Μερικοί από τους πιο συνηθισμένους περισπασμούς κατά την εργασία, ειδικά σε επαγγελματικά περιβάλλοντα και περιβάλλοντα γραφείου, είναι οι συσκέψεις, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι ακούσιες ειδοποιήσεις. Όλα αυτά μπορούν να σας αποσπάσουν την προσοχή από την εργασία σας και να επηρεάσουν την ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής. Για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα συμβεί, μπορείτε να ρυθμίσετε το Focus Time στο Outlook. Ο Χρόνος εστίασης σάς επιτρέπει να διαχωρίσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε χωρίς διακοπές και περισπασμούς.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω δύο μεθόδους για να ρυθμίσετε και να προγραμματίσετε το χρόνο εστίασης στο Outlook. Ας ξεκινήσουμε.
Μη αυτόματη ρύθμιση του χρόνου εστίασης στο Outlook
Για να δημιουργήσουμε με μη αυτόματο τρόπο την ώρα εστίασης, πρέπει να δημιουργήσουμε μια νέα συνάντηση και να την επισημάνουμε ως Χρόνος εστίασης. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί στο Outlook 2019, 2021 και Microsoft 365. Ακολουθούν τα βήματα.
1. Ανοίξτε το μενού Έναρξη, αναζητήστε το Outlook και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
2. Μόλις ανοίξει το Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Ημερολόγιο στην πλαϊνή γραμμή.
Σημείωση: Στο Outlook 2019 & 2021 θα δείτε την επιλογή Ημερολόγιο στο κάτω μέρος. της πλαϊνής γραμμής.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα συνάντηση στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
4. Στο νέο παράθυρο συνάντησης, διαμορφώστε τις ακόλουθες επιλογές:
Τίτλος: Ορίστε έναν τίτλο της επιλογής σας. Προσθέστε”Εστίαση:“στην αρχή του τίτλου. Αυτό καθιστά αυτά τα μπλοκ εύκολα αναγνωρίσιμα όχι μόνο για εσάς αλλά και για άλλους χρήστες.Ώρα έναρξης: Ρυθμίστε την ημερομηνία και ώρα που θέλετε να ξεκινήσετε τη λειτουργία εστίασης.Ώρα λήξης: Ρυθμίστε την ημερομηνία και την ώρα που θέλετε να τερματίσετε τη λειτουργία εστίασης.
Προγραμματίστε τον χρόνο εστίασης κάνοντας τον επαναλαμβανόμενο (προαιρετικό)
5. Για να προγραμματίσετε το χρόνο εστίασης, μπορείτε να κάνετε την εργασία επαναλαμβανόμενη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Επαναλαμβανόμενη.
6. Στο παράθυρο Επανάληψη συνάντησης, διαμορφώστε τις ακόλουθες επιλογές:
Ώρα συνάντησης: Ορίστε την έναρξη και χρόνους λήξης.Μοτίβο επανάληψης: Ρυθμίστε πόσο συχνά θα πρέπει να επαναλαμβάνεται ο Χρόνος εστίασης. Για παράδειγμα, θέλω να προγραμματίσω την ώρα εστίασης όλες τις καθημερινές. Έτσι, επέλεξα το Weekly και μετά επέλεξα τις καθημερινές. Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε τον Χρόνο εστίασης καθημερινά, επιλέξτε Ημερήσια.Εύρος επανάληψης: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε πόσο χρόνο θα επαναλαμβάνεται το ραντεβού. Μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία (Λήξη έως), αριθμό εμφανίσεων (Λήξη μετά) και καμία ημερομηνία λήξης.
7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
8. Στο κύριο παράθυρο, πατήστε το κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.
Με αυτό, έχετε ρυθμίσει μη αυτόματα τις παραμέτρους του χρόνου εστίασης στο Outlook. Από εδώ και στο εξής, το συγκεκριμένο χρονικό όριο είναι δεσμευμένο και οποιοσδήποτε προσπαθεί να ρυθμίσει μια σύσκεψη εκείνη τη στιγμή θα σας βλέπει ως απασχολημένος ή σε λειτουργία εστίασης, ανάλογα με τις άδειές του.
Περιορισμοί της μη αυτόματης δημιουργίας χρόνου εστίασης.
Όταν δημιουργείτε το Focus Time με μη αυτόματο τρόπο, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί που πρέπει να γνωρίζετε:
Ο χρόνος εστίασης που δημιουργείται με μη αυτόματο τρόπο δεν προσαρμόζει αυτόματα την κατάστασή σας σε άλλες εφαρμογές, όπως το Microsoft Teams. Ανάλογα με τα δικαιώματα των χρηστών, άλλα μέλη της ομάδας ενδέχεται να μην μπορούν να δουν ότι βρίσκεστε σε λειτουργία εστίασης. Ως εκ τούτου, απαιτεί μη αυτόματες επικοινωνίες. Δεν θα μπλοκάρει ειδοποιήσεις ή ειδοποιήσεις μέσω email. Εάν δεν θέλετε να σας ενοχλούν, πρέπει να ενεργοποιήσετε χειροκίνητα τη λειτουργία”Μην ενοχλείτε”.
