Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains documents Word sont plus volumineux que d’autres, même s’ils ont le même nombre de pages et de texte ? Ici, nous expliquerons certains des facteurs qui influencent la taille d’un document Word, comment Microsoft Word stocke les informations et comment vous pouvez compresser un document Word pour le réduire.
Taille du fichier Microsoft Word : facteurs influents
L’un des principaux facteurs affectant la taille d’un document Word est le type et le nombre d’images intégrées dans le document. Les images peuvent occuper beaucoup d’espace, surtout si elles sont en haute résolution ou non compressées. Word propose plusieurs options pour réduire la taille des images dans un document, telles que le recadrage, le redimensionnement, la compression ou la conversion dans un format différent.
Un autre facteur qui influence la taille d’un document Word est le utilisation des styles et de la mise en forme. Les styles sont des ensembles prédéfinis d’attributs de mise en forme qui peuvent être appliqués au texte, aux paragraphes, aux tableaux ou à d’autres éléments d’un document. Le formatage est toute modification que vous apportez à l’apparence du texte ou d’autres éléments, tels que la police, la couleur, l’alignement, l’espacement, etc. Les styles et le formatage peuvent rendre votre document plus professionnel et cohérent, mais ils ajoutent également des informations supplémentaires au fichier. , augmentant sa taille.
Un troisième facteur affectant la taille d’un document Word est la quantité de métadonnées stockées dans le fichier. Les métadonnées sont toutes les informations qui décrivent ou identifient le document, telles que le nom de l’auteur, la date de création, les mots clés, les commentaires, les révisions, etc. Les métadonnées peuvent être utiles pour organiser et rechercher des documents, mais elles augmentent également la taille du fichier. Vous pouvez réduire la taille de votre document en supprimant toutes les métadonnées inutiles ou sensibles du fichier.
Word dispose également d’une fonctionnalité qui enregistre automatiquement une copie de votre document toutes les quelques minutes en cas de panne de courant ou de crash du système. Cette fonctionnalité crée un fichier temporaire stocké dans le dossier caché de votre ordinateur. Ce fichier est généralement supprimé lorsque vous fermez normalement Word, mais il peut parfois rester sur votre ordinateur et occuper de l’espace. Vous pouvez supprimer ces fichiers temporaires à l’aide de l’outil de nettoyage de disque sur votre ordinateur ou en recherchant des fichiers avec l’extension.tmp dans votre système.
Word possède également une fonctionnalité intégrée qui comprime votre document lorsque vous l’enregistrez en tant que fichier.docx. Cette fonctionnalité réduit la taille du fichier en supprimant toute information redondante ou inutile du fichier et en utilisant un algorithme de compression plus efficace.
En suivant ces conseils, vous pouvez réduire la taille de vos documents Word et économiser de l’espace disque sur ton ordinateur. Vous pouvez également améliorer les performances de Word et éviter toute erreur ou corruption pouvant survenir en raison de fichiers volumineux. Voici plusieurs façons de réduire la taille d’un document Word.
Comment compresser des images pour réduire la taille de fichier d’un document Word
Vous pouvez compresser des images dans votre document Word en utilisant la méthode suivante qui peut réduire considérablement la taille du fichier s’il y a beaucoup d’images.
Cliquez sur l’image que vous souhaitez compresser, puis sur”Format d’image”dans le ruban.
Appuyez sur le bouton”Compresser les images”
Sélectionnez les options optimales pour la compression d’image Word
Décochez “Appliquer uniquement à cette image” pour définir la compression de toutes les images et sélectionnez Cliquez sur l’image que vous souhaitez compresser, puis sur “Format d’image” dans le ruban. Si disponible, vous pouvez sélectionner manuellement la résolution des images ci-dessous. Si les documents sont uniquement destinés à une utilisation en ligne et à des projecteurs, “Web (150 ppi)” est généralement suffisant. Pour les impressions, “Print (220ppi)” est généralement suffisant.
Comment réduire la taille du fichier d’un document Word en enregistrant des images à une résolution inférieure
En plus de définir la résolution de l’image dans un document Word et d’opter pour la suppression des parties d’image recadrées, vous pouvez également définir la résolution de l’image globalement via les options.
