Πώς να εισαγάγετε ένα PDF σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

Πίνακας περιεχομένων:

Η κοινή χρήση τιμολογίων και οικονομικών καταστάσεων σε μορφή PDF έχει γίνει ο κανόνας. Ωστόσο, μπορεί να έρθει κάποια στιγμή που θα χρειαστεί να εισαγάγετε ένα PDF σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.
 
Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν χρειάζεται να αναφέρετε δεδομένα απευθείας από την πηγή τους χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από το περιβάλλον του Excel. Η ενσωμάτωση ενός PDF στο Excel όχι μόνο καθιστά τα δεδομένα πιο προσιτά, αλλά διασφαλίζει επίσης ότι παραμένουν διαθέσιμα ακόμα κι αν το αρχικό αρχείο δεν υπάρχει στον τοπικό υπολογιστή του χρήστη.
 
Ενώ η διαδικασία μπορεί να φαίνεται λίγο κρυφή στην αρχή , είναι αρκετά απλό όταν γνωρίζετε τα βήματα. Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας καθοδηγήσουμε στη διαδικασία εισαγωγής ενός PDF στο Excel και θα εξερευνήσουμε τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές εμφάνισης και μορφοποίησης.

Πώς να εισαγάγετε ένα PDF στο Excel/h2> Μετάβαση στην καρτέλα Εισαγωγή και προσθήκη αντικειμένου κειμένου
 
Πλοηγηθείτε στην καρτέλα “Εισαγωγή” στην κορδέλα του Excel. Εδώ, αντί να κοιτάξετε για μια άμεση επιλογή εισαγωγής ενός PDF, θα χρησιμοποιήσετε το μενού “Κείμενο”. Κάντε κλικ στο “Κείμενο > Αντικείμενο” για να συνεχίσετε. Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο, καθώς είναι η πύλη για την ενσωμάτωση του PDF σας στο υπολογιστικό φύλλο.
 
Μετάβαση στην καρτέλα”Δημιουργία από αρχείο”και Αναζήτηση για το PDF σας
 
Μόλις ανοίξει το παράθυρο Αντικείμενο, θα δείτε πολλές καρτέλες. Κάντε κλικ στην καρτέλα “Δημιουργία από αρχείο” για να προχωρήσετε. Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να ενσωματώσετε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας στο έγγραφό σας στο Excel.
 
Επιλέξτε το PDF σας και πατήστε”Άνοιγμα”
 
Πλοήγηση τα αρχεία σας και επιλέξτε το PDF που θέλετε να εισαγάγετε στο Excel. Αφού επιλέξετε το αρχείο, κάντε κλικ στο “Άνοιγμα” για να το επισυνάψετε στο υπολογιστικό φύλλο σας.
 
Πατήστε”OK”στο παράθυρο αντικειμένου
 
Μετά την επισύναψη του PDF σας, θα μεταφερθείτε ξανά στο το παράθυρο Αντικείμενο. Απλώς κάντε κλικ στο “OK” για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Το PDF σας αποτελεί πλέον μέρος του εγγράφου σας στο Excel.
 
Προβολή του κειμένου PDF σας
 
Αρχικά, το Excel θα εμφανίσει το περιεχόμενο του PDF, επιτρέποντάς σας να το αναφέρετε με μια ματιά. Αυτός είναι ο πρώτος τρόπος που μπορεί να εμφανιστεί το PDF σας στο Excel.
 
Εμφανίστε το PDF ως εικονίδιο Αντ’αυτού
 
Εάν προτιμάτε μια πιο καθαρή εμφάνιση ή επιθυμείτε για να εξοικονομήσετε χώρο στην οθόνη, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται το PDF ως εικονίδιο. Αυτή η επιλογή μπορεί να επιλεγεί όταν εισάγετε το PDF επιλέγοντας το πλαίσιο “Εμφάνιση ως εικονίδιο”.
 
Προβολή του PDF σας ως εικονίδιο
 
Μετά την επιλογή στην επιλογή “Εμφάνιση ως εικονίδιο”, το PDF σας θα εμφανιστεί ως εικονίδιο στο υπολογιστικό φύλλο σας. Το όνομα αρχείου θα εμφανίζεται κάτω από το εικονίδιο για εύκολη αναγνώριση. Με διπλό κλικ στο εικονίδιο θα ανοίξει το πλήρες έγγραφο PDF.
 
