichier accessible pour les futures tâches d’impression d’étiquettes.
Comment fusionner des étiquettes d’Excel vers Word
Sélectionnez « Démarrer le publipostage » > « Étiquettes »
Ouvrir l’onglet « Mailings » du ruban Word et sélectionnez « Démarrer le publipostage > Étiquettes … ». La fonctionnalité de publipostage vous permettra de créer facilement des étiquettes et d’y importer des données à partir d’un tableur.
Sélectionnez vos options d’étiquette et appuyez sur « OK »
Sélectionner Destinataires Appuyez sur « Mailings > Sélectionner des destinataires > Utiliser une liste existante… »
Parcourez votre fichier de liste de diffusion, sélectionnez-le et appuyez sur « Ouvrir »
Sélectionnez le nom de votre feuille, cochez”La première ligne de données contient des en-têtes de colonnes”et appuyez sur”OK”
Insérer un bloc d’adresse Ouvrez le « Mailings » dans votre ruban Word et cliquez « Bloc d’adresse ».
Appuyez sur « Correspondre aux champs … » dans la fenêtre « Insérer un bloc d’adresse »
Dans le «”Obligatoire pour la section Bloc d’adresses”, faites correspondre les champs avec les noms de vos colonnes
S’ils ne s’alignent pas exactement, ce n’est pas un problème. Dans notre cas, par exemple, « Nom de la propriété » et « Nom de l’opérateur » remplacent le prénom et le nom. Appuyez sur “OK” lorsque vous avez terminé.
Vérifiez l’aperçu dans la fenêtre « Insérer un bloc d’adresse » et vérifiez l’aperçu
Si vous en êtes satisfait, appuyez sur “OK”. Sinon, vous devrez peut-être modifier à nouveau vos champs.
Vérifiez si « AddressBlock » apparaît dans votre première étiquette
Si c’est le cas, ouvrez à nouveau l’onglet « Mailings » et appuyez sur le bouton vert « Mettre à jour les étiquettes »
« AddressBlock » apparaîtra désormais dans toutes vos étiquettes.
Effectuez votre publipostage final
Ouvrez à nouveau l’onglet « Mailings” et cliquez sur « Terminer et fusionner », puis «Modifier des documents individuels…».
Cochez « Tous » dans la fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » et appuyez sur « OK »
Imprimez votre adresse étiquettes
Une fois toutes vos adresses importées, vous pouvez enfin imprimer vos étiquettes et envoyer votre courrier. N’oubliez pas de sauvegarder le document au cas où vous auriez besoin de réimprimer l’un d’entre eux.
Avant d’imprimer sur vos feuilles d’étiquettes, imprimez une page de test sur du papier standard pour vérifier l’alignement et le formatage. Ajustez selon vos besoins.
FAQ – Foire aux questions sur l’impression d’étiquettes avec Excel
Puis-je automatiser le processus de publipostage pour gagner du temps lors de l’impression future d’étiquettes ?
Pendant l’envoi du courrier Le processus de fusion nécessite quelques étapes manuelles, vous pouvez rationaliser les tâches futures en enregistrant votre modèle de document Word et votre fichier de données Excel. La prochaine fois, il vous suffira de mettre à jour le fichier Excel et de relancer le publipostage dans votre modèle Word enregistré.
Comment gérer les caractères spéciaux ou les langues étrangères dans mes étiquettes ?
Assurez-vous que vos fichiers Excel et Word prennent en charge le codage des caractères spéciaux ou des langues étrangères. Utilisez des polices Unicode dans les deux applications et vérifiez l’affichage des données dans l’aperçu de Word avant de finaliser la fusion.
Est-il possible de fusionner les données de plusieurs colonnes Excel dans un seul champ d’étiquette dans Word ?
Oui, vous pouvez combiner les données de plusieurs colonnes Excel dans un seul champ d’étiquette dans Word en utilisant l’option « Insérer un champ de fusion » dans l’onglet « Mailings ». Ajoutez et formatez manuellement ces champs dans votre modèle d’étiquette selon vos besoins.
Comment puis-je ajuster l’espacement entre les étiquettes si elles sont trop proches ou trop éloignées ?
Dans les options d’étiquette de Word , vous pouvez ajuster la taille des lignes et des colonnes, ainsi que les marges entre les étiquettes, pour garantir un espacement approprié. Ces ajustements peuvent s’avérer utiles si vos étiquettes ne s’alignent pas bien avec vos feuilles d’étiquettes.
Quelle est la meilleure façon de gérer de grandes listes de diffusion pour l’impression d’étiquettes ?