Cliquez sur”Fichier”
Cliquez sur”Options”dans le menu principal
Définissez l’option d’image dans”Avancé”et”Taille et qualité de l’image”
Cochez “Supprimer les données d’édition” pour supprimez les parties d’image que vous avez recadrées dans Word ou toute autre donnée pouvant être stockée lors de l’édition et décochez “Ne pas compresser les images dans le fichier”.
Diminuez/définissez la “Résolution par défaut” pour les images. Si les documents sont uniquement destinés à une utilisation en ligne et aux projecteurs, “(150 ppi)” est généralement suffisant. Pour les impressions, “(220ppi)” est généralement suffisant. Les autres options “330ppi” ou “High Fidelity” peuvent entraîner des tailles de fichiers énormes.
Comment compresser des documents Word en n’incorporant pas de polices
L’intégration de polices signifie que les polices utilisées dans le document sont enregistrées avec lui, afin qu’ils puissent être affichés correctement sur n’importe quel appareil ou plate-forme. Si les polices ne sont pas intégrées, le document peut avoir un aspect différent lorsqu’il est ouvert sur un autre ordinateur ou imprimé, en particulier si les polices utilisées ne sont pas largement disponibles ou compatibles. Cela peut entraîner des problèmes avec formatage, mise en page et conception. Pour éviter ce problème, il est recommandé d’incorporer des polices dans un document Word avant de le partager ou de l’imprimer. Cependant, pour réduire la taille d’un document Word, vous pouvez simplement utiliser une police par défaut généralement disponible partout, telle que “Arial”, “Courier”, “Calibri” ou similaire, puis désactivez l’intégration des polices.
Cliquez sur”Fichier”
Passer à”Options”
Sélectionnez”Enregistrer”et décochez”Intégrer les polices dans le fichier”
Vous pouvez également limiter l’intégration des polices dans de la manière suivante
Sélectionnez “Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document (meilleur pour réduire la taille du fichier)” et “Ne pas incorporer les polices système courantes”.
Utiliser un outil pour compresser et réduire la taille d’un document Word
Il existe divers outils disponibles qui peuvent compresser et réduire la taille de documents Word. Ils peuvent être utiles si vous rencontrez des problèmes lors de l’envoi d’un fichier Word particulier mais que vous ne souhaitez pas modifier le fichier d’origine pour préserver une qualité maximale. Jetons un coup d’œil à quelques-uns de ces compresseurs de fichiers Word :
DocuCompress
DocuCompress est un service Web qui vous permet de compresser vos documents et de réduire leur taille de fichier sans compromettre leur qualité. Que vous ayez besoin d’envoyer des fichiers volumineux par e-mail, de les télécharger sur un stockage cloud ou de les optimiser pour la publication Web, DocuCompress peut vous aider à gagner du temps et de la bande passante. DocuCompress prend en charge divers formats de documents tels que PDF, DOCX, PPTX, XLSX, etc.. Vous pouvez compresser plusieurs fichiers à la fois et les télécharger sous forme d’archive ZIP. DocuCompress est rapide, sécurisé et facile à utiliser. Vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel ou de créer un compte. Faites simplement glisser et déposez vos fichiers et laissez DocuCompress faire le reste.
Wecompress
Wecompress est un site Web qui offre un moyen simple et rapide de compressez vos fichiers en ligne, en prenant en charge les fichiers PDF, Word, Excel, PowerPoint ou fichiers image. Vous pouvez également compresser plusieurs fichiers à la fois grâce à notre fonction de compression par lots. Wecompress utilise des algorithmes avancés pour s’assurer que vos fichiers sont compressés sans perte de qualité ou de données. Vous pouvez également protéger vos fichiers avec des options de chiffrement et de mot de passe.
Youcompress
Youcompress est un site Web qui offre un moyen simple et rapide de compresser vos fichiers en ligne. Vous pouvez prévisualiser la qualité du fichier compressé avant de le télécharger. Youcompress.com prend en charge une large gamme de formats de fichiers, tels que JPG, PNG, GIF, MP4, MOV, PDF, DOCX, MP3, et plus encore. Vous pouvez compresser plusieurs fichiers à la fois et les enregistrer sous forme d’archive ZIP. Youcompress.com respecte votre vie privée et supprime vos fichiers de ses serveurs après 24 heures.
