Se você recebe centenas de e-mails todos os dias em sua conta do Gmail, é provável que esteja perdendo muitos dos mais importantes. Quando excluir e-mails não importantes não é uma opção para você, você os arquiva.
Um arquivo de e-mail é uma pasta onde você armazena e-mails antigos e insignificantes, como faturas e promoções.
Infelizmente, o Gmail não possui um recurso de arquivamento automático que move automaticamente determinados e-mails para o arquivo. No entanto, você pode criar sua própria pasta de arquivo para nunca perder os mais importantes.
Neste artigo, mostramos várias maneiras de mover automaticamente e-mails específicos para a pasta de arquivo. Dessa forma, você não precisa excluí-los e pode visualizá-los se e quando necessário.
Índice
O que é arquivamento
Arquivar é simplesmente movendo os e-mails para um local diferente (pasta) para organizar sua pasta principal da caixa de entrada ou para economizar espaço no armazenamento de e-mail. Os e-mails arquivados sempre permanecem, mas guardados. Eles estão prontamente disponíveis para você pesquisar, acessar e ler.
Arquivamento VS. Excluindo
Quando você exclui um e-mail, ele é enviado para a lixeira. Ele permanece na lixeira pelos próximos 30 dias e, em seguida, é removido do seu Gmail permanentemente. No entanto, como mencionamos anteriormente, arquivar é simplesmente mover seus e-mails de uma pasta para outra.
Resumindo, a diferença significativa entre arquivar e excluir e-mails é que o primeiro mantém os e-mails armazenados, enquanto o segundo descarta-os completamente.
Usando o Gmail, você pode arquivar e-mails usando marcadores e filtros. Um marcador é uma pasta que você cria manualmente para separar e-mails específicos usando filtros.
Alguns dos métodos fornecidos abaixo moverão automaticamente os e-mails para seus marcadores especificados sem chegar à”Caixa de entrada”principal pasta, enquanto alguns métodos podem ser usados para arquivar e-mails mais antigos.
Como arquivar e-mails automaticamente no Gmail usando marcadores
Este método orienta você sobre como criar um marcador e movê-lo automaticamente todos os e-mails futuros (com base em sua seleção) para esse marcador. Observe que esses e-mails específicos não serão mais exibidos em sua pasta principal da caixa de entrada.
Abra seu Gmail usando qualquer navegador da web.
Abra as configurações do Gmail.
Abra as configurações do Gmail
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e clique em “Ver todas as configurações.”.narrow-sky-1-multi-193{border:none!important;display:block!important; flutuar:nenhum!importante;altura da linha:0;margem inferior:15px!importante;margem esquerda:0!impo rtant;margin-right:0!important;margin-top:15px!important;max-width:100%!important;min-height:250px;min-width:250px;padding:0;text-align:center!important }
Alterne para a guia”Rótulos”.
Abrir a guia Marcadores do Gmail
Clique em”Criar novo marcador.”
Crie um novo rótulo
Role para baixo até os rótulos seção e clique em Criar novo rótulo.
Atribua um nome ao rótulo e clique em Criar.
Nomeie o marcador
O marcador do Gmail agora será criado. Agora é hora de usá-lo para arquivar e-mails.
Volte para a pasta principal”Caixa de entrada”e abra um e-mail que deseja arquivar.
Observe que todos os e-mails futuros deste remetente serão arquivados.
Abra o menu de e-mail e clique em”Filtrar mensagens como estas.”
Filtrar e-mails
No pop-up, clique em Criar filtro.
Criar filtro
No próximo pop-up, selecione o rótulo de arquivo criado no menu suspenso na frente de “Aplicar o rótulo:”
Aplicar o label
Você também pode fazer outras personalizações, como marcar os e-mails como lidos, nunca marcá-los como importantes, etc. Além disso, você também pode marcar a caixa ao lado de “Também aplicar filtro a X conversas correspondentes“para mover e-mails semelhantes para o marcador de arquivo também..narrow-sky-2-multi-199{border:none!important;display:block!important;float:none!important;line-height:0;margin-inferior:15px!importante;margem esquerda:0!importante;margem direita:0!importante;margem superior:15px!importante;largura máxima:100%!importante;altura mínima:250px;largura mínima:250px ;padding:0;text-align:center!important}
Quando as configurações do filtro estiverem concluídas, clique em Criar filtro.
Criar filtro
Agora você criou com sucesso um mecanismo de arquivamento automático no Gmail. Todos os e-mails futuros que atenderem aos critérios de filtro serão movidos para o marcador de arquivo.
Se você quiser visualizar esses e-mails arquivados, tudo o que você precisa fazer é abrir o marcador/pasta na barra esquerda em Gmail.
No entanto, no futuro, se você quiser restaurar todos os e-mails para a pasta”Caixa de entrada”principal, basta excluir o marcador. Excluir o marcador não excluirá nenhum e-mail e os e-mails dentro desse marcador serão restaurados para a pasta principal automaticamente.
Arquive e-mails antigos no Gmail usando um filtro
Outro método para arquivar e-mails é usar o recurso de pesquisa avançada do Gmail para mover e-mails antigos e-mails para o arquivo. Este método pode ser usado quando você tem muitos e-mails em sua pasta Caixa de entrada e deseja se livrar deles sem excluir nenhum deles.
Siga estas etapas para criar um filtro para automaticamente arquivar e-mails antigos no Gmail:
Abra sua conta Gmail usando qualquer navegador da web.
Faça uma pesquisa avançada
No campo “Tem o palavras”campo de texto, aplique qualquer um dos seguintes filtros de sua escolha:
older_than:Xd – Filtre e-mails com mais de X diasolder_than:Xm – Filtrar emails com mais de X mesesolder_than:Xy – Filtrar emails com mais de X anos
Onde X é o número de dias, meses ou anos.
