Ao contrário de outras plataformas, o Outlook não cria ou salva um backup de seus dados automaticamente. Além disso, o Outlook não é muito versátil e há maneiras limitadas de armazenar seus arquivos, como e-mails, contatos, calendário e muito mais.
A única maneira de realizar um processo de backup e restauração seguro é exportando os dados existentes como um arquivo.pst. Para restaurar seus e-mails, a chave é extrair os dados novamente do mesmo arquivo.pst.
Como fazer backup de e-mails do Outlook?
Uma maneira de fazer backup de seus e-mails do Outlook é exportá-los como arquivos.pst e salvá-los localmente em seu computador. Junto com seus e-mails, seus anexos também serão salvos nos arquivos.pst. Veja como você pode fazer backup dessa maneira:
Na faixa do Outlook, clique em Arquivo. 
Clique em Abrir e exportar. Em seguida, vá para Importar/Exportar. 
Da lista de opções, clique em Exportar para um arquivo. Em seguida, selecione Próximo. 
Depois, clique em Arquivo de dados do Outlook (.pst) > Próximo. Agora, você pode selecionar Caixa de entrada apenas para fazer backup de seus e-mails. Mas, se você quiser incluir todos os outros itens, selecione sua conta de e-mail na parte superior. Você também pode marcar a caixa Incluir subpastas. Em seguida, clique em Avançar. 
Clique em Navegue e selecione o local desejado para salvar o arquivo exportado. Você terá três opções para o que pode fazer com os arquivos duplicados. Por exemplo, você pode escolher entre Substituir duplicatas por itens importados, Permitir a criação de duplicatas ou Não importar duplicatas. Selecione uma opção e dê um nome ao seu arquivo também. Isso é opcional, mas você pode adicionar uma senha ao seu arquivo.pst para mantê-lo mais seguro. Em seguida, clique em Concluir. 
Se você estiver usando o Outlook 2010 ou 2007, há pequenas diferenças em algumas configurações ao fazer backup de seus e-mails. Ao usar o Outlook 2010, você precisará clicar na guia Arquivo e depois ir para Opções. Em seguida, clique em Avançado > Exportar. A partir daí, você pode seguir as etapas acima para exportar seu arquivo.
Se você estiver usando o Outlook 2007, precisará acessar Arquivo e clicar em Importar e exportar. As demais etapas são semelhantes às anteriores.
Para mais segurança, você pode salvar o arquivo.pst em qualquer disco rígido ou em qualquer espaço de armazenamento seguro baseado em nuvem.
Como restaurar e-mails do Outlook?
Restaurar e-mails no Outlook é importar os mesmos arquivos.pst que você exportou como backup no seu PC. Tudo o que você precisa fazer é seguir estas etapas:
Vá para Arquivo no menu. Em seguida, clique em Abrir e exportar. Selecione a opção Importar/Exportar. Da lista de opções, clique em Importar de outro programa ou arquivo. 
Como queremos restaurar nosso arquivo.pst, clique em Arquivo de dados do Outlook (.pst). Agora, navegue e localize o arquivo de backup que você acabou de criar. Você pode escolher uma opção sobre o que deseja fazer com os arquivos duplicados, como Substituir, Criar duplicatas ou Evitar duplicatas. 
Localize e selecione seu arquivo de backup.pst. 
Aqui, você terá opções adicionais, como Importar itens para o atual pasta e Importar itens para a mesma pasta em.
Se você selecionar a primeira opção, ela salvará seus dados e a estrutura de pastas salva na pasta que você abriu antes de usar o recurso de importação.
Se você deseja restaurar seus dados para uma conta ou dispositivo diferente, clique na opção que diz Importar itens para a mesma pasta em. Em seguida, selecione uma nova conta.
Por fim, clique em Concluir.
Como restaurar e-mails excluídos no Outlook?
Caso você exclua acidentalmente alguns e-mails do Outlook, ainda poderá recuperá-los. Mas vale a pena notar que o Outlook salva temporariamente itens/pastas excluídos por 30 dias. Depois disso, eles são excluídos permanentemente. Se você estiver dentro do intervalo de tempo, uma maneira fácil de restaurar a pasta excluída é através das configurações.
Abra a lista de pastas de e-mail no seu Outlook. Em seguida, clique em Itens excluídos ou Lixeira. Depois de localizar seu e-mail/item específico, clique com o botão direito do mouse e clique em Mover no menu suspenso. Selecione a opção Outra Pasta. 
Em seguida, selecione Caixa de entrada e em seguida, mova seu e-mail. 
Clique em OK.