Εάν είστε μακριά από την εργασία, η απομάκρυνση των γραφείων σε ομάδες φροντίζει τους συναδέλφους να βλέπουν την κατάστασή σας και να λάβουν μια αυτόματη απάντηση. Τα περισσότερα ζητήματα προέρχονται από τη χρήση μόνο σημείωμα κατάστασης αντί για αυτόματες απαντήσεις ή δεν προγραμματίζουν σωστά τους χρόνους έναρξης/λήξης. Η επιδιόρθωση είναι απλή: Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις, ρυθμίστε ένα χρονικό εύρος και συμπεριλάβετε ένα σαφές μήνυμα με εναλλακτική επαφή. Οι προσωπικοί/δωρεάν λογαριασμοί ενδέχεται να μην εμφανίζουν όλες τις επιλογές. Οι αλλαγές μπορούν να διαρκέσουν λίγα λεπτά για να συγχρονίσουν μεταξύ ομάδων και προοπτικών. Αποφασίστε εάν θέλετε απαντήσεις μόνο μέσα στο org σας ή επίσης σε εξωτερικούς αποστολείς. Προετοιμάστε ένα σύντομο μήνυμα: Ημερομηνία επιστροφής, ποιος θα επικοινωνήσει, και τυχόν οδηγίες επείγουσας φροντίδας.
Ξεκινήστε το Office σε ομάδες στην επιφάνεια εργασίας ή στο Web
Open Teams και επιλέξτε την εικόνα του προφίλ σας (επάνω δεξιά). Επιλέξτε SET STATUS MESSEGE και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρόγραμμα εκτός γραφείου. Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας για άτομα μέσα στον οργανισμό σας. (Προαιρετικά) Επιλέξτε Αποστολή απαντήσεων εκτός του οργανισμού μου και εισάγετε ένα ξεχωριστό μήνυμα για εξωτερικές επαφές. Ορίστε μια ημερομηνία/ώρα και την ημερομηνία λήξης/ώρα λήξης, οπότε η κατάστασή σας ενεργοποιείται και απενεργοποιείται αυτόματα. Επιλέξτε Αποθήκευση.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ο προγραμματισμός ενός χρόνου εκκίνησης και λήξης εμποδίζει την κατάστασή σας να κολλήσει εκτός λειτουργίας. Επεξεργαστείτε το κείμενο ή το εύρος χρόνου ή εναλλαγή αυτόματων απαντήσεων. Επιλέξτε Αποθήκευση.
Pro Tip: Εάν επιστρέψετε νωρίς, η απεικόνιση των αυτόματων απαντήσεων ξεκαθαρίζει αμέσως την παρουσία εκτός γραφείου σε ομάδες και προοπτικές. Office in the Teams Mobile App (iPhone/Android)
Ανοίξτε τις ομάδες και πατήστε την εικόνα του προφίλ σας. Πατήστε Ορισμός μηνύματος κατάστασης → εκτός γραφείου (ή αυτόματες απαντήσεις). Εναλλαγή αυτόματων απαντήσεων. Εισαγάγετε το εσωτερικό σας μήνυμα και, εάν προσφέρετε, το εξωτερικό σας μήνυμα. Ρυθμίστε το εύρος χρόνου και πατήστε Τέλος/Αποθήκευση.
Γιατί να το χρησιμοποιήσετε: Ο προγραμματισμός κινητής τηλεφωνίας είναι χρήσιμος όταν τα σχέδια αλλάζουν ενώ είστε μακριά από το γραφείο σας. Εάν προτιμάτε τη διεπαφή του Outlook, ορίσετε εκεί και οι ομάδες θα το αντικατοπτρίζουν. Τι συμβαίνει στις ομάδες: Η παρουσία σας εμφανίζεται εκτός γραφείου με τη σημείωσή σας σε συνομιλίες και οι συνάδελφοί σας θα δουν την ημερομηνία επιστροφής σας αν το συμπεριλάβετε.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η συμπεριφορά ημερολογίου (όπως οι νέες προσκλήσεις συνάντησης) ελέγχεται σε προοπτικές και όχι ομάδες. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις του Outlook εάν θέλετε να προσκαλεί αυτόματη αποσύνδεση ενώ είστε μακριά. Κάνει Δεν Αποστολή απαντήσεων email.
