Jos olet poissa töistä, ryhmien toimistosta asettaminen varmistaa, että kollegat näkevät tilanne ja saavat automaattisen vastauksen. Suurin osa ongelmista johtuu vain tilahuomautuksen käytöstä automaattisten vastausten sijasta tai aloitus-/päätysaikojen ajoittamatta jättäminen oikein. Korjaus on yksinkertainen: Kytke automaattiset vastaukset päälle, aseta aikataulu ja sisällytä selkeä viesti vaihtoehtoisella kontaktilla.
ennen kuin aloitat
tarvitset työ-tai koulutilin. Henkilökohtaiset/ilmaiset tilit eivät välttämättä näytä kaikkia vaihtoehtoja. Muutokset voivat kestää muutaman minuutin synkronointi joukkueiden ja näkymien välillä. Päätä, haluatko vastauksia vain orgissa vai myös ulkoisiin lähettäjiin. Laadi lyhyt viesti: palautuspäivä, ketä ottaa yhteyttä, ja mahdolliset kiireelliset hoito-ohjeet.
Aseta toimistosta työpöydällä tai Web
-ryhmissä ja valitse profiilikuvasi (oikea yläosa). Valitse Aseta tilaviesti ja valitse sitten aikataulu toimistosta. Kytke automaattiset vastaukset päälle. Kirjoita viestisi organisaatiosi ihmisille. (Valinnainen) Valitse Lähetä vastaukset organisaation ulkopuolella ja kirjoita erillinen viesti ulkoisille yhteystietoille. Aseta aloituspäivä/aika ja lopetuspäivä/aika, jotta tila kytkeytyy päälle ja pois päältä. Valitse Tallenna.
Huomaa: Käynnistys-ja lopetusajan ajoittaminen estää tilaasi juuttumasta toimistosta.
Vaihda tai sammuta toimistosta (työpöytä/web)
Avaa profiilikuva → Aseta tilaviesti → Aikataulu toimistosta. Muokkaa tekstiä tai aikataulua tai vaihda automaattiset vastaukset. Valitse Tallenna.
Pro-vinkki: Jos palaat varhain, automaattisten vastausten kääntäminen tyhjentää välittömästi toimiston läsnäolon joukkueiden ja Outlookin välillä.
avaa joukkueet ja napauta profiilikuvaasi. Napauta Set-tilaviesti → pois toimistosta (tai automaattiset vastaukset). Vaihda automaattiset vastaukset. Kirjoita sisäinen viestisi ja jos tarjotaan, ulkoinen viestisi. Aseta aikataulu ja napauta Valmis/Tallenna.
Miksi käyttää sitä: Mobiili-aikataulu on kätevää, kun suunnitelmat muuttuvat, kun olet poissa työpöydältäsi.
Käytä Outlookia hallitsemaan automaattisia vastauksia, jotka synkronoivat joukkueisiin
joukkueiden läsnäolopeilien Outlook-automaattiset vastaukset. Jos haluat Outlookin käyttöliittymän, aseta se sinne ja joukkueet heijastavat sitä.
Outlook Desktop/Web: Automaattiset vastaukset → Kytke automaattiset vastaukset päälle → Aseta aikataulu → Komista sisäiset/ulkoiset viestit → Tallenna. Mitä joukkueissa tapahtuu: läsnäolosi näkyy toimistolla muistiinpanosi kanssa keskusteluissa, ja kollegat näkevät palautuspäiväsi, jos sisällytät sen.
HUOMAUTUS: Kalenterikäyttäytyminen (kuten automaattisesti poikkeavat uudet kokouskutsut) hallitaan Outlookissa, ei joukkueissa. Tarkista Outlook-asetukset, jos haluat, kutsuu automaattisesti kuvattuja ollessasi poissa.
Lisää tilaviesti nopeaan kontekstiin (valinnainen)
Tilaviesti on kevyt huomautus, jonka ihmiset näkevät, kun he @mentot tai keskustelevat kanssasi. Se tekee ei Lähetä sähköpostiviestit.
profiilikuva → Aseta tilaviesti. Kirjoita lyhyt huomautus, kuten “Ulos 18. marraskuuta-ota yhteyttä Alexiin kiireellisistä esineistä”. Tarkista, kun ihmiset viestivät minulle. Valitse Selkeys jälkeen ja valitse kesto → Valmis.
Pro-vinkki: Käytä automaattisia vastauksia muodolliseen OOO-tilaan ja tilaviestiin ylimääräiseen chat-kontekstiin. He voivat juoksua yhdessä.
Mitä kirjoittaa toimistoviestissäsi
Palautuspäivä/aika: “Olen palannut maanantaina 18. marraskuuta klo 9.00.” Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö: “Kiireellisten esineiden osalta ota yhteyttä Alex Smithiin.” laajuus: Säädä ääntä sisäisen tai ulkoisen yleisön. rajat: valinnainen lause rajoitetusta pääsystä sähköpostiin tai joukkueisiin.
malli (sisäinen):
“Kiitos viestistäsi. Olen poissa toimistosta 12.-18. marraskuuta ja palaan 19. marraskuuta klo 9.00. Kiireellisistä kysymyksistä ota yhteyttä Alex Smithiin. Vastaan kun olen palannut.” [Sähköpostisuojattu] .”
Vianmääritys
Tila ei muuttunut alkamisaikana: Anna sille muutaman minuutin synkronointi. Jos se jatkuu, vaihda automaattiset vastaukset pois/päälle. kollegat eivät näe banderolia chatissa: Pyydä heitä avaamaan chat-tai uudelleenkäynnistä joukkueet. Läsnäolo voi välimuisti. näkymät osoittavat OOO: n, mutta joukkueet eivät: kirjaudu ulos/joukkueissa. Varmista, että sama tili on allekirjoitettu molemmille sovelluksille. Ulkoisia vastauksia ei ole lähetetty: Vahvista Lähetä vastaukset Organisaation ulkopuolella on käytössä ja että kirjoitit ulkoisen viestin. Kutsu automaattisen decline ei toimi: Aseta tämä Outlook Meeting/Calendar-vaihtoehdoissa; Joukkueet eivät hallitse sitä.
UKK
Lähettääkö joukkueiden toimistojen asettaminen sähköpostiviestien vastaisiin? Käytä ulkoista vaihtoehtoa ja kirjoita erillinen viesti.
Kokoukset ovat automaattisesti kuvattu, kun olen poissa?
vain, jos määrität kyseisen käyttäytymisen Outlookissa. Joukkueiden läsnäolo yksinään ei ole automaattinen decline.
Voinko asettaa sen ilman aikataulua? Tilaviestit eivät lähetä sähköpostia vastauksia, eikä niitä pitäisi käyttää ainoana ooo. Kytke automaattiset vastaukset päälle. Kirjoita sisäiset ja valinnaiset ulkoiset viestit. Aseta käynnistys-/lopetusaika. Tallenna ja lisää valinnaisesti lyhyt tilaviesti.
PÄÄTELMÄT
Aseta oikeat toimiston ulkopuoliset automaattiset vastaukset ja lisää sitten lyhyt tilaviesti chatin näkyvyyttä varten. Aikataulun ajoittaminen estää ohittamatta jätettyjä vaihtoa ja tyhjentää tilasi ajoissa. Jos synkronointi viivästyy, käynnistä joukkueet uudelleen, tarkista Outlookin automaattiset vastaukset ja säästä asetukset uudelleen.
