Jos olet usein tekemisissä saman ryhmän kanssa Outlookissa, sinun on todennäköisesti myös lähetettävä heille kaikille yhteinen sähköposti.
Kun kirjoitat jokaisen henkilön sähköpostiosoitteen manuaalisesti, voit käyttää Outlookin hyödyllistä ominaisuutta nimeltä “jakeluluettelo”. Tämän ominaisuuden avulla voit lähettää sähköpostin kaikille ryhmän jäsenille kerralla.
Kuinka luodaan jakeluluettelo Outlookissa?
Kun olet luonut jakeluluettelon (tunnetaan myös nimellä yhteysryhmäluettelo), sinun on kirjoitettava ryhmän nimi kirjoittaessasi Voit myöhemmin lisätä/poistaa ryhmän jäseniä haluamallasi tavalla Outlookin asetuksista.
Työpöydällä
Avaa Outlook-sovellus. Valitse Ihmiset-kuvaketta vasemmassa alakulmassa. Napsauta Etusivu-välilehdellä Uusi yhteysryhmä.
Anna yhteysryhmälle ensisijainen nimi. Napsauta Lisää jäseniä ja valitse Outlook-yhteystiedoista vahva>. Vaihtoehtoisesti voit lisätä yhteystietoja osoitekirjastasi valitsemalla jonkin muun vaihtoehdon tai luoda uuden.
Kaksoisnapsauta Select Members Contacts-kehotteessa lisättävää yhteystietoa. Voit lisätä useita yhteystietoja pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna, kun valitset niitä.
Klikkaa nyt Jäsenet-painiketta. Kun olet valmis, napsauta Tallenna ja sulje vasemmassa yläkulmassa.
Outlook Webissä
Käynnistä selainsovellus ja kirjaudu sisään Outlook-tili. Napsauta sivupalkin Ihmiset-kuvaketta. Klikkaa sitten alanuolta Uusi yhteystieto ja valitse Uusi yhteystietoluettelo.
Kirjoita ryhmän nimi yhteystietoluettelon nimen alle. Lisää sähköpostiosoitteita, kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä ryhmään ja paina Enter. Peruuta henkilön lisääminen napsauttamalla vastaavan sähköpostiosoitteen vieressä olevaa ristikuvaketta.
Anna kuvaus ryhmästä, jos haluat. Napsauta Luo-painiketta.
Macissa
Avaa Outlook ja valitse Ihmiset-kuvake. Valitse sitten Koti-välilehdeltä Uusi yhteystietoryhmä tai Uusi yhteystietoluettelo riippuen Outlook-versio.
Nimeä yhteystietoryhmä seuraavassa ikkunassa. Napsauta Lisää-painiketta ja lisää henkilö ryhmään kirjoittamalla nimi/sähköpostiosoite.
Napsauta Tallenna ja sulje vahva>.
Miten yhteystietoryhmäluetteloa muokataan?
Jos yhteystietoryhmän luomisen jälkeen tunnet, että joku puuttuu tai haluat jättää henkilön pois siitä, voit muokata sitä milloin tahansa myöhemmin.
>
Outlook Webissä
Kun olet kirjautunut Outlook-tiliisi, napsauta Ihmiset-kuvaketta ja valitse Kaikki yhteystietoluettelot. Valitse oikeasta ruudusta yhteystietoluettelo, jota haluat muokata. Napsauta yläpalkissa Muokkaa .
Kirjoita sähköpostiosoite, jonka haluat lisätä, ja napsauta Lisää.
Napsauta ristikuvaketta sen henkilön sähköpostiosoitteen vieressä, jonka haluat poistaa ryhmästä. Lisäksi voit voi jopa nimetä uudelleen yhteystietoluettelon nimen ja muokata kuvausosiota. Ota uudet muutokset käyttöön napsauttamalla Tallenna.
Työpöydällä
Napsauta Ihmiset-kuvaketta ja avaa yhteysryhmä, jota haluat muokata.
Valitse Yhteystietoryhmä-välilehdellä jäsenet, jotka haluat lisätä/poistaa, ja napsauta Lisää jäseniä tai poista jäsen yläpalkista.
Valitse Tallenna ja sulje.
Huomaa: Jos yhteystietoja on tallennettu Excel-tiedostoon (CSV-muodossa), voit tuoda ja lisätä ne Outlookin yhteystietoryhmäluetteloon jollakin yllä olevista tavoista.
Miten lähettää sähköposteja yhteystietoluetteloryhmän avulla?
Kun olet luonut yhteystietoryhmän, se synkronoidaan myös toisen alustan (verkkosovelluksen) välillä. Joten voit käyttää sitä lähettääksesi sähköposteja kaikille ryhmän jäsenille. Prosessi on samanlainen kuin sähköpostien lähettäminen yksittäiseen sähköpostiosoitteeseen.
Valitse Saapuneet-kansion kuvake ja luo uusi viesti napsauttamalla Uusi sähköposti . Napsauta Outlook Webissä Uusi viesti.
Kirjoita nyt ryhmän nimi Vastaanottaja-kentän viereen. Kun kirjoitat, Outlook ehdottaa yksittäisiä yhteystietoja yhteystietoluettelon nimen lisäksi.
Valitse yhteystietoryhmä suositellusta luettelosta. Täytä muut tarvittavat kentät ja napsauta Lähetä vahva> painiketta.
Huomaa: jos lähetät sähköpostin yhteystietoryhmään, kaikki jäsenet voivat tarkastella toistensa sähköpostiosoitteita, mikä voi olla tietosuojaongelma. Voit välttää sen kirjoittamalla yhteystietoryhmän luettelon nimen Piilokopio-kohdan viereen Vastaanottaja-kentän sijaan.
Yhteystietoluettelo-vaihtoehto näkyy harmaana Macissa
Jos et näytä pääsevän Yhteystietoluetteloon Tiedosto-valikosta, sinun on otettava se käyttöön asetuksista.
p> Käynnistä Outlook ja napsauta sen kuvaketta. Valitse sitten Asetukset-vaihtoehto. Napsauta Henkilökohtaiset asetukset-kohdasta Yleiset.
Poista seuraavaksi valinta Hide On My Tietokonekansio-valintaruutu sivupalkin alla.
Huomaa: Yllä oleva vaihtoehto ei ole käytettävissä uudemmassa Outlook for Macissa, koska Microsoft päivittää sitä. Sen sijaan voit palata Outlookin vanhempaan versioon ratkaistaksesi ongelman. Voit tehdä sen valitsemalla Ohje > Palauta vanhaan Outlookiin.
