Microsoft cambiará la querida aplicación de Office a la aplicación MS 365 por completo en 2023. Con la nueva aplicación, obtendrá más características nuevas y mejoradas de las que carece la aplicación de Office que pronto desaparecerá.
Pero antes de pasar a esta transición, el consejo ideal es hacer una copia de seguridad completa de sus archivos y carpetas actuales de Microsoft Office. Esto se debe a que puede haber o no errores al cambiar a la nueva aplicación. Además, no hacer una copia de seguridad de sus archivos podría generar posibles riesgos de seguridad. Dicho esto, hay varias formas de hacer una copia de seguridad de sus archivos y carpetas de Office.
¿Cómo hacer una copia de seguridad de los archivos de Microsoft Office?
Normalmente, MS Office guarda automáticamente todos sus archivos y carpetas en su OneDrive. Pero aún tiene varias opciones para hacer una copia de seguridad de sus datos. Estos son algunos de sus ejemplos:
Copia de seguridad de archivos en OneDrive
Uno de los métodos más fáciles para hacer una copia de seguridad de sus archivos en OneDrive directamente desde la barra de tareas de su PC con Windows. Así es como puede hacerlo:
Busque el icono de OneDrive en la barra de tareas. Tiene un ícono de nube y está al lado de la batería o el ícono de Wi-Fi. Haz clic en él una vez que lo hayas encontrado. Haga clic en el ícono de ajustes para abrir Ayuda y configuración. Nuevamente, haga clic en Configuración. Ahora , verá una ventana emergente. Haz clic en la pestaña Copia de seguridad. Seleccione la opción Administrar copia de seguridad. 
Al hacerlo, se abrirá tres opciones para que guardes tu copia de seguridad. Por ejemplo, puede seleccionar Escritorio, Documentos e Imágenes. Haga clic en uno o en todos según su preferencia. Haz clic en Iniciar copia de seguridad. 
Ahora debería ver el mensaje”Outlook está comenzando a hacer una copia de seguridad de sus archivos”. Puede ir a las carpetas seleccionadas en su PC y buscar todos los datos de la copia de seguridad. Estos archivos tendrán un logotipo de nube adjunto. 
Sus archivos respaldados de OneDrive solo están disponibles para usar cuando está en línea. Si desea descargar los archivos en su PC o hacer que estén disponibles sin conexión, puede seguir estos pasos:
Abra el Explorador de archivos. Haga clic en el 
Una vez que los archivos estén listos, tendrán un logotipo de marca de verificación verde sólido adjunto.
Cambiar la ubicación predeterminada para guardar
También puede hacer una copia de seguridad de sus archivos de Office a medida que los crea. Simplemente elija la ubicación para guardar los archivos en su computadora, y no tendrá que preocuparse por hacer una copia de seguridad de ellos manualmente.
Abra cualquier archivo en Office. Haga clic en el nombre de su archivo en la parte superior de la barra de menú. Debajo del nombre del archivo, haga clic en Ubicación.
Elija un destino para guardar sus archivos. Puede elegir entre OneDrive para empresas, OneDrive para uso personal, Esta PC o Explorar. Seleccione Esta PC o Examinar.
Haga clic en Guardar.
Descargar a PC
Si usas la versión gratuita de Office y te gustaría administrar mejor tu almacenamiento, simplemente puedes descargarlos normalmente. Luego, guárdelo en su PC. En comparación con la primera solución, descargar los archivos individualmente no ocupa espacio en su OneDrive. Puede seguir estos pasos para hacerlo:
Abra OneDrive en su navegador web y vaya a Mis archivos en el panel izquierdo. 
Seleccionar los archivos de su elección y haga clic en el menú de tres puntos. Luego, haz clic en la opción Descargar.
Ahora, abra la carpeta de descargas y encontrará sus archivos allí. Puede hacer una copia de seguridad de los archivos en su PC o en un disco duro externo.
Copia de seguridad con Time Machine (en Mac)
Si está en una Mac, hay pasos ligeramente diferentes para hacer una copia de seguridad de sus archivos de Office. Esto se debe a que no hay opciones de copia de seguridad directas desde la propia aplicación de Office en macOS. Entonces, necesitaremos usar la aplicación integrada, Time Machine. Esto es lo que deberá hacer:
Haga clic en el logotipo de Apple y vaya a Preferencias del sistema. 
Ir a Time Machine. 
En la ventana emergente, encienda Time Machine y haga clic en Seleccionar disco de respaldo.
Elija una ubicación para guardar sus datos de respaldo. Luego, haga clic en Usar disco. Además, asegúrese de marcar la casilla que dice Copia de seguridad automática.
¿Cómo hacer una copia de seguridad de la clave de producto de activación de MS Office?
Si desea reinstalar MS Office o formatear su PC, todos sus datos relacionados con la aplicación de MS Office se perderán. Cuando instala la aplicación, solo puede reanudar el uso de su aplicación de Office existente con una clave de producto. Por eso es importante hacer una copia de seguridad de la clave del producto también. Puede seguir estos pasos para hacerlo, ya sea para Office 2010, 2013 o 2016:
Presione las teclas Win + R para abrir el cuadro emergente Ejecutar. En el campo de texto, ingrese services.msc. Luego, presiona Entrar. Al hacerlo, se abrirá la lista completa de todos los servicios. Busque Protección de software. Haga clic derecho sobre él y detenga el servicio.
Copie la carpeta con el nombre OfficeSoftwareProtectionPlatform y guárdela en otra unidad. Puede encontrar esta carpeta en esta ubicación C:\Program Files\Common Files\microsoft shared.
Ya sea que esté reinstalando MS Office o transfiriendo Office a una nueva PC, simplemente puede usar la misma clave de producto acabamos de activar. Con esto, puede continuar usando Office desde donde lo dejó. Así es como puede restaurar la clave de producto de activación de MS Office:
Asegúrese de instalar la misma versión de MS Office. Vaya a la lista de Servicios y asegúrese de que la Protección de software ya esté detenida. Pegue la carpeta que acaba de copiar en C: \Program Files\Common Files\microsoft shared en lugar de la carpeta predeterminada. Ahora puede volver a abrir MS Office.