Εικόνα προφίλ → Ορισμός μηνύματος κατάστασης. Εισαγάγετε μια σύντομη σημείωση όπως”Out μέχρι τις 18 Νοεμβρίου-επικοινωνήστε με τον Alex για επείγοντα αντικείμενα”. Ελέγξτε την εμφάνιση όταν οι άνθρωποι μου μήνυμα. Επιλέξτε Clear After και επιλέξτε μια διάρκεια → ολοκληρώστε.
Συμβουλή Pro: Χρησιμοποιήστε αυτόματες απαντήσεις για επίσημο OOO και ένα μήνυμα κατάστασης για επιπλέον πλαίσιο συνομιλίας. Μπορούν να τρέξουν μαζί. Εναλλακτική επαφή: “Για επείγοντα αντικείμενα, επικοινωνήστε με τον Alex Smith.” Πεδίο εφαρμογής: Ρυθμίστε τον τόνο για το εσωτερικό vs εξωτερικό κοινό. Όρια: Προαιρετική πρόταση για περιορισμένη πρόσβαση σε email ή ομάδες.
Πρότυπο (εσωτερικό):
“Ευχαριστώ για το μήνυμά σας, είμαι εκτός γραφείου από τις 12-18 Νοεμβρίου και θα επιστρέψω στις 19 Νοεμβρίου στις 9 π.μ. για επείγοντα ζητήματα, επικοινωνήστε με τον Alex Smith, θα απαντήσω όταν επιστρέψω. [Protected Email] .”
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Κατάσταση δεν άλλαξε την ώρα έναρξης: Εάν επιμένει, εναλλαγή αυτόματων απαντήσεων/ενεργοποιημένη. Οι συνάδελφοι δεν βλέπουν το banner στη συνομιλία: ζητήστε τους να ανοίξουν ξανά τις ομάδες συνομιλίας ή επανεκκίνησης. Η παρουσία μπορεί να κρυώσει. Το Outlook δείχνει OOO, αλλά οι ομάδες δεν είναι: υπογραφή/σε ομάδες. Βεβαιωθείτε ότι ο ίδιος λογαριασμός έχει υπογραφεί και στις δύο εφαρμογές. Οι εξωτερικές απαντήσεις δεν αποστέλλονται: επιβεβαιώστε ότι οι απαντήσεις αποστολής εκτός του οργανισμού μου είναι ενεργοποιημένες και ότι εισαγάγατε ένα εξωτερικό μήνυμα. προσκαλέστε αυτόματη διάκριση που δεν λειτουργεί: Ρυθμίστε αυτό στο Outlook Meeting/Options Outlendar. Οι ομάδες δεν το ελέγχουν.
Συχνές ερωτήσεις
Η τοποθέτηση εκτός γραφείου σε ομάδες στέλνει απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Χρησιμοποιήστε την εξωτερική επιλογή και γράψτε ένα ξεχωριστό μήνυμα. Η παρουσία των ομάδων από μόνη της δεν είναι αυτόματη διάκριση. Τα μηνύματα κατάστασης δεν στέλνουν απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται ως το μόνο σας OOO. Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις. Γράψτε εσωτερικά και προαιρετικά εξωτερικά μηνύματα. Ρυθμίστε την ώρα έναρξης/λήξης. Αποθήκευση και προαιρετικά προσθέστε ένα σύντομο μήνυμα κατάστασης.
Συμπέρασμα
Χρησιμοποιήστε αυτόματες απαντήσεις για να ορίσετε ένα σωστό εκτός γραφείου, στη συνέχεια, προσθέστε ένα σύντομο μήνυμα κατάστασης για την προβολή της συνομιλίας. Ο προγραμματισμός ενός χρονικού εύρους εμποδίζει τις χαμένες μεταδόσεις και καθαρίζει την κατάστασή σας εγκαίρως. Εάν ο συγχρονισμός καθυστερήσεων, οι ομάδες επανεκκίνησης, ελέγξτε τις αυτόματες απαντήσεις του Outlook και επαναλάβετε τις ρυθμίσεις σας.