如何壓縮 Word 文檔以減小文件大小

您有沒有想過為什麼有些 Word 文檔比其他文檔大，即使它們具有相同的頁數和文本?在這裡，我們將解釋影響 Word 文檔大小的一些因素、Microsoft Word 如何存儲信息以及如何壓縮 Word 文檔以使其更小。

Microsoft Word 文件大小:影響因素

影響 Word 文檔大小的主要因素之一是文檔中嵌入的圖像的類型和數量。圖像可能會佔用大量空間，尤其是高分辨率或未壓縮的圖像。 Word 提供了多種選項來減小文檔中圖像的大小，例如裁剪、調整大小、壓縮或將它們轉換為不同的格式。

影響 Word 文檔大小的另一個因素是使用樣式和格式。樣式是預定義的格式屬性集，可應用於文檔中的文本、段落、表格或其他元素。格式是您對文本或其他元素的外觀所做的任何更改，例如字體、顏色、對齊方式、間距等。樣式和格式可以使您的文檔看起來更專業和一致，但它們也會向文件添加額外信息，增加其大小。

影響 Word 文檔大小的第三個因素是文件中存儲的元數據量。元數據是描述或標識文檔的任何信息，例如作者姓名、創建日期、關鍵字、評論、修訂等。元數據有助於組織和查找文檔，但也會增加文件大小。您可以通過從文件中刪除任何不必要的或敏感的元數據來減小文檔的大小。

Word 還有一項功能，可以在斷電或斷電時每隔幾分鐘自動保存一份文檔副本系統崩潰。此功能會創建一個臨時文件，存儲在您計算機的隱藏文件夾中。當您正常關閉 Word 時，該文件通常會被刪除，但有時它可能會保留在您的計算機上並佔用空間。您可以使用計算機上的磁盤清理工具或在系統中搜索擴展名為.tmp 的文件來刪除這些臨時文件。

Word 還有一個內置的功能可以壓縮您的文件document 當您將其另存為.docx 文件時。此功能通過從文件中刪除任何冗餘或不必要的信息並使用更有效的壓縮算法來減小文件大小。

通過遵循這些提示，您可以減小 Word 文檔的大小並節省磁盤空間你的電腦。您還可以提高 Word 的性能並避免由於大文件而可能發生的任何錯誤或損壞。您可以使用以下幾種方法來減小 Word 文檔的大小。

如何壓縮圖像以減小 Word 文檔的文件大小

您可以使用以下方法壓縮Word文檔中的圖片，如果圖片很多，可以大大減小文件大小。

點擊您要壓縮的圖片，然後點擊功能區中的“圖片格式”。

點擊“壓縮圖片”按鈕

選擇 Word 圖像壓縮的最佳選項

取消選中“僅應用於此圖片” 為所有圖像設置壓縮並選擇單擊要壓縮的圖像，然後單擊功能區中的“圖片格式”。如果可用，您可以在下方手動選擇圖像的分辨率。如果文檔僅供在線使用和投影儀使用，“Web (150 ppi)” 通常就足夠了。對於打印輸出，“Print (220ppi)” 通常就足夠了。

如何減小 Word 文檔的文件大小以較低的分辨率保存圖像

除了在 Word 文檔中設置圖像分辨率和選擇丟棄裁剪的圖像部分外，您還可以定義圖像分辨率

單擊“文件”

點擊主菜單中的“選項”

在“高級”和“圖像大小和質量”中設置圖像選項

勾選“丟棄編輯數據”以從編輯中刪除您在 Word 中裁剪的圖像部分或可能存儲的任何其他數據，並取消選中“不要壓縮文件中的圖像”。

降低/設置圖像的“默認分辨率”。如果文檔僅供在線使用和投影儀使用，“(150 ppi)” 通常就足夠了。對於打印輸出，“(220ppi)” 通常就足夠了。其他選項 “330ppi” 或 “High Fidelity” 可能會產生巨大的文件大小.

如何通過不嵌入字體來壓縮Word文檔

嵌入字體就是將文檔中使用的字體一起保存，以便它們可以在任何設備或平台上正確顯示。如果未嵌入字體，則在另一台計算機上打開或打印時文檔可能看起來不同，特別是如果使用的字體不廣泛使用或不兼容。這可能會導致問題格式、佈局和設計。為避免此問題，建議在共享或打印之前在 Word 文檔中嵌入字體。然而，要減小 Word 文檔的大小，您可以只使用隨處可用的默認字體，例如 “Arial”、“Courier”、 “Calibri” 或類似的，然後禁用字體嵌入。

單擊“文件”

切換到“選項”

選擇“保存”並取消選中“在文件中嵌入字體”

或者，您可以限製字體嵌入以下方式

選擇“僅嵌入文檔中使用的字符（最適合減小文件大小）”和“不嵌入常用系統字體” .

使用工具壓縮和減小 Word 文檔的大小

有多種工具可以壓縮和減小 Word 文檔的大小的 Word 文檔。如果您在發送特定 Word 文件時遇到問題但不想更改原始文件以保持最高質量，它們可能會有所幫助。讓我們來看看其中的一些 Word 文件壓縮器:

DocuCompress

DocuCompress 是一種基於 Web 的服務，可讓您壓縮文檔並減小文件大小，而不會影響其質量。無論您是需要通過電子郵件發送大文件、將它們上傳到雲存儲，還是針對網絡發​​布優化它們，DocuCompress 都可以幫助您節省時間和帶寬。 DocuCompress 支持各種文檔格式，如 PDF、DOCX、PPTX、XLSX 等。您可以一次壓縮多個文件並將它們下載為 ZIP 存檔。 DocuCompress 快速、安全且易於使用。您無需安裝任何軟件或註冊帳戶。只需拖放您的文件，剩下的交給 DocuCompress。

Wecompress

Wecompress 是一個提供快速簡便方法的網站在線壓縮文件，支持PDF、Word、Excel、PowerPoint 或圖像文件.您還可以使用我們的批量壓縮功能一次壓縮多個文件。 Wecompress 使用先進的算法來確保您的文件在不損失質量或數據的情況下被壓縮。您還可以使用加密和密碼選項保護您的文件。