Σύνδεση του αρχείου για τη δημιουργία ενός ζωντανού εγγράφου
 
Για ένα δυναμικό έγγραφο, μπορείτε να συνδέσετε το PDF στο αρχικό του αρχείο με σημειώνοντας την επιλογή “Σύνδεσμος προς αρχείο”. Αυτό δημιουργεί ένα ζωντανό έγγραφο όπου τυχόν αλλαγές στο αρχικό PDF αντικατοπτρίζονται στο υπολογιστικό φύλλο Excel. Θυμηθείτε να πατήσετε “OK” για εφαρμογή αυτήν την αλλαγή.
 
Προβολή του ζωντανού εικονιδίου PDF σας
 
Μετά τη σύνδεση του PDF, θα εξακολουθεί να εμφανίζεται ως εικονίδιο στο υπολογιστικό φύλλο σας. Ωστόσο, είναι πλέον ένα ζωντανό έγγραφο, που διατηρεί τα δεδομένα σας ενημερωμένα με το αρχικό αρχείο.
 
Μορφοποίηση του PDF ώστε να προσκολλάται στα κελιά
 
Από προεπιλογή, το ενσωματωμένο PDF επιπλέει πάνω από τα κελιά του Excel. Εάν προτιμάτε να ευθυγραμμίζεται με τη διάταξη του υπολογιστικού φύλλου σας, κάντε δεξί κλικ στο αντικείμενο PDF και επιλέξτε “Μορφοποίηση αντικειμένου…”.
 
Ανοίξτε την καρτέλα Ιδιότητες και επιλέξτε”Μετακίνηση και μέγεθος με κελιά”
 
Στο μενού Μορφοποίηση αντικειμένου, μεταβείτε στην καρτέλα”Ιδιότητες“. Εδώ, επιλέξτε “Μετακίνηση και μέγεθος με κελιά” για να βεβαιωθείτε ότι το αντικείμενο PDF προσαρμόζεται σύμφωνα με τις τροποποιήσεις κελιών. Κάντε κλικ στο “OK” για να εφαρμόσετε αυτές τις αλλαγές μορφοποίησης.
 

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, έχετε εισαγάγει επιτυχώς ένα PDF στο υπολογιστικό φύλλο Excel. Είτε πρόκειται για αναφορά σε τιμολόγια, οικονομικές καταστάσεις ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο, αυτή η δυνατότητα βελτιώνει τη λειτουργικότητα και την προσβασιμότητα του υπολογιστικού φύλλου σας.

Συχνές ερωτήσεις – Συχνές ερωτήσεις Σχετικά με τα αρχεία Excel και PDF

Μπορώ να εισαγάγω πολλά αρχεία PDF σε ένα μόνο φύλλο Excel;

Ναι, εισαγωγή πολλών αρχείων PDF σε ένα μόνο Excel; Το φύλλο είναι εφικτό επαναλαμβάνοντας τη διαδικασία ενσωμάτωσης για κάθε έγγραφο PDF που σκοπεύετε να ενσωματώσετε. Ξεκινήστε μεταβαίνοντας στην καρτέλα”Εισαγωγή“, μετά στο”Κείμενο“>”Αντικείμενο“, και συνεχίστε με τα βήματα για την εισαγωγή ενός PDF. Βεβαιωθείτε ότι κάθε PDF είναι ενσωματωμένο ξεχωριστά για να διατηρεί διακριτή πρόσβαση και δυνατότητες χειρισμού για κάθε αρχείο στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Μπορώ να ενημερώσω το περιεχόμενο ενός ενσωματωμένου PDF απευθείας από το Excel;/h3>

Δυστυχώς, δεν είναι δυνατή η επεξεργασία του περιεχομένου ενός ενσωματωμένου PDF απευθείας στο Excel. Εάν απαιτούνται τροποποιήσεις, πρέπει να επεξεργαστείτε το αρχικό PDF χρησιμοποιώντας ειδικό λογισμικό επεξεργασίας PDF. Μετά από αυτό, εάν το PDF είχε εισαχθεί χρησιμοποιώντας την επιλογή”Σύνδεση με αρχείο”, η ενσωματωμένη έκδοση στο Excel θα μπορούσε να ενημερώνεται αυτόματα για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές, υπό την προϋπόθεση ότι το όνομα και η τοποθεσία του αρχείου παραμένουν αμετάβλητα. Διαφορετικά, θα πρέπει να ενσωματώσετε ξανά το ενημερωμένο αρχείο PDF με μη αυτόματο τρόπο.

