Trello es un espacio de trabajo visual que convierte las tareas pendientes en tarjetas en listas y luego las superpone en potentes vistas, automatizaciones e integraciones. Si ya has rebotado en tableros Kanban (o vienes de hojas de cálculo, Slack o correo electrónico), esta guía muestra exactamente cómo configurar Trello de la manera correcta, qué hay de nuevo y cuándo debes pagar Premium.
Antes de comenzar
Conceptos principales: Espacio de trabajo (el espacio de tu equipo) → Tableros (proyectos) → Listas (etapas como Tareas pendientes/En progreso/Hecho) → Tarjetas (tareas). Novedades de 2025: Bandeja de entrada para capturar tareas del correo electrónico/Slack y Planificador para bloquear el tiempo de tu calendario junto con los tableros. Gratis frente a pago: Gratis cubre equipos pequeños y uso individual; Estándar y Premium desbloquean tableros ilimitados, campos avanzados, más automatización y vistas adicionales como Calendario, Línea de tiempo, Tabla, Panel y Mapa.
1) Crea tu primer tablero (10 minutos)
Abre Trello y crea un nuevo tablero dentro de un espacio de trabajo. Agregue tres listas: Hoy, Esta semana y Más tarde. Este diseño simple mantiene las prioridades claras y evita la”dispersión del tablero”.
Anatomía de la tarjeta: título, descripción, elementos de la lista de verificación, asignados, fecha de vencimiento, etiquetas, archivos adjuntos, comentarios. Consejo profesional: Agregue una Lista de verificación por tarjeta para capturar subtareas y asigne a cada elemento de la lista de verificación su propia fecha de vencimiento cuando sea necesario. Nota: Utilice etiquetas para codificar el estado (p. ej.,”Bloqueado”,”Necesita revisión”) o la categoría (Diseño, Copia, Backend).
2) Haga que las tarjetas sean útiles (5 minutos)
Haga clic en una tarjeta para abrir el”reverso de la tarjeta”y luego agregue Miembros, una Fecha de vencimiento y una Lista de verificación. Adjunte archivos desde su computadora o almacenamiento en la nube; pega enlaces y se desplegarán. Encendido del teclado: ¿Presionar ? en Trello para ver atajos; por ejemplo, Q muestra solo las tarjetas que tienes asignadas y L abre etiquetas.
3) Vea el trabajo desde todos los ángulos (Vistas)
Los tableros (Kanban) están disponibles para todos. Premium agrega Calendario (plazos), Línea de tiempo (hojas de ruta), Tabla (hoja de cálculo de varios tableros), Panel (gráficos), Mapa (tarjetas de ubicación) y vistas del espacio de trabajo para obtener una visión general de los proyectos.
Consejo profesional: Utilice Workspace Table para clasificar todas las tareas que se le asignaron en todos los tableros y luego profundice en la tarjeta correcta sin cambiar de pestaña. Consejo profesional: en la vista Calendario, arrastre las tareas a nuevas fechas para volver a planificar una semana completa en segundos.
4) Automatiza las cosas aburridas con Butler
La automatización de Butler te permite crear reglas como”Cuando una tarjeta se mueve a Listo, establece la fecha de vencimiento completa y agrega una etiqueta’Enviado'”o tareas programadas como”Todos los viernes a las 4 p. m., mueve las tarjetas vencidas a Hoy”. Los espacios de trabajo Premium obtienen ejecuciones de automatización ilimitadas y opciones avanzadas; Gratis y Estándar tienen cuotas mensuales.
Activadores de reglas: en la tarjeta creada, movida, cambios en la fecha de vencimiento, lista de verificación completa y más. Botones de tarjeta/tablero: botones de un clic para acciones repetitivas (por ejemplo,”Preparar sprint”). Programado: trabajos basados en tiempo para mantenimiento recurrente. Consejo profesional: Empiece por automatizar las transferencias (agregue miembro + fecha de vencimiento cuando una tarjeta pase a”En progreso”).
5) Capture con Inbox, programe con Planner
Utilice Inbox para recopilar tareas de correo electrónico, Slack/Microsoft Teams y notas rápidas; luego, arrastre elementos al tablero derecho cuando esté listo para organizar. Utilice Planner para bloquear el tiempo del trabajo junto a su tablero para que su agenda refleje tareas reales, no solo reuniones.
Por qué usarlo: la captura centralizada evita que el trabajo perdido se distribuya entre aplicaciones. Consejo profesional: Cree un ritual diario Inbox Zero : clasifique, asigne, feche y archive elementos en tableros antes del almuerzo.
6) Comparte y colabora de forma segura
Invita a compañeros de equipo al espacio de trabajo o a tableros específicos. Mantenga privados los tableros sensibles. Utilice Observadores (solo lectura) en Premium para clientes o partes interesadas que deberían mirar, no editar. Consejo: Mencione a sus compañeros de equipo en los comentarios (@nombre) para mantener las conversaciones dentro de las tarjetas en lugar de en los hilos del chat.
7) Amplíe Trello con potenciadores e integraciones
Conecte elementos básicos como Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Jira, GitHub y más. Agregue potenciadores integrados como calendario, repetidor de tarjetas, tarjetas de control y votación para mejorar los tableros. Consejo profesional: Manténgalo delgado. Cada integración agregada debe responder”¿Qué paso manual elimina esto?”.