Insira os detalhes do filtro
Clique em Criar filtro.
Quando a confirmação for solicitada, clique em Ok.
Confirmar detalhes do filtro
Marque a caixa ao lado de”Ignorar a Caixa de entrada (Arquivar)”e”Também aplicar filtro para correspondência conversas”, bem como quaisquer outras configurações de filtro que você deseja aplicar.
Aplicar configurações de filtro
Clique em Criar filtro.
O filtro agora será criado e todos os e-mails mais antigos do horário especificado serão movidos para a pasta “Todos os e-mails“. p>
No entanto, no futuro, se você quiser restaurar os e-mails arquivados ou fazer alterações no filtro, isso pode ser feito removendo o filtro ou editando-o em Configurações do Gmail >> Filtros e endereços bloqueados.
Arquivar todos os e-mails do Gmail
Você também pode arquivar todos os e-mails em sua conta do Gmail para remover a confusão e começar do zero. No entanto, os e-mails arquivados ainda ocuparão espaço em seu Google Drive e serão movidos para a pasta”Todos os e-mails”.
Siga estas etapas para arquivar todos os e-mails:
Abra sua conta Gmail usando qualquer navegador da web.
Selecione todos os e-mails nesta página.
Selecionar todos os e-mails
Marque a caixa na parte superior para selecionar todos os e-mails na página atual do Gmail. Isso irá selecione apenas os e-mails que você pode ver em sua página atual.
Selecione todos os e-mails.
Selecionar todos os e-mails da caixa de entrada
Para selecionar todos os e-mails da sua caixa de entrada, clique em “Selecionar todas as conversas X na caixa de entrada“, onde X é o número total e-mails em sua conta do Gmail.
Clique no botão Arquivar.
Arquivar todo o Gmail emails
Confirme a ação em massa clicando em Ok.
Confirmar ação
Seus e-mails agora serão arquivados e você poderá ver que a pasta Caixa de entrada estará vazia.
Para visualizar seus e-mails arquivados, vá para a pasta”Todos os e-mails”no painel esquerdo.
Além disso, saiba como desarquivar e-mails no Gmail.
Arquivar e-mails do Gmail off-line usando arquivo PST
Outro método para arquivar seus e-mails no Gmail é criar um arquivo.PST off-line. Isso armazenará seus e-mails off-line, após o que você poderá excluir os e-mails da sua conta do Gmail e liberar espaço. Este é o único método de arquivamento do Gmail que economiza espaço no seu Google Cloud.
O processo para criar um arquivo PST é usar o Microsoft Outlook para Gmail. Siga as etapas abaixo para fazer login em uma conta do Gmail com o Outlook e, em seguida, use-a para criar um arquivo.PST off-line.
Faça login em Gmail usando um navegador da Web e ative o IMAP.
Abra o Outlook e faça login usando suas credenciais.
Faça login no Outlook
Depois de sincronizar todas as pastas, abra o menu”Exportar/Importar”no menu Arquivo.
Vá para Arquivo >> Exportar/Importar.
Clique em”Exportar para um arquivo.”
Selecione”PST”e clique em Avançar.
Salve o arquivo.PST em qualquer local.
O assistente irá em seguida, exporte todos os seus e-mails para um arquivo PST que será salvo localmente em seu disco rígido. Agora você pode excluir os e-mails de sua conta on-line do Gmail.
Como Unar e-mails no Gmail
Desarquivar significa mover seus e-mails da pasta”Todos os e-mails”de volta para a pasta inicial; onde eles já estiveram. Portanto, você deve mover os e-mails de volta para suas respectivas pastas manualmente.
Isso requer uma seleção manual de cada e-mail que precisa ser movido. As etapas abaixo mostram como desarquivar e-mails no Gmail:
Vá para a pasta”Todos os e-mails”.
Abra a pasta Todos os e-mails
Selecione os e-mails que deseja desarquivar.
Selecionar e-mails para desarquivar
Quando selecionado, clique no botão”Mover para a caixa de entrada”.
Mover para a caixa de entrada
Os e-mails arquivados serão movidos de volta para a pasta Caixa de entrada. Esse processo também é conhecido como”Desarquivar”.
Perguntas frequentes (FAQs)
Arquivar é o mesmo que excluir?
A resposta curta é não. Arquivar não é o mesmo que excluir. Arquivar simplesmente se refere a mover objetos para outro local onde os itens são preservados. Em alguns casos, compactados para economizar espaço. Ao excluir um item, é remover o objeto completamente, temporária ou permanentemente.
Como visualizar e-mails arquivados no Gmail?
Ao realizar uma pesquisa no Gmail, e-mails de todas as pastas e marcadores são exibidos nos resultados da pesquisa, incluindo as pastas arquivadas e enviadas. Outra maneira de visualizar e-mails arquivados é ir diretamente para o marcador de arquivo na barra à esquerda.
Os e-mails excluídos no Gmail podem ser recuperados?
Quando você exclui um e-mail no Gmail, independentemente arquivada ou não, é movida para a pasta “Lixeira”, onde permanece por mais 30 dias. Após 30 dias, os e-mails são excluídos permanentemente.
Quanto tempo os e-mails arquivados permanecem no Gmail?
Os e-mails arquivados são guardados em um local separado. Eles permanecem arquivados e disponíveis indefinidamente, a menos que sejam excluídos explicitamente.
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Subhan Zafar Subhan Zafar é um profissional de TI estabelecido com interesses em testes e pesquisas de infraestrutura do Windows e do servidor e atualmente trabalha com a Itechtics como consultor de pesquisa. Ele estudou Engenharia Elétrica e também é certificado pela Huawei (HCNA & HCNP Routing and Switching).