Είναι ορατά τα ενσωματωμένα PDF στο Excel στο Excel Online ή σε εκδόσεις για κινητά;

Τα ενσωματωμένα PDF έχουν περιορισμένη υποστήριξη στο Excel Online και στο κινητό τηλέφωνο; εκδόσεις του Excel. Ενώ μπορεί να δείτε το εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το ενσωματωμένο PDF, το άνοιγμά του απευθείας σε αυτές τις πλατφόρμες συχνά δεν είναι δυνατό. Η πλήρης λειτουργικότητα της αλληλεπίδρασης με ενσωματωμένα αρχεία PDF είναι κυρίως διαθέσιμη στην έκδοση για υπολογιστές του Excel, όπου οι χρήστες μπορούν να διπλασιάσουν κάντε κλικ για να προβάλετε το PDF στον προεπιλεγμένο αναγνώστη.

Πώς μπορώ να εξαγάγω ένα ενσωματωμένο PDF από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel;

Για να εξαγάγω ένα ενσωματωμένο PDF, δεξιά, σωστά.-Κάντε κλικ στο ενσωματωμένο αντικείμενο ή το εικονίδιο στο Excel και επιλέξτε”Αντικείμενο πακέτου”ή”Αντικείμενο”(η ακριβής διατύπωση μπορεί να διαφέρει), στη συνέχεια επιλέξτε”Αποθήκευση ως”ή”Αντιγραφή”για να αποθηκεύσετε το ενσωματωμένο PDF σε διαφορετική θέση στον υπολογιστή σας. Αυτή η διαδικασία σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση και να αλληλεπιδράτε με το PDF ανεξάρτητα από το έγγραφο του Excel.

Μπορώ να ενσωματώσω ένα PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης στο Excel;

Ναι , η ενσωμάτωση ενός PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης σε ένα έγγραφο του Excel ακολουθεί την ίδια διαδικασία με την ενσωμάτωση οποιουδήποτε άλλου PDF. Ωστόσο, κάθε φορά που επιχειρείτε να ανοίξετε το ενσωματωμένο PDF από το Excel, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης. Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης. Διαφορετικά, δεν θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο PDF μέσω του Excel.

Είναι δυνατή η ενσωμάτωση μόνο συγκεκριμένων σελίδων ενός PDF στο Excel;

Η απευθείας ενσωμάτωση συγκεκριμένων σελίδων PDF στο Excel δεν υποστηρίζεται εγγενώς. Μια εφικτή λύση είναι να χρησιμοποιήσετε λογισμικό επεξεργασίας PDF για να χωρίσετε ή να εξαγάγετε τις επιθυμητές σελίδες σε ένα ξεχωριστό έγγραφο PDF εκ των προτέρων. Αφού έχετε ένα αρχείο PDF που περιέχει μόνο τις σελίδες που θέλετε να ενσωματώσετε, μπορείτε να ακολουθήσετε την τυπική διαδικασία ενσωμάτωσης στο Excel.

Μπορώ να κάνω το ενσωματωμένο PDF με δυνατότητα κύλισης στο Excel;/h3>

Η δημιουργία ενός PDF με δυνατότητα κύλισης σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel είναι πέρα ​​από τις δυνατότητες που προσφέρει το Excel. Όταν είναι ενσωματωμένο ένα PDF, το Excel εμφανίζει είτε την πρώτη σελίδα του PDF είτε ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το αρχείο. Για να πλοηγηθείτε στο PDF, πρέπει να το ανοίξετε σε ένα αυτόνομο πρόγραμμα προβολής PDF κάνοντας διπλό κλικ στο ενσωματωμένο εικονίδιο ή αντικείμενο στο Excel.

Τι θα συμβεί εάν το αρχικό αρχείο PDF μετακινηθεί ή διαγραφεί μετά από αυτό. συνδέοντάς το στο Excel;

Εάν το αρχικό αρχείο PDF που χρησιμοποιείται στην επιλογή”Σύνδεση σε αρχείο”μετακινηθεί ή διαγραφεί, το Excel δεν θα μπορεί να εμφανίσει το πιο πρόσφατο περιεχόμενο από αυτό το PDF λόγω ο κατεστραμμένος σύνδεσμος. Το Excel ενδέχεται να εμφανίσει σφάλμα ή να μην εμφανίσει σωστά το περιεχόμενο. Για να το επιλύσετε αυτό, επαναφέρετε το PDF στην αρχική του θέση ή ενσωματώστε/συνδέστε το PDF από τη νέα του θέση για να επαναφέρετε τη σύνδεση δυναμικού περιεχομένου στο Excel.

