。 文件。
As you may know, when you use the Cached Exchange mode in Outlook for user or shared mailboxes, all the folders and items of the mailboxes are downloaded and stored locally in the user’s Outlook.OST data file.
However, although this helps Outlook run faster because it reads data from the local hard drive instead of connecting to the Microsoft Exchange Server to retrieve shared mailbox data, on the other hand, it dramatically增加.ost數據文件的大小，並導致Outlook無法發送或接收新的電子郵件，如果.ost文件大小超過50 GB。 To resolve this issue, follow the instructions below.
How to reduce the size of the local.OST data file when working with Shared Mailboxes in Microsoft Outlook （Microsoft/Office 365）。
方法1。減少保留本地的郵件量（離線）。
減少Outlook.ost文件大小的第一種方法是減少您想要可用的電子郵件數量，即使您離線也是如此。為此:
1。 src=“ https://www.wintips.org/wp-content/uploads/2025/02/image_thumb.png” width=“ 682″ height=“ 682″ height>
2。 src=”https://www.wintips.org/wp-content/uploads/2025/02/image_thumb-1.png” width=”622″ height=”509″>
3. Under Download email for the past, drag the slider to the left to download locally the emails of a smaller time period (e.g from the最後 6 或 3 月。然後單擊下一個和完成。 最後，重新啟動應用更改的前景。 Upon restart, Outlook will create a new OST file in which it will download and store only the messages from the selected period.
Method 2. Disable Caching of Shared folders.
By default, Microsoft Outlook downloads shared mailboxes and folders for offline access, which can cause quite a few problems and can dramatically increase the size of the Offline Outlook Data (.OST) file. To prevent shared mailbox data from being downloaded locally on the.OST data file, proceed and disable the Shared Folder’s caching:
1. Go to File > Account Settings > Account Settings.
2. Double click on your Exchange Account to打開其設置。
3。
4。轉到高級選項卡， unable> 下載共享文件夾選項。然後單擊應用> 好的。 然後單擊下一個和完成。
5。 最後，重新啟動應用更改的前景。 Outlook。
默認情況下，在授予用戶訪問共享郵箱之後，該郵箱將自動添加/映射到其Microsoft Outlook客戶端中，並且在重新啟動Outlook之後將出現在Outlook的文件夾列表中。
，但是，這會導致您的外觀大小。 Microsoft Outlook並僅通過網絡（OWA）客戶端的Outlook（OWA）客戶端訪問共享郵箱數據。
防止在Microsoft Outlook中自動啟動共享郵箱，請按照本教程中的說明進行操作:如何禁用MS在Exchange Online MS Outlook中共享郵箱的自動啟動（Microsoft 365 365）arbober（microsoft 365）。
如果遵循上述方法後，共享郵箱的大小繼續顯著增長，那麼您可以通過將舊郵件移動到郵箱存檔 使用默認保留策略或自動使用Exchange Online Admin Center and go to Recipients > Mailboxes.
2. Click on the Shared Mailbox you want to啟用歸檔。
3a。選擇其他 tab，然後單擊管理郵箱檔案。
3b。 打開 管理郵箱檔案切換，然後單擊 save。