Pour les grandes listes de diffusion, gérez votre Fichier Excel avec des données structurées, utilisez des filtres pour gérer des sous-ensembles de votre liste, et mettez régulièrement à jour et nettoyez vos données. Pensez à diviser votre liste en segments plus petits pour faciliter la manipulation lors du processus de publipostage.
Puis-je utiliser des tailles d’étiquette personnalisées qui ne sont pas répertoriées dans les options d’étiquette de Word ?
Oui, si votre la taille de l’étiquette n’est pas répertoriée, vous pouvez créer une taille d’étiquette personnalisée dans Word. Accédez à”Étiquettes“, sélectionnez”Options“, puis choisissez”Nouvelle étiquette“pour saisir les dimensions de votre étiquette personnalisée.
Comment puis-je imprimer différentes adresses sur chaque étiquette plutôt que de répéter la même adresse ?
Le processus de publipostage imprime intrinsèquement différentes données (par exemple, les adresses) de chaque ligne de votre fichier Excel sur des étiquettes individuelles. Assurez-vous que chaque ligne dans Excel contient des données uniques pour chaque étiquette.
Puis-je sélectionner des lignes spécifiques de mon fichier Excel à imprimer, plutôt que la feuille entière ?
Oui, pendant la phase « Sélectionner Destinataires”dans Word, vous pouvez filtrer ou trier la liste pour inclure uniquement des lignes spécifiques de votre fichier Excel, ce qui vous permet d’imprimer des étiquettes pour un sous-ensemble sélectionné de vos données.
Comment puis-je m’assurer que mes étiquettes sont écologique et durable ?
Choisissez des étiquettes fabriquées à partir de matériaux recyclés ou certifiées par des organisations environnementales. De plus, imprimez uniquement les étiquettes dont vous avez besoin pour minimiser les déchets et recyclez toutes les feuilles de test ou les erreurs d’impression.
Que dois-je faire si mon imprimante n’aligne pas correctement les étiquettes même après des ajustements ?
Vérifiez les paramètres de votre imprimante pour vous assurer qu’ils correspondent aux spécifications de la feuille d’étiquettes et ajustez les paramètres d’alignement ou d’alimentation de l’imprimante. Parfois, la sélection du type de support « Étiquettes » dans les propriétés de l’imprimante peut améliorer l’alignement.
Est-il possible d’effectuer un publipostage pour des étiquettes dans Google Docs ou Sheets ?
Google Docs et Sheets propose des modules complémentaires et des scripts qui permettent des fonctionnalités de publipostage similaires. Cependant, le processus et les fonctionnalités diffèrent de ceux de la suite Office de Microsoft.
Comment puis-je sécuriser mes données lorsque je partage le fichier Excel avec d’autres personnes pour l’impression d’étiquettes ?
Envisagez de protéger votre fichier Excel par mot de passe, d’anonymiser les données sensibles ou d’utiliser des plateformes de partage sécurisées. Limitez l’accès à ceux qui en ont besoin pour la tâche.
Puis-je suivre l’historique des versions de mon fichier Excel a-t-il été utilisé pour le publipostage ?
Si vous stockez votre fichier Excel sur une plate-forme prenant en charge la gestion des versions (comme SharePoint ou OneDrive), vous pouvez suivre les modifications et revenir aux versions précédentes si nécessaire.
Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la configuration d’un publipostage pour les étiquettes ?
Les erreurs courantes incluent le fait de ne pas formater correctement les données dans Excel, de négliger l’étape d’inclusion des en-têtes de colonnes et de ne pas faire correspondre les champs Excel. correctement au modèle d’étiquette de Word. Vérifiez à nouveau l’exactitude de chaque étape.
Si vous avez passé beaucoup de temps dans Excel, vous connaîtrez la difficulté liée à la création d’une grande feuille de calcul, pour ensuite vous en rendre compte. a besoin d’être ajusté. Heureusement, cela ne prend pas toujours beaucoup de temps. Vous pouvez utiliser la commande concatenate pour combiner des cellules de texte dans Excel sans perte de données.
Extra : Comment créer un paysage de page dans Word
La plupart du temps, lorsque vous créez un document Word, vous le souhaitez en mode paysage ou portrait. Parfois, cependant, vous souhaitez un paysage d’une seule page – pour afficher une image par exemple. Cependant, cela n’est pas aussi simple qu’on pourrait l’imaginer. En conséquence, nous allons vous montrer comment créer un paysage d’une page dans Word en utilisant quelques astuces.