Είναι δυνατή η εισαγωγή ενός PDF στο Excel χωρίς τη χρήση της δυνατότητας Object;

Ο κύριος και πιο ολοκληρωμένος τρόπος για να εισαγάγετε ένα PDF στο Excel περιλαμβάνει το Αντικείμενο; χαρακτηριστικό, όπως περιγράφεται στο σεμινάριο Άλλες μέθοδοι, όπως η μετατροπή του PDF σε μορφή συμβατή με Excel μέσω λογισμικού τρίτων κατασκευαστών, αλλάζουν ουσιαστικά τη φύση του εγγράφου και δεν ενσωματώνουν το PDF στο Excel με τον ίδιο τρόπο. Αυτές οι εναλλακτικές λύσεις μπορεί να είναι χρήσιμες, αλλά δεν προσφέρουν την ίδια λειτουργικότητα με την ενσωμάτωση.

Μπορώ να ενσωματώσω ένα PDF στο Excel για Mac;

Η διαδικασία Η ενσωμάτωση ενός PDF σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε Mac είναι παράλληλη με αυτή των Windows, με ελάχιστες διαφορές. Οι χρήστες μπορούν να πλοηγηθούν στο μενού”Εισαγωγή“για να βρουν την επιλογή για την ενσωμάτωση ενός αντικειμένου, η οποία οδηγεί στην ενσωμάτωση του PDF. Ωστόσο, ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένες διαφορές στη διάταξη του μενού ή στη διαθεσιμότητα λειτουργιών λόγω παραλλαγών της πλατφόρμας. Επομένως, ενδέχεται να χρειαστούν μικρές προσαρμογές στη διαδικασία.

Πώς επηρεάζει η ενσωμάτωση ενός PDF την απόδοση του Excel;

Η ενσωμάτωση αρχείων PDF στο Excel μπορεί να επηρεάσει την απόδοση της εφαρμογής, ιδιαίτερα όταν πολλά μεγάλα αρχεία PDF περιλαμβάνονται σε ένα βιβλίο εργασίας. Ο βαθμός στον οποίο επηρεάζεται η απόδοση εξαρτάται από τις δυνατότητες υλικού του συστήματος και το μέγεθος και τον αριθμό των ενσωματωμένων αρχείων PDF. Οι χρήστες σε συστήματα με περιορισμένους πόρους ενδέχεται να παρατηρήσουν πιο αργούς χρόνους φόρτωσης και απόκρισης, ιδιαίτερα με μεγαλύτερα αρχεία Excel που περιέχουν πολλά ενσωματωμένα PDF.

Μπορεί το ενσωματωμένο PDF στο Excel να ευρετηριαστεί ή να αναζητηθεί μέσω του Excel;

Το περιεχόμενο ενός ενσωματωμένου PDF είναι δεν είναι δυνατή η αναζήτηση ή η ευρετηρίαση μέσω των ενσωματωμένων λειτουργιών αναζήτησης του Excel. Για να αναζητήσετε περιεχόμενο εντός του ενσωματωμένου PDF, θα πρέπει να το ανοίξετε σε ένα ειδικό πρόγραμμα προβολής PDF. Αυτός ο περιορισμός σημαίνει ότι ενώ η ενσωμάτωση μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για λόγους αναφοράς, η εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών εντός του PDF απαιτεί εξωτερικά εργαλεία.

Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι το ενσωματωμένο PDF είναι ορατό σε άτομα που μοιράζομαι το αρχείο Excel. με;

Για να διασφαλίσετε ότι ένα ενσωματωμένο PDF είναι προσβάσιμο σε άλλους, μοιραστείτε το αρχείο Excel με τρόπο που δεν εξαρτάται από τη σύνδεση με το αρχικό αρχείο PDF, εκτός εάν αυτό το αρχείο είναι επίσης κοινόχρηστο και προσβάσιμο σε κοινόχρηστη τοποθεσία. Για ευρύτερη προσβασιμότητα, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο άμεσης ενσωμάτωσης χωρίς σύνδεση, διασφαλίζοντας ότι το περιεχόμενο PDF περιέχεται στο ίδιο το αρχείο Excel. Συνιστάται επίσης να επιβεβαιώσετε ότι οι παραλήπτες διαθέτουν μια συμβατή έκδοση του Excel για προβολή και αλληλεπίδραση με ενσωματωμένα αρχεία PDF όπως προβλέπεται.

Μπορώ να κλειδώσω το ενσωματωμένο PDF για να αποτρέψω μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση;

Ενώ το Excel δεν παρέχει μια άμεση μέθοδο κλειδώματος ενός ενσωματωμένου PDF, μπορείτε να ασφαλίσετε το περιεχόμενο πριν από την ενσωμάτωση προστατεύοντας με κωδικό πρόσβασης το ίδιο το PDF χρησιμοποιώντας κατάλληλο λογισμικό επεξεργασίας PDF. Επιπλέον, το Excel προσφέρει λειτουργίες προστασίας αρχείων, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας με κωδικό πρόσβασης και περιορισμένων δικαιωμάτων, που μπορούν να βοηθήσουν στην ασφάλεια ολόκληρου του βιβλίου εργασίας και, κατ’επέκταση, τυχόν ενσωματωμένων αρχείων PDF.