Χρησιμοποιήστε το Microsoft Viva Insights για να προγραμματίσετε αυτόματα τον χρόνο εστίασης στο Outlook
Αντί να ρυθμίσετε την ώρα εστίασης με μη αυτόματο τρόπο , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Viva Insights για να ρυθμίσετε αυτόματα το Focus Time. Το πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι το Viva Insights θα εξετάσει το ημερολόγιό σας και θα χαράξει ένα μικρό χρονικό διάστημα για να προσθέσει χρόνο εστίασης.
Πριν ξεκινήσετε
Το Microsoft Viva Insights αποτελεί μέρος του Τα εταιρικά και επιχειρηματικά σχέδια του Microsoft 365 και η πρόσβαση σε αυτά εξαρτάται από το επίπεδο συνδρομής του οργανισμού σας.
Διαμορφώστε τον χρόνο εστίασης του Outlook χρησιμοποιώντας το Viva Insights
1. Ανοίξτε το μενού Έναρξη, αναζητήστε το Outlook και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
2. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στην επιλογή Viva Insights.
3. Στη δεξιά πλαϊνή γραμμή, κάντε κλικ στην επιλογή Θέλετε χρόνο εστίασης κάθε μέρα;.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κράτηση τώρα.
5. Το Viva Insights θα σαρώσει το ημερολόγιό σας και θα επιλέξει την καλύτερη ώρα για το Focus Time. Εάν οι προτεινόμενες ώρες δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας, επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις ημερομηνίας και ώρας και κάντε κλικ στο Τέλος ή στο OK.
Αυτό είναι. Έχετε διαμορφώσει τις παραμέτρους του χρόνου εστίασης στο Outlook. Ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης του Viva Insights στον οργανισμό σας, η λειτουργία Μην ενοχλείτε θα ενεργοποιηθεί έτσι ώστε να μην ενοχλείστε όταν βρίσκεστε στο χρόνο εστίασης. Εάν κάποιος προσπαθήσει να οργανώσει μια σύσκεψη εκείνη τη στιγμή, θα σας δει ως απασχολημένος ή σε λειτουργία εστίασης, ανάλογα με τις άδειές του.
Βασικές διαφορές μεταξύ της μη αυτόματης και της ρύθμισης Viva Insights
Σε σύγκριση με τη χρήση του Viva Insights, η μη αυτόματη ρύθμιση είναι περιορισμένη.
Μία από τις σημαντικότερες διαφορές κατά τη ρύθμιση του χρόνου εστίασης χρησιμοποιώντας το Viva Insights είναι ότι η κατάστασή σας ενημερώνεται αυτόματα σε άλλες εφαρμογές όπως το Microsoft Teams. Επιπλέον, άλλα μέλη του οργανισμού σας μπορούν να δουν ότι εστιάζετε στην εργασία σας.
Επίσης, ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης του Viva Insights, η λειτουργία Μην ενοχλείτε ενεργοποιείται αυτόματα, ώστε να μην αποσπάτε την προσοχή σας από νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις συσκέψεων.
Τι συμβαίνει μετά τη ρύθμιση της ώρας εστίασης;
Μόλις ρυθμίσετε την ώρα εστίασης στο Outlook, αυτό το χρονικό φραγμό δεσμεύεται. Όποιος προσπαθεί να ρυθμίσει μια σύσκεψη εκείνη τη στιγμή θα σας δει ως απασχολημένος ή σε λειτουργία εστίασης, ανάλογα με τις άδειές του.
Εάν χρησιμοποιείτε το Viva Insights για τη διαμόρφωση του χρόνου εστίασης, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του οργανισμού σας, η λειτουργία Μην ενοχλείτε ενεργοποιείται αυτόματα για να μειώσει τους περισπασμούς κατά τη διάρκεια του χρόνου εστίασης. Εάν ακολουθείτε τη μη αυτόματη προσέγγιση, πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε με μη αυτόματο τρόπο.
Συμπλήρωση – Προγραμματισμός χρόνου εστίασης στο Outlook
Όπως μπορείτε να δείτε, η ρύθμιση και Ο προγραμματισμός του χρόνου εστίασης στο Outlook είναι μια αρκετά απλή εργασία. Είτε ακολουθείτε τη μη αυτόματη προσέγγιση είτε χρησιμοποιείτε το Viva Insights, αφού ρυθμιστεί, ο χρόνος εστίασης σίγουρα βελτιώνει την παραγωγικότητά σας μειώνοντας τους περισπασμούς.
Εάν έχετε ερωτήσεις, δημοσιεύστε τις στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων και θα τις απαντήσω.