¿Qué plan deberías elegir? (Gratis frente a pago)
Aquí hay un desglose en inglés sencillo para ayudarle a elegir. El precio varía según el ciclo de facturación y el número de puestos; céntrese primero en las capacidades.
Gratis
Hasta 10 tableros abiertos por espacio de trabajo; hasta 10 colaboradores. Potenciadores ilimitados; 10 MB por archivo adjunto. 250 ejecuciones de automatización/mes. Lo mejor para individuos y pequeños proyectos paralelos.
Estándar
Tableros y colaboradores ilimitados. Campos personalizados, listas de verificación avanzadas, archivos adjuntos de 250 MB. 1.000 ejecuciones de automatización/mes. Lo mejor para equipos pequeños que superan la versión gratuita.
Premium
Ejecuciones de automatización ilimitadas. Todas las Vistas avanzadas: calendario, línea de tiempo, tabla, panel, mapa, además de vistas del espacio de trabajo en todos los tableros. Controles de administración y seguridad, observadores, exportación CSV, tableros de plantillas. Lo mejor para equipos que gestionan múltiples proyectos o que necesitan resúmenes.
Enterprise
Todo en Premium para cada espacio de trabajo bajo un mismo paraguas. Facturación centralizada, panel de administración empresarial, SAML SSO (con Atlassian Guard) y restricciones avanzadas. Lo mejor para organizaciones grandes y equipos con mucho cumplimiento.
Plantillas del mundo real que puedes copiar
Canal de contenido: Ideas → Redacción → Edición → Listo → Publicado; automatice los asignados basados en el estado y las fechas de vencimiento. Hoja de ruta del producto: Reserva pendiente → En curso → En revisión → Enviado; utilice la vista de línea de tiempo para planificar trimestres. CRM lite: Líder → Calificado → Propuesta → Ganado/Perdido; agregue campos personalizados para el valor, la fuente y el siguiente paso. Planificación personal: Bandeja de entrada → Hoy → Esta semana → Más tarde; Utilice Planner para bloquear sesiones de concentración de 90 minutos.
Solución de problemas y límites que debe conocer
Límite de colaboradores del plan gratuito: los espacios de trabajo gratuitos están limitados a 10 colaboradores. Repase y los tableros pasarán a ser de solo lectura hasta que elimine colaboradores o actualice. Cuotas de automatización: Gratis y Estándar tienen límites de ejecución de automatización mensuales; Diseñe primero automatizaciones que ofrezcan el mayor retorno de la inversión. Adjuntos: Gratis tiene un límite de 10 MB por archivo; Standard+ aumenta esto sustancialmente. Rendimiento: los tableros enormes con miles de tarjetas se sienten lentos. Archiva tarjetas antiguas mensualmente y divide los megatableros por tema.
Consejos y prácticas recomendadas
Un propietario por tarjeta: asigne un único DRI y utilice comentarios para involucrar a otros. Etiquetas como señales: use una etiqueta distinta de”Bloqueado”y filtre por ella semanalmente. Plantillas de tarjetas: Listas de verificación previas al horneado y campos personalizados para tareas repetibles. Automatizar revisiones: cree un comando Butler programado que haga ping a los propietarios de tarjetas tres días antes de las fechas de vencimiento. Guardar vistas: en las vistas del espacio de trabajo, guarde ajustes preestablecidos de tabla/calendario filtrados para liderazgo y comparta el enlace internamente.
Preguntas frecuentes
¿Trello es gratuito? Sí. El plan gratuito se adapta al uso personal y a equipos pequeños; los niveles pagos agregan tableros ilimitados, vistas más ricas y mayores cuotas de automatización.
¿Puede Trello reemplazar a Jira? Para flujos de trabajo colaborativos simples, sí. Para flujos de trabajo de desarrollo de software profundos con sprints, tipos de problemas e informes avanzados, la mayoría de los equipos siguen prefiriendo Jira.
¿Trello tiene seguimiento del tiempo? No de forma nativa. Añade un Power-Up o conecta tu aplicación de seguimiento del tiempo.
¿Trello funciona sin conexión? Las aplicaciones móviles almacenan datos en caché, pero la compatibilidad total sin conexión es limitada. Trate a Trello como prioridad en la nube.
Resumen (pasos ordenados)
Cree un espacio de trabajo y su primer tablero con Hoy/Esta semana/Más tarde. Agregue campos de tarjeta útiles (miembros, fechas de vencimiento, listas de verificación, etiquetas, archivos adjuntos). Cambie de vista según sea necesario: Tablero para flujo, Calendario/Cronología/Tabla para planificación, Panel para informes. Automatiza el trabajo recurrente con Butler (reglas, botones, horarios). Capture nuevas tareas a través de Inbox y bloquee el tiempo con Planner. Invitar a colaboradores; Utilice observadores para partes interesadas de solo lectura. Amplíe con la menor cantidad de Power-Ups que eliminan los pasos manuales.
Conclusión
Empiece poco a poco con un tablero limpio de tres listas, enriquezca las tarjetas con los campos correctos y luego pase a vistas y automatizaciones. La mayoría de las personas pueden permanecer gratis por un tiempo; Tan pronto como necesite visibilidad de múltiples proyectos o una mayor automatización, Premium se amortiza solo. Mantenga el sistema ágil, automatice las transferencias y su Trello seguirá siendo rápido, concentrado y confiable.