Η ποιότητα του PDF θα επηρεαστεί όταν θα επηρεαστεί η ποιότητα του PDF όταν ενσωματωμένο στο Excel;

Η ποιότητα ενός PDF δεν υποβαθμίζεται όταν είναι ενσωματωμένο στο Excel. Το ενσωματωμένο PDF διατηρεί την αρχική του ποιότητα και όταν ανοίξει μέσω του Excel (κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο ή στο αντικείμενο), θα ανοίξει στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα προβολής PDF, εμφανίζοντας την αρχική του πιστότητα. Η ενσωμάτωση χρησιμεύει ως μέθοδος κοντέινερ χωρίς να αλλάζει την εγγενή ποιότητα ή το περιεχόμενο του PDF.

Σχετικά: Πώς να μετατρέψετε αρχεία Excel σε PDF (.XLSX σε PDF)

Το Excel είναι ένα απίστευτο εργαλείο για την επεξεργασία δεδομένων, αλλά η μορφή του αρχείου του δεν είναι τόσο καθολική όσο το ταπεινό PDF. Το PDF είναι πιο δύσκολο να επεξεργαστεί, είναι συμβατό με ένα ευρύτερο φάσμα συσκευών και απαιτεί ελάχιστο έως καθόλου πρόσθετο λογισμικό. Αυτό, σε συνδυασμό με τη στατική του φύση, το καθιστά ιδανική μορφή για δημοσιευμένες αναφορές. Στον άλλο οδηγό μας, σας δείχνουμε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα Αρχείο Excel ως PDF από το Excel ή από λογισμικό τρίτου κατασκευαστή, με ορισμένες επιπλέον συμβουλές για την επιτάχυνση της διαδικασίας.
 

Σχετικά: Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα στο Excel (Γράφημα ράβδων, γράφημα πίτας, κ.λπ.)

Τα ειδικά εργαλεία γραφημάτων του Excel σάς επιτρέπουν να κάνετε γρήγορη εναλλαγή μεταξύ διαφόρων τύπων γραφημάτων και να τα προσαρμόζετε αφού το επιλέξεις. Στον άλλο οδηγό μας, σας δείχνουμε πώς να δημιουργείτε ένα γράφημα στο Excel και, στη συνέχεια, να προσαρμόζετε τα χρώματα, τον τίτλο, το στυλ, την ετικέτα και πολλά άλλα του γραφήματος.
 

Σχετικά: Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης αρχεία Excel, Word, PowerPoint ή PDF με το Microsoft Office

Ενώ οι περισσότεροι από εμάς έχουμε ήδη κωδικούς πρόσβασης στον υπολογιστή μας, μερικές φορές είναι απαραίτητο να κάνουμε ένα βήμα παραπέρα. Όταν προστατεύετε έγγραφα με κωδικό πρόσβασης με σύγχρονες εκδόσεις του Office, είναι συνήθως κρυπτογραφημένα. Αυτό σημαίνει ότι οποιοσδήποτε προσπαθεί να τα διαβάσει που δεν έχει τον κωδικό πρόσβασής σας θα δει απλώς τυχαίες σειρές γραμμάτων και αριθμών. Στον άλλο οδηγό μας, σας δείχνουμε πώς να προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης αρχεία Excel, Word, PowerPoint και PDF στο Microsoft Office, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε τα έγγραφά σας ιδιωτικά.
 

Σχετικά: Τρόπος κατάργησης διαστημάτων στο Excel

Κατά τη διαχείριση εκτεταμένων συνόλων δεδομένων στο Excel, η διασφάλιση της συνέπειας των δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας. Μια πολύ συνηθισμένη ασυνέπεια είναι τα ανεπιθύμητα κενά — είτε εισχωρούν στην αρχή είτε στο τέλος μιας συμβολοσειράς κειμένου, είτε εμφανίζονται ως αδικαιολόγητα κενά μεταξύ των λέξεων είτε είναι ακούσιοι χαρακτήρες διαστήματος σε όλο το περιεχόμενό σας. Στον άλλο οδηγό μας, δείχνουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αντικατάστασης, τη λειτουργία TRIM και τη συνάρτηση SUBSTITUTE στο Excel για την απρόσκοπτη εξάλειψη των ανεπιθύμητων διαστημάτων στο Excel.